Neues Zulassungsverfahren mit ExFlow war ein Wendepunkt für Norlys

Ein Prozess, der für den Kredit-Controller bei Norlys früher eine ganze Woche im Monat in Anspruch nahm, konnte mit ExFlow auf ein Minimum reduziert werden.
Das System hat nicht nur für das Kreditorenteam bei Norlys einen großen Unterschied gemacht, sondern für das ganze Haus.

DREI ERP-SYSTEME WURDEN KOMBINIERT

Im Jahr 2023 musste die Norlys-Gruppe aufgrund mehrerer Unternehmensfusionen innerhalb kürzester Zeit 3 Enterprise Resource Planning-Systeme (ERPs) zu einem einzigen zusammenführen.

Der Finanzspezialist der Gruppe stellte 25 Unternehmen unterschiedlicher Größe, jedes von seinem eigenen Fakturierungssystem auf ein einheitliches System um.

Die Aufgabe war enorm.

Im Rahmen einer umfassenden Analyse wurde ExFlow als AP-Automatisierungslösung ausgewählt, um das automatische Lieferantenfakturierungssystem für die gesamte Unternehmensgruppe zu verwalten.

„Wir konnten einen unserer Prozesse in ExFlow so weit rationalisieren, dass unser Kreditprüfer, der früher jeden Monat eine ganze Woche mit dieser Aufgabe verbrachte, jetzt nur noch auf die Rechnung stößt, wenn sie genehmigt werden muss. Die Rechnung fließt automatisch durch. Ich war begeistert!“

Monica Kousgaard Franck, Spezialistin für Finanzanwendungen bei Norlys.

SCHWERER PROZESS WURDE SCHNELL UND EINFACH

„Früher stieß unsere Buchhaltungsabteilung oft bis zu dreimal auf dieselbe Rechnung, was sehr lästig war. Seit wir ExFlow verwenden, können wir selbst entscheiden, ob wir eine Rechnung noch einmal sehen wollen oder nicht. Wir können sie im Importformular oder in der Nachprüfung stoppen oder sie einfach durchlaufen lassen. Das war ein Wendepunkt für uns, denn jetzt können wir es als Kreditbuchhalter selbst kontrollieren und brauchen keinen IT-Entwickler mehr. Es war ausgezeichnet“, sagt Monica.

RECHNUNGEN KÖNNEN JETZT AUCH UNTERWEGS GENEHMIGT WERDEN

Die Mitarbeiter in verschiedenen Unternehmen der Norlys-Gruppe kommen aus einem AX-System, in dem sie auf mehrere Systeme und Konten zugreifen müssen, um ihre Rechnungen zu genehmigen.

„Mit ExFlow können die Mitarbeiter einfach auf alles klicken und es in allen Unternehmen genehmigen. Diejenigen, die das System bereits nutzen, lieben es, dass sie von unterwegs aus Rechnungen per Telefon oder Tablet genehmigen können. Das hat sich sehr positiv ausgewirkt und uns ermöglicht, unseren Genehmigungsprozess erheblich zu straffen“, erklärt Monica.

EIN INTUITIVES SYSTEM FÜR JEDERMANN

Für Norlys war es auch wichtig, dass ExFlow ein intuitives System ist, das alle Mitarbeiter leicht bedienen können, und gleichzeitig ein System ist, das komplexe Arbeitsabläufe bewältigen kann.

„Bei Norlys haben wir viele Regeln und Kontrollen, was einem System viel abverlangt.

Jetzt kann das Kreditorenteam den Grad der Automatisierung für jede einzelne Rechnung steuern.

Gleichzeitig ist das System sehr intuitiv, und das war auch das Feedback, das wir bei der Einführung von ExFlow erhalten haben – die Mitarbeiter fanden es sehr benutzerfreundlich.

DAS GANZE UNTERNEHMEN SPÜRT DEN UNTERSCHIED

„Es ist eine Sache, den Arbeitsablauf für das Kreditorenteam zu rationalisieren, aber wenn Sie 1.000 Mitarbeiter haben, die Rechnungen genehmigen müssen, macht das System auch für sie einen großen Unterschied. Dieser neue Genehmigungsprozess hat sich zu einem Vorteil für das gesamte Unternehmen entwickelt.“

„Es ist auch großartig, unseren Implementierungspartner, Camilla von SignUp Software, im Hintergrund zu haben, einen großartigen Service zu haben und ihr jederzeit eine E-Mail schicken zu können, um hilfreiche Ratschläge zu erhalten“

Monica Kousgaard Franck, Spezialistin für Finanzanwendungen bei Norlys.