Dynamics 365: Typen der Rechnungsabgleiche

Einführung in den Abgleich von Rechnungen in Dynamics 365

Ein effizienter Rechnungsabgleich ist unbestreitbar ein wichtiger Bestandteil der Finanzprozesse Ihres Unternehmens.
Dynamics 365 bietet eine Reihe von Funktionen zur Rationalisierung dieses Prozesses, insbesondere durch die Funktionen für den Rechnungsabgleich.
Der Rechnungsabgleich in Dynamics 365 stellt sicher, dass Rechnungen, Bestellungen und Quittungen genau abgeglichen werden, wodurch Diskrepanzen verringert werden und Sie eine präzisere Finanzkontrolle und mehr Sicherheit erhalten.

Was sind die wichtigsten Konzepte des Rechnungsabgleichs?

Der Rechnungsabgleich ist ein wichtiger Prozess in der Buchhaltung, bei dem Rechnungen mit Bestellungen und Eingangsberichten verglichen werden, um die Konsistenz sicherzustellen, bevor die Zahlung erfolgt.
Dieser Prozess trägt dazu bei, Überzahlungen, Doppelzahlungen und Betrug zu verhindern und stellt sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie erhalten und genehmigt haben.

Arten des Rechnungsabgleichs in Dynamics 365

Dynamics 365 unterstützt verschiedene Arten des Rechnungsabgleichs, um den unterschiedlichen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Dazu gehören der 2-Wege-, der 3-Wege- und der 4-Wege-Abgleich, die jeweils unterschiedliche Stufen der Überprüfung und Kontrolle bieten.

2-Wege-Rechnungsabgleich in D365

Beim 2-Wege-Rechnungsabgleich wird die Rechnung direkt mit der Bestellung verglichen.
Diese Methode stellt sicher, dass die in Rechnung gestellten Mengen und Beträge mit den ursprünglich bestellten Mengen und Preisen übereinstimmen. Außerdem wird überprüft, ob die in Rechnung gestellten Preise und Mengen mit den in der Bestellung vereinbarten übereinstimmen.
Dieser Ansatz ist relativ einfach und effizient und eignet sich daher, wenn Sie einen schnelleren Überprüfungsprozess wünschen.
Beachten Sie jedoch, dass bei dieser Methode Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit dem tatsächlichen Erhalt von Waren oder Dienstleistungen möglicherweise nicht erkannt werden, da die Rechnung nicht mit den Eingangsunterlagen abgeglichen wird.
Wenn beispielsweise ein Artikel bestellt, aber nie erhalten wurde, oder wenn die erhaltene Menge von der bestellten Menge abweicht, kann der 2-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung diese Probleme möglicherweise nicht erkennen, da die Buchung des Wareneingangs bei dieser Methode ein optionaler Prozess ist.

3-Wege-Rechnungsabgleich in D365

Der 3-Wege-Rechnungsabgleich fügt eine zusätzliche Ebene der Überprüfung hinzu, indem er den Wareneingang in den Prozess einbezieht.
Bei dieser Methode wird die Rechnung nicht nur mit der Bestellung, sondern auch mit dem Eingangsbericht (Wareneingangsschein) verglichen.
So wird sichergestellt, dass nur die Waren bezahlt werden, die auch tatsächlich eingegangen sind und dass die eingegangenen Mengen sowohl mit der Bestellung als auch mit der Rechnung übereinstimmen.
Dieses Verfahren trägt dazu bei, das Risiko zu verringern, dass für Waren gezahlt wird, die bestellt, aber nicht erhalten wurden, oder für Mengen, die nicht mit den gelieferten Mengen übereinstimmen.
Durch die Einbeziehung des Wareneingangsberichts bietet der 3-Wege-Abgleich eine genauere Überprüfung und hilft Ihnen sicherzustellen, dass sowohl die Bestellung als auch der Wareneingang korrekt sind, bevor die Zahlung verarbeitet wird.

4-Wege-Rechnungsabgleich in D365

Der 4-Wege-Rechnungsabgleich ist die gründlichste und umfassendste Methode, die in Microsoft Dynamics 365 verfügbar ist.
Bei diesem Verfahren wird die Rechnung mit der Bestellung, dem Eingangsbericht und dem Prüfbericht abgeglichen.
Durch die Einbeziehung des Prüfberichts stellt der 4-Wege-Abgleich sicher, dass die Waren nicht nur eingegangen sind, sondern auch den in der Bestellung festgelegten Qualitätsstandards und Spezifikationen entsprechen.
Diese Methode ist besonders vorteilhaft, wenn Sie mit hochwertigen oder regulierten Waren zu tun haben, bei denen die Einhaltung bestimmter Standards entscheidend ist.
In der verarbeitenden Industrie oder im pharmazeutischen Sektor kann es beispielsweise von entscheidender Bedeutung sein, sicherzustellen, dass die erhaltenen Waren den Qualitätskontrollen entsprechen.
Dieser gründliche Überprüfungsprozess trägt dazu bei, die Bezahlung von minderwertigen oder nicht konformen Waren zu verhindern und so die Interessen Ihres Unternehmens zu schützen und die Einhaltung von Qualitätsstandards zu gewährleisten.

Invoice Matching Type	Verification Points	Suitable For
2-Way Matching	Purchase Order vs. Invoice	Quick verification, lower risk transactions
3-Way Matching	Purchase Order vs. Invoice vs. Receiving Report	Moderate risk, ensuring receipt of goods

Jede Art des Rechnungsabgleichs bietet ein unterschiedliches Maß an Überprüfung und eignet sich für unterschiedliche Geschäftsanforderungen und Branchen, je nach Komplexität und Anforderungen der gekauften Waren oder Dienstleistungen.
Schauen wir uns genauer an, wie der Rechnungsabgleich in Finance and Operations (F&O) und Business Central (BC) aussieht.

Beispiel für ein Szenario zum Abgleich von Rechnungen in D365 Finanzen und Betrieb

Ein Unternehmen namens „TechGoods Inc.“ bestellt hochwertige Elektronik bei verschiedenen Lieferanten.
Das Unternehmen implementiert den Rechnungsabgleich in Dynamics 365 Finance and Operations, um die Genauigkeit seiner finanziellen Transaktionen zu gewährleisten.

Definitionen der Rechnungsabgleichsarten

• 2-Wege-Anpassung: Vergleicht die Bestellung (PO) mit der Rechnung.
• 3-Wege-Anpassung: Vergleicht die Bestellung, den Wareneingang (WE) und die Rechnung.
• 4-Wege-Anpassung: Vergleicht die Bestellung, den Wareneingang, die Rechnung und die Inspektion.

Vergleichende Tabelle für D365 Finanzen und Betrieb:

Matching Type	Compared Documents	Benefits	Finance & Operations Features	Business Central Features
2-Way Matching	Purchase Order (PO) and Invoice	- Ensures invoice amount matches PO - Quick validation for straightforward purchases	- Basic PO-to-invoice matching - Automated discrepancy alerts	- Basic PO-to-invoice matching - Automated discrepancy alerts
3-Way Matching	PO, Goods Receipt (GR), and Invoice	- Confirms goods were received - Reduces the risk of paying for unreceived items	- Matching includes GR data - Configurable matching rules and tolerances - Advanced workflow options	- Matching includes GR data - Configurable matching rules - Integration with third-party quality management systems

Vorteile des Rechnungsabgleichs für Artikel- und Lieferantenkombinationen

Genauigkeit bei Finanztransaktionen:

• 2-Wege-Anpassung: Sorgt für grundlegende Genauigkeit durch den Abgleich von Rechnungsbeträgen mit Bestellungen.
• 3-Wege-Anpassung: Fügt eine Überprüfung der erhaltenen Waren hinzu und stellt sicher, dass Rechnungen nur für erhaltene Artikel bezahlt werden.
• 4-Wege-Anpassung: Fügt eine Qualitätskontrolle hinzu und stellt sicher, dass nur für Waren gezahlt wird, die die Inspektion bestehen.

Betrugsprävention:

• Der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen hilft, betrügerische Aktivitäten zu verhindern, wie z.B. die Rechnungsstellung für nicht bestellte oder nicht erhaltene Waren.

Streitfall Reduktion:

• Wenn Sie sicherstellen, dass alle Dokumente übereinstimmen, werden Streitigkeiten zwischen dem Unternehmen und den Lieferanten minimiert, was zu besseren Lieferantenbeziehungen führt.

Operative Effizienz:

• Die Automatisierung des Abgleichs in Dynamics 365 reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, beschleunigt die Bearbeitungszeiten und erhöht die Gesamteffizienz.

Verbessertes Cash Flow Management:

• Stellt sicher, dass die Zahlungen genau und pünktlich erfolgen, und verbessert so das Cashflow-Management und die Finanzplanung.

Dynamics 365 Finance and Operations Funktionen für den Rechnungsabgleich

• Automatisierte Arbeitsabläufe: Konfigurierbare Workflows für verschiedene Abgleichstypen, um den Genehmigungsprozess zu automatisieren.
• Alarme und Benachrichtigungen: Vom System generierte Warnmeldungen bei Unstimmigkeiten, um eine rechtzeitige Lösung zu gewährleisten.
• Ausführlicher Bericht: Umfassende Berichte über abgeglichene und nicht abgeglichene Rechnungen zu Prüfungs- und Compliance-Zwecken.
• Anpassbare Regeln: Sie haben die Möglichkeit, spezifische Abgleichsregeln und Toleranzen auf der Grundlage von Geschäftsanforderungen festzulegen.
• Integration mit anderen Modulen: Nahtlose Integration mit Beschaffungs-, Bestands- und Qualitätsmanagementmodulen für durchgängige Transparenz.

Das Szenario des Rechnungsabgleichs kann auch in Dynamics 365 Business Central angewendet werden, obwohl es einige Unterschiede in den Funktionen und Möglichkeiten im Vergleich zu Dynamics 365 Finance and Operations gibt.

Lassen Sie uns kurz skizzieren, wie der 2-, 3- und 4-Wege-Rechnungsabgleich in Business Central funktionieren würde, und vergleichen Sie ihn mit Finance and Operations.

Vergleichende Tabelle für D365 Business Central

Matching Type	Compared Documents	Example Scenario	Benefits	Business Central Features
2-Way Matching	Purchase Order (PO) and Invoice	- PO created for 50 laptops from Vendor A Invoice received for 50 laptops from Vendor A	- Ensures that the invoice amount matches the PO amount Quick validation for straightforward purchases	- Basic matching validation between PO and invoice amounts Automated alerts for discrepancies
3-Way Matching	PO, Goods Receipt (GR), and Invoice	- PO created for 50 laptops from Vendor A Goods receipt confirms 50 laptops received Invoice for 50 laptops from Vendor A	- Verifies that the received quantity matches both the PO and the invoice Reduces risk of paying for unreceived goods	- Matching validation including received quantity Detailed matching rules configurable for GR and invoice

Vorteile und Funktionen in Business Central

Genauigkeit bei Finanztransaktionen:

• 2-Wege-Anpassung: Ähnlich wie bei Finance and Operations sorgt Business Central für grundlegende Genauigkeit, indem es Rechnungsbeträge mit Bestellungen abgleicht.
• 3-Wege-Anpassung: Fügt eine Überprüfung der erhaltenen Waren hinzu und stellt sicher, dass Rechnungen nur für erhaltene Artikel bezahlt werden.
• 4-Wege-Anpassung: Business Central kann auch Qualitätsprüfungen durchführen, wenn es in die entsprechenden Qualitätsmanagement-Prozesse integriert ist. Dies kann jedoch zusätzliche Anpassungen oder Lösungen von Drittanbietern erfordern.

Betrugsprävention:

• Business Central hilft auch, betrügerische Aktivitäten durch Rechnungsabgleich und Genehmigungsworkflows zu verhindern.

Streitfall Reduktion:

• Stellt sicher, dass alle Dokumente übereinstimmen, um Streitigkeiten zwischen dem Unternehmen und den Verkäufern zu vermeiden.

Operative Effizienz:

• Die Automatisierung des Abgleichs in Business Central reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und beschleunigt die Bearbeitungszeiten.

Verbessertes Cash Flow Management:

• Sorgt für genaue und rechtzeitige Zahlungen und verbessert das Cashflow-Management.

Business Central Funktionen für den Rechnungsabgleich

• Automatisierte Arbeitsabläufe: Konfigurierbare Workflows zur Automatisierung des Genehmigungsprozesses für Rechnungen.
• Alarme und Benachrichtigungen: Vom System generierte Warnmeldungen bei Unstimmigkeiten, um eine rechtzeitige Lösung zu gewährleisten.
• Ausführlicher Bericht: Berichte über abgeglichene und nicht abgeglichene Rechnungen zu Prüfungs- und Compliance-Zwecken.
• Anpassbare Regeln: Sie haben die Möglichkeit, spezifische Abgleichsregeln und Toleranzen festzulegen.
• Integration mit anderen Modulen: Integration mit Lösungen für Beschaffung, Inventar und Qualitätsmanagement von Drittanbietern.

Hauptunterschiede zwischen Business Central und Finance and Operations

• Umfang und Komplexität: Finance and Operations ist in der Regel für größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen geeignet, während Business Central auf kleine bis mittlere Unternehmen zugeschnitten ist.
• Personalisierung und Flexibilität: Finance and Operations bietet von Haus aus umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten, während Business Central ähnliche Funktionen durch Erweiterungen und Drittanbieter-Apps erreichen kann.
• Integration: Beide Systeme lassen sich gut mit anderen Microsoft-Produkten integrieren, aber Finance and Operations verfügt über tiefere Integrationsmöglichkeiten für komplexere Unternehmensanforderungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Grundprinzipien und Vorteile des Rechnungsabgleichs zwar in beiden Systemen ähnlich sind, dass sich aber die spezifischen Funktionen und der Umfang der Anpassungen in Business Central unterscheiden können.
Business Central kann 2-Wege- und 3-Wege-Abgleiche effektiv handhaben, und mit einigen Anpassungen kann es auch 4-Wege-Abgleiche unterstützen und so eine solide Kontrolle über die Rechnungsverarbeitung und das Lieferantenmanagement Ihres Unternehmens bieten.

So konfigurieren Sie D365-Rechnungsabgleichsregeln

Die Konfiguration von Regeln für den Rechnungsabgleich in Dynamics 365 umfasst die Einrichtung von Parametern und Schwellenwerten, die festlegen, wie das System mit Abweichungen umgeht.
Sie können Toleranzen für Preis- und Mengenabweichungen festlegen, Genehmigungsworkflows für Ausnahmen einrichten und Korrekturmaßnahmen automatisieren.
Die richtige Konfiguration stellt sicher, dass das System mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmt und reduziert manuelle Eingriffe.

Automatisierung des Abgleichs von Rechnungen

Die Automatisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Effizienz des Rechnungsabgleichs in Dynamics 365.
Der automatisierte Abgleich reduziert manuelle Fehler, beschleunigt den Abgleichprozess und gewährleistet Konsistenz.
Dynamics 365 nutzt KI und maschinelles Lernen, um die Abgleichsgenauigkeit zu verbessern und Ausnahmen effektiver zu behandeln.

Häufige Herausforderungen beim Abgleich von Rechnungen

Trotz seiner zahlreichen Vorteile kann der Rechnungsabgleich in Dynamics 365 einige Herausforderungen mit sich bringen.
Zu den häufigsten Problemen gehören der Umgang mit großen Mengen an Rechnungen, die Verwaltung von Ausnahmen und die Integration mit anderen Finanzsystemen.
Eine genaue Dateneingabe und die Pflege aktueller Stammdaten sind ebenfalls entscheidend für die Minimierung von Fehlern.

Best Practices für einen effektiven Rechnungsabgleich

Um die Effektivität des Rechnungsabgleichs in Dynamics 365 zu maximieren, ist es wichtig, Best Practices zu befolgen, wie z.B.:

• Regelmäßige Aktualisierung der Stammdaten: Stellen Sie sicher, dass Lieferanteninformationen, Produktkataloge und Preisangaben aktuell sind.
• Realistische Toleranzen festlegen: Definieren Sie akzeptable Abweichungsgrenzen für Preis und Menge, um ein Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Effizienz herzustellen.
• Ausbildung Personal: Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit dem Wissen aus, um Ausnahmen zu verwalten und das System effektiv zu nutzen.
• Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung: Überprüfen Sie regelmäßig die Prozesse für den Rechnungsabgleich und verfeinern Sie die Regeln, um sie an die sich ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen.

Anpassen von Workflows zum Abgleich von Rechnungen mit ExFlow

ExFlow AP, eine integrierte AP-Automatisierungslösung für Dynamics 365, bietet erweiterte Funktionen für die Anpassung von Workflows zum Rechnungsabgleich.
Sie bietet eine verbesserte Automatisierung, eine bessere Behandlung von Ausnahmen und detailliertere Power BI-Analysen.
Unternehmen können Workflows an ihre spezifischen Anforderungen anpassen und so die Gesamteffizienz und Kontrolle verbessern.

Erfahren Sie mehr über ExFlow AP Automatisierung für Business Central.

Rechnungsabgleich Analytik und Berichterstattung

Dynamics 365 bietet leistungsstarke Analyse- und Berichtswerkzeuge zur Überwachung der Leistung beim Rechnungsabgleich.
Sie können detaillierte Berichte über Abgleichsraten, Ausnahmen und Bearbeitungszeiten erstellen.
Diese Einblicke helfen Ihnen, Engpässe zu erkennen, Prozesse zu optimieren und die Einhaltung von Finanzkontrollen sicherzustellen.

2-Way Match vs. 3-Way Match

Was ist der Unterschied zwischen dem 2- und 3-Wege-Rechnungsabgleich?

• 2-Wege-Anpassung: Vergleicht die Rechnung direkt mit der Bestellung.
• 3-Wege-Anpassung: Fügt eine zusätzliche Ebene hinzu, indem es die Rechnung, die Bestellung und den Wareneingangsbericht vergleicht und so sicherstellt, dass die Waren eingegangen sind.

Für ein detaillierteres Verständnis lesen Sie bitte Microsofts Leitfaden zu Richtlinien für den dreifachen Abgleich.

Dynamics 365-Rechnungsabgleichstypen beherrschen

Die Beherrschung der verschiedenen Arten des Rechnungsabgleichs in Dynamics 365 ist für ein effizientes Finanzmanagement unerlässlich.
Durch das Verständnis und die Implementierung des 2-Wege-, 3-Wege- und 4-Wege-Abgleichs, die Konfiguration robuster Regeln, die Nutzung von Automatisierungen und die Verwendung von Tools wie ExFlow können Unternehmen ihre Rechnungsbearbeitungsmöglichkeiten erheblich verbessern.
Die Einführung von Best Practices und die Nutzung von Analysen zur kontinuierlichen Verbesserung stellen sicher, dass Ihre D365-Rechnungsabgleichsprozesse sowohl effektiv als auch effizient sind und eine solide Grundlage für finanzielle Genauigkeit und Kontrolle bieten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zur Rechnungsautomatisierung für Dynamics 365 hier.