Warum sollte Ihr Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung einführen?

Vielleicht suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und Ihre finanziellen Abläufe zu rationalisieren. Eine Lösung, die in letzter Zeit stark an Bedeutung gewonnen hat, ist die elektronische Rechnungsstellung – und das aus gutem Grund. Aber was genau ist das, wie funktioniert es und warum sollte Ihr Unternehmen die Einführung dieser Lösung in Betracht ziehen? Lassen Sie uns das Konzept der elektronischen Rechnungsstellung, ihre Vorteile und Vorzüge, die damit verbundenen Prozesse und die damit verbundenen Vorschriften und Anforderungen näher betrachten. Nach dem Lesen werden Sie verstehen, warum die elektronische Rechnungsstellung ein Muss für Unternehmen jeder Größe ist – auch für Ihr Unternehmen.

Was ist elektronische Rechnungsstellung?

Einfach ausgedrückt, handelt es sich um den Prozess der Ausstellung, Übermittlung und des Empfangs von Rechnungen in einem digitalen Format. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden digitale Rechnungen elektronisch erstellt, versandt und empfangen, wodurch die manuelle Bearbeitung entfällt und das Fehlerrisiko verringert wird. Die elektronische Rechnungsstellung umfasst den Einsatz spezieller Software und Plattformen, die den gesamten Rechnungsstellungsprozess von der Erstellung bis zur Zahlung erleichtern.

Was ist E-Billing?

Die elektronische Rechnungsstellung, die oft synonym mit der elektronischen Rechnungsstellung verwendet wird, bezieht sich speziell auf die elektronische Übermittlung von Rechnungsinformationen an Kunden. Während die elektronische Rechnungsstellung den gesamten Rechnungsstellungsprozess umfasst, konzentriert sich die elektronische Rechnungsstellung auf die elektronische Übermittlung der Rechnung an Ihre Kunden, häufig per E-Mail oder über ein Webportal. Beide Konzepte zielen darauf ab, die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz des Rechnungsstellungsprozesses zu verbessern.

Über den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung

Der Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte, die alle darauf abzielen, Ihre Rechnungsstellungsabläufe zu rationalisieren und zu automatisieren:

1. Erstellung von Rechnungen: Die Rechnungen werden mit einer speziellen Software erstellt, die die Rechnungsdaten automatisch aus Ihren vorhandenen Unterlagen ausfüllen kann.
2. Übermittlung von Rechnungen: Rechnungen werden elektronisch an den Empfänger übermittelt, normalerweise per E-Mail oder über ein sicheres Webportal.
3. Rechnungsfreigabe: Die Empfänger prüfen und genehmigen Rechnungen elektronisch mit Hilfe einer Software zur elektronischen Rechnungsgenehmigung.
4. Zahlung von Rechnungen: Zahlungen werden elektronisch verarbeitet und mit Ihren elektronischen Rechnungssystemen zusammengeführt, um pünktliche und genaue Zahlungen zu gewährleisten.
5. Rechnungsarchivierung: Elektronische Rechnungen werden elektronisch gespeichert, was das Abrufen und Prüfen einfach und effizient macht.

Was sind die Vorteile und Nutzen der elektronischen Rechnungsstellung?

• Kosteneinsparungen: Die elektronische Rechnungsstellung reduziert die mit Papier, Druck und Porto verbundenen Kosten.
  Nach Angaben der Billentis-Bericht können Unternehmen bis zu 80% der Kosten für die Rechnungsstellung einsparen, wenn sie zur elektronischen Rechnungsstellung übergehen.
• Schnellere Zahlungen: Elektronische Rechnungen werden sofort zugestellt, wodurch die Zeit, die für die Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen benötigt wird, verkürzt wird.
  Dies verbessert den Cashflow und verringert die Außenstandsdauer der Verkäufe (DSO).
• Verbesserte Genauigkeit: Durch die automatisierte Dateneingabe werden menschliche Fehler minimiert, was zu genaueren Rechnungen und weniger Streitfällen führt.
• Gesteigerte Effizienz: Die elektronische Rechnungsstellung rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Verwaltung von Rechnungen.
• Auswirkungen auf die Umwelt: Durch die Abschaffung von Papierrechnungen kann Ihr Unternehmen seinen ökologischen Fußabdruck erheblich verringern.

Integration des Buchhaltungssystems

Die Integration Ihres digitalen Fakturierungssystems in Ihr Buchhaltungssystem kann das Finanzmanagement erheblich verbessern. Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss zwischen Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen, wodurch die manuelle Dateneingabe und das Risiko von Fehlern reduziert werden. Sie ermöglicht außerdem eine Finanzverfolgung und -berichterstattung in Echtzeit, so dass Ihr Unternehmen eine bessere Kontrolle über seinen Cashflow und seine finanzielle Gesundheit hat.

• Automatisierter Abgleich: Die in die Buchhaltungssoftware integrierte elektronische Rechnungsstellung kann Rechnungen und Zahlungen automatisch abgleichen, so dass weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind.
• Einhaltung von Vorschriften: Integrierte Systeme sorgen dafür, dass Ihre Rechnungsstellung den einschlägigen Vorschriften entspricht, indem sie automatisch die erforderlichen Steuersätze anwenden und die Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten.
• Rationalisierte Rechnungsprüfung: Wenn alle Rechnungsdaten elektronisch gespeichert und in Ihr Buchhaltungssystem integriert sind, werden Prüfungen einfacher und weniger zeitaufwendig.

Elektronische Rechnungsverwaltung

Zu einer effektiven elektronischen Rechnungsverwaltung gehört der Einsatz digitaler Lösungen für den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung.

Dies beinhaltet:

• Automatisierte Rechnungserstellung: Rechnungen werden automatisch auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen und Daten aus Ihren ERP-Systemen erstellt.
• Nachverfolgung in Echtzeit: Ihr Unternehmen kann den Status von Rechnungen in Echtzeit verfolgen und so für Transparenz und Verantwortlichkeit sorgen.
• Integrierte Zahlungsabwicklung: E-Invoicing-Systeme können mit Zahlungs-Gateways integriert werden und ermöglichen so nahtlose elektronische Rechnungszahlungen.
• Compliance und Archivierung: Automatisierte Lösungen gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bieten eine sichere, langfristige Aufbewahrung von Rechnungen zu Revisionszwecken.

Alles über E-Invoicing Mandate

Viele Länder haben Mandate zur Standardisierung und Förderung der elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Diese Vorschriften verpflichten Unternehmen, Rechnungen elektronisch an Behörden oder Geschäftspartner zu übermitteln. Die Europäische Union hat zum Beispiel den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, während Länder wie Italien und Indien ihre eigenen spezifischen Vorschriften eingeführt haben.

Wo auf der Welt wird die elektronische Rechnungsstellung eingesetzt?

Der Weg zur Rechnungsautomatisierung ist von Region zu Region sehr unterschiedlich. Europa und Lateinamerika sind Spitzenreiter mit umfassenden rechtlichen Rahmenbedingungen und einer weit verbreiteten Einführung. Die APAC-Region zeigt starke Fortschritte, da mehrere Länder standardisierte Rahmenwerke wie Peppol eingeführt haben. Nordamerika holt auf, insbesondere im privaten Sektor, während der Nahe Osten und Afrika noch in den Kinderschuhen stecken, aber vielversprechende Entwicklungen aufweisen.

EMEA (Europa, Naher Osten und Afrika)

Europa

Akzeptanz und Nutzung: Europa ist weltweit führend bei der Einführung digitaler Rechnungen, was auf solide gesetzliche Rahmenbedingungen und staatliche Vorgaben zurückzuführen ist.
Die Europäische Union (EU) hat den europäischen Standard eingeführt, der elektronische Rechnungen für B2G-Transaktionen (Business-to-Government) verbindlich macht.
Viele EU-Mitgliedstaaten haben diese Anforderungen auf B2B-Transaktionen (Business-to-Business) ausgeweitet.
Entwicklung: Die EU entwickelt ihre Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung weiter und strebt dabei Interoperabilität und nahtlose grenzüberschreitende Transaktionen an.
Die Europäische Kommission unterstützt verschiedene Initiativen zur Förderung der digitalen Rechnungsstellung und zur Vereinfachung der Steuerberichterstattung.

Spitzenreiter:

• Italien: Eines der ersten Länder, das die elektronische Rechnungsstellung für alle Transaktionen, einschließlich B2B und B2C (Business-to-Consumer), vorschreibt.
• Spanien: Starke Akzeptanz mit obligatorischer Anforderung für B2G-Transaktionen und Ausweitung auf B2B.
• Frankreich: Übergang zu obligatorischen B2B-Prozessen bis 2024.

Naher Osten

Einführung und Nutzung: Im Nahen Osten wird die elektronische Rechnungsstellung allmählich eingeführt, wobei mehrere Länder bestimmte Vorschriften umsetzen oder dies planen.
Entwicklung: Die Bemühungen konzentrieren sich auf die Modernisierung der Steuersysteme und die Verbesserung der Compliance.
Saudi-Arabien und die Vereinigten Arabischen Emirate sind Vorreiter bei den gesetzlichen Rahmenbedingungen.

Spitzenreiter:

• Saudi-Arabien: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung für alle Transaktionen ab Dezember 2021.
• UAE: Sie verfolgen aufmerksam die Pläne, in naher Zukunft ähnliche Vorschriften zu erlassen.

Afrika

Akzeptanz und Nutzung: Die Einführung in Afrika befindet sich noch im Anfangsstadium. Einige Länder erforschen digitale Lösungen, um die Steuererhebung zu verbessern und Betrug zu reduzieren.
Entwicklung: Pilotprojekte und regionale Kooperationen tragen dazu bei, die notwendige Infrastruktur für eine breitere Einführung zu schaffen.

Spitzenreiter:

• Südafrika: Führend bei der Einführung von Verfahren mit Initiativen zur Modernisierung der Steuerverwaltung.

APAC (Asien-Pazifik)

Einführung und Nutzung: In der APAC-Region ist die Einführung unterschiedlich weit fortgeschritten.
Länder wie Australien und Neuseeland haben erhebliche Fortschritte gemacht, während andere noch in der Anfangsphase der Einführung stecken.
Entwicklung: Die Regierungen in der Region entwickeln Rahmenwerke für die digitale Rechnungsstellung, um die Effizienz der Unternehmen und die Einhaltung von Steuervorschriften zu verbessern.
Die grenzüberschreitende Interoperabilität ist ein wichtiger Schwerpunktbereich.

Spitzenreiter:

• Australien: Verabschiedung des Peppol-Rahmens für die elektronische Rechnungsstellung, der für B2G-Transaktionen obligatorisch ist und für B2B gefördert wird.
• Neuseeland: Ähnlich wie in Australien, auch hier wird das Peppol-Netzwerk genutzt.
• Singapur: Implementierung des landesweiten E-Invoicing-Netzwerks, das sich am Peppol-Standard orientiert.
• Indien: Obligatorische elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen ab einer bestimmten Umsatzschwelle, mit Plänen zur Ausweitung der Abdeckung.

Die Amerikas

Nord-Amerika

Akzeptanz und Nutzung: In Nordamerika nimmt die Akzeptanz zu, insbesondere bei großen Unternehmen und staatlichen Stellen.
Die Vereinigten Staaten und Kanada machen Fortschritte, aber es fehlt ein einheitlicher Rechtsrahmen.
Entwicklung: Es werden Anstrengungen unternommen, um Prozesse zu standardisieren und die Einführung bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zu fördern.

Vorreiter:

• Vereinigte Staaten: Zunehmender Einsatz von E-Invoicing im öffentlichen und privaten Sektor, obwohl noch nicht vorgeschrieben.
• Kanada: Förderung des Prozesses durch Initiativen wie die E-Invoicing-Lösungen der Canada Revenue Agency.

Lateinamerika

Akzeptanz und Nutzung: Lateinamerika ist weltweit führend bei der Einführung von E-Invoicing, angetrieben durch strenge staatliche Vorgaben, die darauf abzielen, die Steuerhinterziehung zu verringern und die Effizienz zu verbessern.
Entwicklung: Die Länder in dieser Region verfügen über fortschrittliche Infrastrukturen für die elektronische Rechnungsstellung mit Echtzeit-Berichterstattung an die Steuerbehörden.

Spitzenreiter:

• Brasilien: Pionier des Prozesses mit verpflichtenden Anforderungen für alle Unternehmen.
• Mexiko: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung, bekannt als CFDI, für alle Transaktionen.
• Chile: Eines der ersten Länder, das die elektronische Rechnungsstellung eingeführt hat, die jetzt für alle Unternehmen obligatorisch ist.
• Argentinien: Es gibt bereits ein umfassendes System, das für alle Transaktionen obligatorisch ist.

Weitere Informationen über die weltweite elektronische Rechnungsstellung finden Sie auf der Website KPMG-Bericht: Globale E-Invoicing- und digitale Berichtsmandate

Was Sie über die Anforderungen wissen sollten

Um die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen, muss Ihr Unternehmen bestimmte Anforderungen einhalten:

• Standardisierte Formate: Rechnungen müssen in standardisierten Formaten wie XML oder PDF/A-3 erstellt werden.
• Digitale Signaturen: In einigen Rechtsordnungen müssen Rechnungen digitale Signaturen enthalten, um die Authentizität und Integrität zu gewährleisten.
• Datenfelder: Rechnungen müssen bestimmte Datenfelder enthalten, darunter Steuerinformationen, Rechnungsnummern und Zahlungsbedingungen.
• Sichere Übertragung: Rechnungen müssen sicher übertragen werden, um unbefugten Zugriff oder Manipulationen zu verhindern.

Arten von Rechnungen

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die Ihrem Unternehmen im elektronischen Prozess begegnen können:

• Standard-Rechnungen: Traditionelle Rechnungen, die für gelieferte Waren oder Dienstleistungen ausgestellt werden.
• Gutschriften: Wird ausgestellt, um den Betrag einer zuvor ausgestellten Rechnung zu korrigieren oder zu reduzieren.
• Belastungsanzeigen: Wird ausgestellt, um den Betrag einer zuvor ausgestellten Rechnung zu erhöhen.
• Proforma-Rechnungen: Vorläufige Rechnungen, die vor der endgültigen Lieferung von Waren oder Dienstleistungen verschickt werden.

Wiederkehrende Rechnungen: Werden für laufende Dienstleistungen oder Abonnements regelmäßig ausgestellt.

Manuelle Fakturierung

Trotz der Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung verlassen sich einige Unternehmen immer noch auf die manuelle Rechnungsstellung.
Bei der manuellen Rechnungsstellung werden Rechnungen auf Papier erstellt, gedruckt und verschickt.
Dieser Prozess ist zeitaufwändig, fehleranfällig und führt oft zu Verzögerungen und höheren Kosten.
Zu den Schritten der manuellen Rechnungsstellung gehören in der Regel:

1. Erstellung von Rechnungen: Die manuelle Eingabe von Daten in eine Rechnungsvorlage, die anfällig für menschliche Fehler sein kann.
2. Drucken: Der Druck der Rechnung, der Kosten für Papier, Tinte und die Wartung der Druckgeräte mit sich bringt.
3. Postversand: Der Versand der Rechnung durch die Post, wodurch zusätzliche Kosten für Porto und weitere Verzögerungen bei der Zustellung entstehen.
4. Zahlungsabwicklung: Warten, bis der Empfänger die Rechnung manuell bearbeitet und eine Zahlung sendet, oft durch Schecks oder manuelle Überweisungen.
5. Aufbewahrung von Unterlagen: Ablage und Aufbewahrung von Rechnungen in Papierform, die viel Platz beanspruchen und schwer zu verwalten und wiederzufinden sind.

Diese manuellen Prozesse können zu verschiedenen Ineffizienzen führen:

• Zeitaufwendig: Jeder Schritt der manuellen Rechnungsstellung erfordert einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand, von der Dateneingabe bis hin zum Versand und der Aufbewahrung der Unterlagen.
• Anfällig für Fehler: Menschliche Fehler bei der Dateneingabe und den Berechnungen können zu Rechnungsstreitigkeiten und Zahlungsverzögerungen führen.
• Hohe Kosten: Die Kosten für Druck, Porto und Lagerung summieren sich im Laufe der Zeit und wirken sich auf Ihr Endergebnis aus.
• Verspätete Zahlungen: Die manuelle Rechnungsstellung führt oft zu längeren Zahlungszyklen, was sich auf Ihren Cashflow und Ihr Betriebskapital auswirkt.

Auswirkungen auf die Umwelt: Die Verwendung von Papier und die physische Lagerung tragen zur Verschlechterung der Umwelt bei.

Aspekt	Manuelle Rechnungsstellung	E-Rechnungsstellung
Kosten	Hoch (Druck, Porto)	Niedrig (digitale Verarbeitung)
Geschwindigkeit	Langsam (Postversand)	Schnell (sofortige elektronische Zustellung)
Genauigkeit	Fehleranfällig	Hohe Genauigkeit (automatisierte Daten)
Umweltauswirkung	Hoch (Papierverbrauch)	Gering (papierlos)
Effizienz	Zeitaufwendig	Optimiert und automatisiert

Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung kann diese Ineffizienzen beseitigen und erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Genauigkeit und Geschwindigkeit bieten.

Die Implementierung einer robusten E-Invoicing-Lösung wie ExFlow kann zum Beispiel den gesamten Rechnungsstellungsprozess automatisieren, von der Erstellung bis zur Genehmigung und Zahlung.
Dies reduziert nicht nur den Zeit- und Kostenaufwand, der mit der manuellen Rechnungsstellung verbunden ist, sondern gewährleistet auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steigert die betriebliche Effizienz insgesamt.

Software und Lösungen

Um die elektronische Rechnungsstellung effektiv umzusetzen, benötigt Ihr Unternehmen zuverlässige Software und Lösungen.
Einige beliebte Systeme sind:

• ExFlow: Eine Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung, die die Arbeitsabläufe zur Rechnungsfreigabe automatisiert und in MS D365 F&O und Business Central integriert ist.
• MSInvoice: Eine Cloud-basierte Rechnungsstellungslösung, die sich nahtlos in Microsoft Dynamics 365 (E-Invoices D365) integrieren lässt.
• Microsoft Rechnungsstellung: Teil von Microsoft Office 365, das eine einfache und effiziente Erstellung und Verwaltung von Rechnungen ermöglicht.
• Cloud-Rechnungsstellung: Cloud-basierte Rechnungsstellungsplattformen, die Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und Echtzeit-Updates bieten.

Diese E-Invoicing-Lösungen bieten Funktionen wie die automatische Rechnungserstellung, die elektronische Rechnungsfreigabe, die Nachverfolgung in Echtzeit und die sichere Speicherung und sind damit unverzichtbare Werkzeuge für moderne Unternehmen.

Funktion	MSInvoice	ExFlow	Microsoft Invoicing	Cloud Invoicing
Integration mit ERP	Ja (D365)	Ja	Ja	Ja
Automatische Rechnungserstellung	Ja	Ja	Ja	Ja
Elektronische Rechnungsfreigabe	Ja	Ja	Ja	Ja
Echtzeit-Tracking	Ja	Ja	Ja	Ja
Sichere Speicherung	Ja	Ja	Ja	Ja

Wenn Sie weitere Informationen zu einer robusten, marktführenden Lösung wünschen, sollten Sie sich mit ExFlow e-invoicing vertraut machen.

Wie kann ich die elektronische Rechnungsstellung für mein Unternehmen nutzen?

Die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung ist mehr als nur ein Trend. Sie ist ein strategischer Schritt hin zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und Genauigkeit im Finanzwesen. Durch den Einsatz modernster Software und Lösungen kann Ihr Unternehmen seine Rechnungsstellungsprozesse rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und von schnelleren Zahlungen profitieren. Die Vorteile der Automatisierung liegen auf der Hand, und Unternehmen, die sich diese Technologie zu eigen machen, sind gut aufgestellt, um in der digitalen Wirtschaft erfolgreich zu sein. Kurz gesagt, die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Rechnungen verwaltet, verändern können. Von Kosteneinsparungen über verbesserte Genauigkeit bis hin zu schnelleren Zahlungen – die Vorteile sind unbestreitbar.

Da immer mehr Länder die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, sollten Sie mit der Einführung von Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung der Zeit voraus sein, damit Ihr Unternehmen konform und wettbewerbsfähig bleibt. Nutzen Sie noch heute die Zukunft der Rechnungsstellung und erschließen Sie das Potenzial der digitalen Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen. Für weitere Einblicke und detailliertere Informationen über die elektronische Rechnungsstellung können Sie zusätzliche Quellen nutzen, wie z.B.:

• Billentis Bericht
• Bericht der Europäischen Kommission
• Übersicht über die elektronische Rechnungsstellung von Microsoft