Wie Sie die beste Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auswählen

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist ein strategischer Schritt, der Unternehmen helfen kann, Fehler zu minimieren, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und pünktliche Zahlungen zu gewährleisten.

Aber wie wählen Sie angesichts der vielen Optionen auf dem Markt die beste Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für Ihre Bedürfnisse aus?

In diesem Blog erfahren Sie, worauf Sie bei einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung achten sollten, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, die mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt.

Einführung in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf den Einsatz von Software zur Rationalisierung und Automatisierung der manuellen Aufgaben bei der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen.

In der Vergangenheit waren Kreditorenbuchhaltungsabteilungen stark auf papierbasierte Prozesse angewiesen, die zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer zu skalieren waren.

Mit der Einführung von Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Ihr Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung jetzt effizienter verwalten, so dass weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind und die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt werden.

Die Automatisierung beschleunigt nicht nur den Arbeitsablauf in der Kreditorenbuchhaltung, sondern erhöht auch die Genauigkeit, indem sie menschliche Fehler minimiert.

So wird sichergestellt, dass Rechnungen korrekt verarbeitet werden, was das Risiko von Doppelzahlungen oder verpassten Fälligkeitsterminen verringert.

Darüber hinaus bietet die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einen besseren Einblick in den Zahlungsprozess, so dass Ihr Finanzteam die Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung mühelos verfolgen kann.

Warum sollten Sie AP Automation Software verwenden?

Auch wenn die Vorteile der Automatisierung des Rechnungswesens auf der Hand liegen, ist die Implementierung einer solchen Lösung nicht ohne Herausforderungen.

Eines der größten Hindernisse ist die Integration der neuen Software in bestehende Systeme.

Viele Unternehmen verfügen über Altsysteme, die sich nur schwer mit modernen Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung integrieren lassen, was zu Kompatibilitätsproblemen führt.

Außerdem gibt es in Unternehmen oft Widerstand gegen Veränderungen, da die Mitarbeiter neue Technologien oder Prozesse nur ungern annehmen.

Doch trotz dieser Herausforderungen überwiegen die Vorteile der Verwendung von Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bei weitem die Nachteile.

Die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

So kann Ihr Unternehmen beispielsweise bis zu 80 % der Bearbeitungskosten einsparen, wenn Sie Ihre AP-Workflows automatisieren.

Außerdem verringert sich durch die Automatisierung der Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe, so dass sich Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Reduzierung von Fehlern.

Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, wie z.B. falsche Dateneingabe oder fehlende Rechnungen, was zu kostspieligen finanziellen Diskrepanzen führen kann.

Wenn Sie diese Aufgaben automatisieren, können Sie eine größere Genauigkeit und Konsistenz in Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozessen sicherstellen.

Gemeinsame Herausforderungen und Vorteile der AP-Automatisierung

Challenge	Benefit
Integration with existing systems	Many businesses face difficulties in integrating AP automation with their current ERP or accounting systems. Compatibility issues, data migration concerns, and the need for IT support can slow down adoption.
Employee resistance	Some employees may be reluctant to embrace AP automation due to fear of job displacement, unfamiliarity with new technology, or a preference for manual processes. Effective training and change management are essential for success.
High initial investment	While AP automation delivers long-term cost savings, the upfront costs for software, implementation, and training can be a barrier for businesses, especially smaller organizations with limited budgets.

Vorteile der AP-Automatisierung

Die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind vielfältig.

Von der Verbesserung der Effizienz bis zur Sicherstellung der Compliance kann die richtige Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihre Finanzprozesse verändern.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung:

1. Verbesserte Effizienz und Produktivität

Die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung ermöglicht eine schnellere Rechnungsbearbeitung, was wiederum den gesamten Zahlungszyklus beschleunigt.

Dies verbessert nicht nur das Cashflow-Management, sondern gibt Ihrem Finanzteam auch den nötigen Freiraum, um sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren.

2. Kostenreduzierung

Die Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft Unternehmen, Geld zu sparen, indem der Bedarf an manueller Arbeit reduziert und Fehler minimiert werden.

Die Kosteneinsparungen können beträchtlich sein: Einige Unternehmen berichten von einer Reduzierung der Bearbeitungskosten um bis zu 80%. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Automatisierung Frühzahlerrabatte in Anspruch nehmen, was die Einsparungen weiter erhöht.

3. Verbesserte Compliance und Sicherheit

Mit integrierten Compliance-Funktionen sorgt die Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung dafür, dass Ihr Unternehmen die Finanzvorschriften und internen Richtlinien einhält.

Die Automatisierung erhöht auch die Sicherheit, indem sie detaillierte Prüfprotokolle liefert und sicherstellt, dass sensible Finanzdaten sicher gehandhabt werden.

4. Erhöhte Genauigkeit

Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe verringert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung das Risiko von Fehlern erheblich.

Dies führt zu einer genaueren Finanzberichterstattung und weniger Diskrepanzen in Ihren Kreditorenbuchhaltungen.

Laut einer Studie von Levvel Research/Endava können Unternehmen, die ihreKreditorenbuchhaltung automatisieren, die Bearbeitungszeit für Rechnungen um 73% reduzieren.

Benefit	Description
Improved Efficiency	Faster invoice processing and better cash flow management
Cost Reduction	Savings from reduced manual labor and fewer errors
Enhanced Compliance	Adherence to financial regulations and improved data security
Increased Accuracy	Fewer errors due to the elimination of manual data entry

Hauptmerkmale einer AP-Automatisierungssoftware

Bei der Auswahl der besten Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist es wichtig, die Funktionen zu berücksichtigen, die für Ihr Unternehmen den größten Nutzen bringen.

Hier sind einige wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

1. Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Kernfunktionalität jeder AP-Automatisierungssoftware ist ihre Fähigkeit, Rechnungen automatisch zu verarbeiten .

Dazu gehören Funktionen wie OCR (Optical Character Recognition) zur Datenextraktion, Drei-Wege-Abgleich und automatische Genehmigungsworkflows.

2. Fähigkeiten zur Integration

Auch wenn es Herausforderungen bei der Integration gibt, ist es entscheidend, eine Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu wählen, die sich nahtlos mit Ihrem bestehenden ERP-System, wie z.B. Microsoft Dynamics 365, verbinden lässt.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten reibungslos zwischen den Systemen fließen und das Risiko von Fehlern und Doppelarbeit verringert wird.

3. Erweiterte Berichte und Analysen

Die Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen und Einblicke in Ihre AP-Prozesse zu erhalten, ist von unschätzbarem Wert.

Suchen Sie nach Software, die anpassbare Dashboards und Analysetools bietet, um die Leistung zu überwachen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

4. Benutzerfreundliches Interface

Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend dafür, dass sich Ihr Team schnell an die neue Software gewöhnen kann.

Je einfacher die Software zu bedienen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mitarbeiter sie annehmen.

5. Globale Unterstützung

In Anbetracht der Komplexität von AP-Prozessen ist der Zugang zu globalem Support entscheidend.

Ob durch Online-Ressourcen, Schulungen oder 24/7-Kundensupport – stellen Sie sicher, dass der Softwareanbieter umfassende Support-Optionen bietet.

Faktoren, die bei der Auswahl von AP-Automatisierungssoftware zu berücksichtigen sind

Bei der Auswahl der besten AP-Automatisierungssoftware geht es um mehr als nur den Vergleich von Funktionen.

Hier sind einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Skalierbarkeit

Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Wenn Ihr Unternehmen expandiert, werden Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse komplexer und Sie benötigen eine Software, die mit dem gestiegenen Volumen und der Komplexität umgehen kann.

2. Kosten vs. Wert

Die Kosten sind zwar ein wichtiger Faktor, aber es ist auch wichtig, den Gesamtwert der Software für Ihr Unternehmen zu berücksichtigen.

Die Investition in eine teurere Lösung mit robusten Funktionen und Support kann langfristig bessere Ergebnisse liefern als eine billigere, weniger umfassende Option.

3. Ruf des Anbieters

Recherchieren Sie den Ruf und die Erfolgsbilanz des Softwareanbieters.

Suchen Sie nach Kundenrezensionen, Fallstudien und Branchenauszeichnungen, um die Zuverlässigkeit und Effektivität der Lösung zu beurteilen.

4. Leichte Implementierung

Bedenken Sie den Implementierungsprozess und die Auswirkungen auf Ihren Betrieb.

Einige Lösungen bieten eine schnellere und unkompliziertere Implementierung als andere, was die Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs minimieren kann.

Vergleich von Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Hier finden Sie eine Tabelle, in der einige der beliebtesten und bekanntesten Softwarelösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verglichen werden.

Der Vergleich konzentriert sich auf Schlüsselfunktionen wie die native ERP-Integration, Benutzerfreundlichkeit, OCR-Technologie, Kundensupport, Sicherheit, Berichtstools und mehr. Die wichtigsten Vorteile von AP Automation

Software	Native ERP Integration	Ease of Use	OCR Technology	Customer Support	Security	Reporting Tools	Unique Features
ExFlow	Yes, built into Microsoft Dynamics 365 F&O and Business Central	High	Advanced OCR for seamless invoice processing	24/7 Global Support	Robust, with granular access controls and audit trails	Power BI dashboards, real-time reporting	Native integration ensures real-time data synchronization across Dynamics 365 ecosystem. Ideal for large, complex organizations.
Coupa	Not natively embedded but integrates with multiple ERPs	Moderate	Solid OCR capabilities, but not as advanced as ExFlow	Limited to business hours	Strong security measures, but lacks native ERP security features	Comprehensive reporting tools, but requires custom setup	Extensive supplier network, good for mid-sized companies.
AvidXchange	No native ERP, integrates with various platforms	Moderate	Standard OCR capabilities	Customer support available, but less robust compared to ExFlow	Industry-standard security measures	Custom reporting available, but not as seamless as ExFlow	Strong focus on payment automation.
Tipalti	No native ERP, integrates with various platforms	Moderate	Strong OCR capabilities, but requires manual setup for new vendors	Good customer support, but limited to certain time zones	Secure, but lacks some advanced features of ExFlow	Detailed reporting, but setup can be complex	Specialized in global mass payments.
SAP Concur	Yes, built into SAP ERP systems	High	High-quality OCR, but dependent on SAP ecosystem	Strong customer support, but can be costly	Enterprise-grade security	Extensive reporting, customizable but requires SAP expertise	Ideal for companies already using SAP.
Kofax	Not natively embedded, integrates with multiple ERPs	Moderate	Advanced OCR, comparable to ExFlow, but setup can be complex	Good support, but primarily during business hours	High security standards	Detailed reporting, requires customization	Focuses on document processing automation.
Basware	No native ERP, integrates with various platforms	Moderate	Solid OCR, but manual intervention is sometimes needed	Support is good, but less global coverage than ExFlow	Secure, but not as integrated with ERP security	Customizable reporting, but requires setup	Best for companies looking for a broad AP automation solution.
Oracle NetSuite	Yes, built into Oracle NetSuite ERP	High	Robust OCR, but within the Oracle ecosystem	Strong support, but tied to Oracle's service model	Enterprise-grade security	Comprehensive, but complex reporting	Ideal for companies fully invested in Oracle products.

Quellen:

• G2: Anwenderberichte und Bewertungen von Fachleuten.
• Microsoft: Informationen zu den nativen Integrations- und Sicherheitsfunktionen von ExFlow.
• SAP: Details zu den Funktionen von SAP Concur und der ERP-Integration.
• Oracle NetSuite: Überblick über die AP-Automatisierungsfunktionen von Oracle NetSuite.

Ein Bericht von APQC hat herausgefunden, dass Unternehmen mit vollständig automatisierten AP-Prozessen 59% weniger pro Rechnung ausgeben als Unternehmen mit manuellen Prozessen.

Wie Sie mit der AP-Automatisierung beginnen

Die Einführung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mag entmutigend erscheinen, aber mit sorgfältiger Planung kann der Übergang reibungslos und erfolgreich verlaufen.

Hier erfahren Sie, wie Sie beginnen können:

1. Bewerten Sie Ihre aktuellen Prozesse

Beginnen Sie damit, Ihre bestehenden Rechnungsprozesse zu bewerten, um Bereiche zu identifizieren, die von einer Automatisierung profitieren könnten.

Ermitteln Sie Ihre Schwachstellen, wie z. B. die Bearbeitungszeiten für Rechnungen, die Fehlerquote und die Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften.

2. Wählen Sie die richtige Software

Wählen Sie auf der Grundlage der Bewertung eine Lösung für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung aus, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Berücksichtigen Sie die bereits erwähnten Faktoren wie Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und den Ruf des Anbieters.

3. Plan für die Umsetzung

Entwickeln Sie einen detaillierten Implementierungsplan, der den Zeitplan, die Ressourcenzuweisung und die Schulungsanforderungen enthält.

Beziehen Sie alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen ein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

4. Überwachen und Optimieren

Sobald die Software installiert ist, sollten Sie ihre Leistung kontinuierlich überwachen und Feedback von den Benutzern einholen.

Nutzen Sie diese Daten, um Ihre AP-Prozesse zu optimieren und alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

Für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 verwenden, bietet ExFlow eine robuste Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die nativ in das ERP-System integriert ist.

Diese nahtlose Integration gewährleistet Datensynchronisation in Echtzeit, fortschrittliche Berichterstellung und eine benutzerfreundliche Oberfläche und ist damit die ideale Wahl für Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung rationalisieren möchten.

Zusammenfassung

Die Wahl der besten Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist eine wichtige Entscheidung, die sich erheblich auf die Effizienz, die Kosteneinsparungen und die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem Unternehmen auswirken kann.

Wenn Sie Ihre Optionen sorgfältig abwägen und die in diesem Leitfaden beschriebenen Schlüsselfunktionen und -faktoren berücksichtigen, können Sie eine Lösung auswählen, die Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllt und Sie langfristig erfolgreich macht.

Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Großkonzern sind, die Investition in die richtige AP-Automatisierungssoftware kann Ihre Finanzprozesse verändern und zu bedeutenden Ergebnissen führen.

Dieser Blogbeitrag enthält einen umfassenden Leitfaden für die Auswahl von Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, in dem die wichtigsten Funktionen, Vorteile und Überlegungen für die richtige Wahl hervorgehoben werden.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, kann Ihr Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen und eine Lösung implementieren, die Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse verbessert und Ihrem Unternehmen einen dauerhaften Nutzen bringt.