Der einzige umfassende Leitfaden zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP), den Sie jetzt brauchen

Wenn es um die meisten Geschäftsabläufe geht, wissen Sie bereits, dass Effizienz das A und O ist. Einer der wichtigsten Bereiche, in denen Ihr Unternehmen die Abläufe rationalisieren kann (und sollte!), ist die Kreditorenbuchhaltung (AP).
Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern reduzieren auch Fehler und verbessern Ihr Finanzmanagement insgesamt. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wissen müssen. Sie erfahren, was die Kreditorenbuchhaltung ist, lernen die neuesten Lösungen für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kennen und verstehen, warum die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse wirklich der Weg nach vorne ist.

Was ist die Kreditorenbuchhaltung?

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP) beziehen sich auf das Geld, das Ihr Unternehmen Ihren Verkäufern und Lieferanten für erhaltene, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen schuldet.
Diese Verbindlichkeit ist ein wichtiger Bestandteil der Bilanz Ihres Unternehmens und spiegelt Ihre kurzfristigen Verpflichtungen wider.
Eine ordnungsgemäße Verwaltung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung guter Lieferantenbeziehungen und die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Lieferkette.

Warum die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung für Ihr Unternehmen vorteilhaft ist

1. Cash Flow Management: Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung trägt zur Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows bei, indem sie Zahlungen zeitnah und effizient verarbeitet und es Ihrem Unternehmen ermöglicht, Skonti in Anspruch zu nehmen und Verzugszinsen zu vermeiden.
2. Beziehungen zu den Lieferanten: Unterm Strich: Menschen mögen es, wenn sie pünktlich bezahlt werden, und sie mögen Menschen, die sie pünktlich bezahlen. Pünktliche und korrekte Zahlungen fördern gute Beziehungen zu den Lieferanten, was zu besseren Konditionen, höherer Zuverlässigkeit und einer bevorzugten Behandlung führen kann. Vorzugsbehandlung führen kann.
3. Finanzielle Gesundheit: Die Automatisierung stellt sicher, dass die AP-Datensätze genau und aktuell sind. So entsteht ein klareres Bild der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und strategischen Planung beiträgt.

Schlüsselfunktionen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

1. Bearbeitung von Rechnungen: Bei der Automatisierung werden Lieferantenrechnungen elektronisch empfangen, mit OCR (Optical Character Recognition) auf ihre Richtigkeit überprüft und in das Buchhaltungssystem eingegeben.
   Die automatisierte Überprüfung stellt sicher, dass die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen entsprechend der Bestellung erhalten wurden.
2. Genehmigungs-Workflow: Automatisierte Systeme leiten Rechnungen auf der Grundlage von vordefinierten Workflows zur Genehmigung an die entsprechenden Beteiligten weiter.
   Je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens kann dies mehrere Autorisierungsebenen umfassen.
3. Zahlungsabwicklung: Sobald die Rechnungen genehmigt sind, werden sie automatisch zur Zahlung eingeplant.
   Die automatisierte Zahlungsabwicklung umfasst die Festlegung des Zahlungsdatums auf der Grundlage der mit dem Lieferanten ausgehandelten Bedingungen und der Cashflow-Situation Ihres Unternehmens.
4. Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Automatisierte Systeme sorgen für genaue und aktuelle digitale Aufzeichnungen aller Transaktionen, was für die Finanzberichterstattung, Prüfungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich ist.

Sie möchten also Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren?
So geht’s:

Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wird Technologie eingesetzt, um sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben innerhalb des Kreditorenbuchhaltungsprozesses zu erledigen.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann durch verschiedene Softwarelösungen erreicht werden, die die Rechnungsverarbeitung, die Genehmigungsabläufe und die Auszahlung von Zahlungen rationalisieren.

Schritte zur Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung

1. Bewerten Sie Ihren aktuellen AP-Prozess: Identifizieren Sie die manuellen Aufgaben, die zeitaufwendig und fehleranfällig sind.
   Das sind diejenigen, die Sie zuerst überarbeiten wollen.
2. Wählen Sie die richtige AP-Automatisierungslösung: Achten Sie auf Funktionen wie das Scannen von Rechnungen, automatisierte Freigabe-Workflows und Integration/eingebettete Funktionen.
3. Implementieren Sie AP Automation Software: Setzen Sie die Software ein und sorgen Sie dafür, dass sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme integrieren lässt.
   Oder, im besten Fall, es wurde speziell für Ihr bestehendes ERP-System entwickelt.
4. Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam gut mit dem neuen System vertraut ist, um dessen Vorteile zu maximieren.
5. Überwachen und Optimieren: Überwachen Sie kontinuierlich die Leistung des Automatisierungssystems und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, um Ihre Gesamteffizienz zu verbessern.

Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung funktioniert durch den Einsatz von Technologie zur Automatisierung der verschiedenen Schritte im Kreditorenbuchhaltungsprozess.
Dazu gehören der Einsatz von optischer Zeichenerkennung (OCR) zum Scannen von Rechnungen, Algorithmen für maschinelles Lernen zum Abgleichen von Bestellungen mit Rechnungen und automatisierte Workflows zur Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung.

Komponenten der AP-Automatisierung

1. Erfassen von Rechnungen: Verwendet OCR und andere andere Technologien um Papierrechnungen zu digitalisieren.
2. Datenextraktion: Extrahiert relevante Daten aus Rechnungen zur Verarbeitung.
3. Automatisierung des Genehmigungs-Workflows: Leitet Rechnungen an die entsprechenden Genehmiger weiter.
4. Automatisierung der Zahlungsabwicklung: Planen und verarbeiten Sie Zahlungen automatisch.
5. Integration/Einbindung: Verbindet sich mit bestehenden ERP-Systemen, wie Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) und Finance and Operations (F&O), um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten.

Vorteile der AP-Automatisierung

Die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung bietet zahlreiche Vorteile, die die finanziellen Abläufe in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern werden.

Die wichtigsten Vorteile von AP Automation

• Gesteigerte Effizienz: Verringert den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben, so dass sich Ihr Team auf strategischere und wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren kann.
• Kosteneinsparungen: Senkt die Betriebskosten durch die Minimierung von Fehlern und die Vermeidung von Strafen für verspätete Zahlungen.
• Verbesserte Genauigkeit: Verbessert die Datengenauigkeit durch automatische Datenerfassung und -validierung.
• Bessere Sichtbarkeit: Sie erhalten in Echtzeit Einblick in den Status Ihrer Verbindlichkeiten und den Cashflow.
• Bessere Beziehungen zu den Lieferanten: Sorgt für pünktliche Zahlungen und fördert gute Lieferantenbeziehungen.

Datenpunkt: Es geht um die Effizienzgewinne Laut einem Bericht des Institute of Finance & Management (IOFM)haben Unternehmen, die die Automatisierung der Rechnungsstellung eingeführt haben, die Bearbeitungszeit für Rechnungen um 60 % und die Bearbeitungskosten um 50 % gesenkt, was eine erhebliche Entlastung der Finanzteams bedeutet.

Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses in D365 Finance & Operations und Business Central

Der Prozess der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfasst mehrere Stufen, von der anfänglichen Bewertung bis zur vollständigen Implementierung und kontinuierlichen Optimierung.

Etappen der AP-Automatisierung

1. Erste Bewertung: Bewerten Sie Ihren aktuellen AP-Prozess, um Ineffizienzen zu identifizieren.
2. Auswahl der Lösung: Wählen Sie eine AP-Automatisierungslösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
3. Umsetzung: Setzen Sie die gewählte Lösung ein und integrieren Sie sie in Ihre bestehenden Systeme.
   Wenn Sie bereits ein Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) oder Finanzen und Betrieb (F&O) Kunde sind, haben Sie die Möglichkeit, eine AP-Automatisierungslösung zu wählen, die bereits in Ihr bewährtes ERP integriert ist. (Win-Win!)
4. Schulung: Schulen Sie Ihr Team darin, wie Sie das neue System effektiv nutzen können.
5. Überwachung und Optimierung: Überwachen Sie die Leistung des Systems kontinuierlich und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Verfahren für die Kreditorenbuchhaltung

Ordnungsgemäße Kreditorenbuchhaltungsverfahren sind für die Aufrechterhaltung der finanziellen Genauigkeit und Kontrolle unerlässlich.
Die Automatisierung dieser Verfahren kann ihre Effizienz und Zuverlässigkeit weiter verbessern.

Standard AP-Verfahren

1. Rechnungseingang: Sammeln von Rechnungen von Verkäufern.
2. Überprüfung von Rechnungen: Überprüfung der Richtigkeit von Rechnungen.
3. Freigabe von Rechnungen: Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung durch die entsprechenden Beteiligten.
4. Zahlungsautorisierung: Sicherstellen, dass Zahlungen von den zuständigen Mitarbeitern genehmigt werden.
5. Ausführung von Zahlungen: Auszahlung von Zahlungen an Lieferanten.

Prozessschritte der Kreditorenbuchhaltung

Wenn Sie die einzelnen Schritte des Kreditorenbuchhaltungsprozesses verstehen und automatisieren, kann Ihr Unternehmen von erheblichen Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und einem verbesserten Finanzmanagement profitieren.
Die Implementierung fortschrittlicher Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert nicht nur Ihre Abläufe, sondern positioniert Ihr Unternehmen auch für zukünftiges Wachstum und Erfolg in einem extrem wettbewerbsintensiven Markt.
Wenn viel auf dem Spiel steht, brauchen Sie alle Vorteile, die Sie bekommen können.

Für eine erfolgreiche Automatisierung ist es daher wichtig, die einzelnen Schritte des Kreditorenbuchhaltungsprozesses genau zu kennen.
Nun, lassen Sie uns gehen Sie tiefer in jeden Schritt für ein umfassendes Verständnis der Funktionsweise der einzelnen Schritte und der Rolle der Automatisierung bei der Verbesserung ihrer individuellen Effizienz.

Lassen Sie uns auch die Vorteile von automatisierten Prozessen gegenüber manuellen Prozessen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung untersuchen.

Detaillierte AP-Prozess-Schritte

1. Erfassen von Rechnungen

Erfassen und digitalisieren Sie Rechnungen mit OCR-Technologie:

• Manueller Prozess: Bei einem herkömmlichen manuellen Prozess kommen die Rechnungen per Post, E-Mail oder Fax an.
  Diese physischen oder digitalen Dokumente müssen gesammelt, sortiert und manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben werden.
• Automatisierter Prozess: Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wird die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) eingesetzt, um Papierrechnungen zu scannen und zu digitalisieren.
  Bei elektronischen Rechnungen können die automatisierten Systeme Daten direkt aus E-Mails oder Lieferantenportalen erfassen.
  Die OCR-Technologie liest und konvertiert verschiedene Rechnungsformate in ein standardisiertes digitales Format und ermöglicht so eine nahtlose Datenextraktion und Integration in Ihre Buchhaltungssoftware.

2. Dateneingabe

Extrahieren Sie automatisch Daten aus Rechnungen und geben Sie sie in Ihr Buchhaltungssystem ein:

• Manueller Prozess: Die Daten jeder Rechnung müssen manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben werden, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
• Automatisierter Prozess: Die Automatisierungssoftware extrahiert mithilfe fortschrittlicher Datenerfassungstechnologien wichtige Datenfelder aus den digitalisierten Rechnungen.
  Dazu gehören Details wie Rechnungsnummer, Datum, Name des Lieferanten, Einzelposten, Beträge und Bedingungen.
  Die extrahierten Daten werden dann automatisch in das Buchhaltungssystem eingegeben, wodurch der Zeitaufwand und die Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe erheblich reduziert werden.

3. Passend zu

Gleichen Sie Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen ab, um die Richtigkeit zu gewährleisten:

• Manueller Prozess: Der manuelle Abgleich von Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen (POs) und Wareneingangsscheinen ist arbeitsintensiv und kann zu Unstimmigkeiten und Verzögerungen führen.
• Automatisierter Prozess: Automatisierte Abgleichsysteme vergleichen Rechnungsdaten mit im System gespeicherten Bestellungen und Quittungen.
  Der Drei-Wege-Abgleich stellt sicher, dass die Rechnungsdetails mit der Bestellung und den erhaltenen Waren oder Dienstleistungen übereinstimmen.
  Etwaige Unstimmigkeiten werden zur Überprüfung markiert, so dass sie schnell behoben werden können.
  Dieser Schritt ist entscheidend, um die Richtigkeit der Rechnungen zu überprüfen und Überzahlungen oder Betrug zu verhindern.

4. Freigabe-Routing

Leiten Sie Rechnungen auf der Grundlage von vordefinierten Workflows automatisch an die entsprechenden Genehmiger weiter:

• Manueller Prozess: Rechnungen werden physisch oder digital an verschiedene Genehmiger weitergeleitet, was langsam sein kann und zu verlorenen oder verzögerten Genehmigungen führt.
• Automatisierter Prozess: Die AP-Automatisierungssoftware verwendet vordefinierte Workflows, um Rechnungen auf der Grundlage der Genehmigungsrichtlinien des Unternehmens an die entsprechenden Genehmiger weiterzuleiten.
  Die Genehmiger erhalten Benachrichtigungen und können Rechnungen von jedem Gerät aus überprüfen und genehmigen.
  Dies beschleunigt den Genehmigungsprozess und gewährleistet die Einhaltung der internen Kontrollen.
  Außerdem können automatische Erinnerungen eingestellt werden, um eine rechtzeitige Genehmigung zu gewährleisten.

5. Behandlung von Ausnahmen

Markieren und beheben Sie alle Unstimmigkeiten oder Ausnahmen:

• Manueller Prozess: Das Erkennen und Lösen von Ausnahmen, wie z.B. nicht übereinstimmende Beträge oder fehlende Informationen, erfordert manuelle Eingriffe und eine umfangreiche und manchmal mühsame Kommunikation zwischen den Abteilungen. Dafür hat niemand Zeit!
• Automatisierter Prozess: Die Bearbeitung von Ausnahmen wird durch Automatisierung rationalisiert.
  Das System markiert automatisch alle Diskrepanzen oder Ausnahmen, die während der Abgleich- oder Genehmigungsphase entdeckt werden.
  Es werden detaillierte Ausnahmeberichte erstellt, und die zuständigen Mitarbeiter werden benachrichtigt, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
  Automatisierte Arbeitsabläufe können auch so gestaltet werden, dass häufige Ausnahmen ohne manuelles Eingreifen gelöst werden, was die Effizienz weiter erhöht.

6. Zahlungsplanung

Planen Sie Zahlungen automatisch gemäß den Zahlungsbedingungen:

• Manueller Prozess: Die Zahlungsplanung beinhaltet die manuelle Verfolgung von Fälligkeitsterminen und die Priorisierung von Zahlungen auf der Grundlage von Cashflow und Lieferantenrechnungen und -bedingungen.
• Automatisierter Prozess: Sobald die Rechnungen genehmigt sind, plant die Automatisierungssoftware die Zahlungen gemäß den ausgehandelten Zahlungsbedingungen.
  Das System berücksichtigt Faktoren wie Frühzahlerrabatte, Cashflow-Management und Lieferantenpräferenzen, um den Zahlungsplan zu optimieren.
  Dies gewährleistet pünktliche Zahlungen und maximiert die Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.

7. Ausführung der Zahlung

Führen Sie Zahlungen über Ihre Bank oder Ihren Zahlungsanbieter aus:

• Manueller Prozess: Bei der Zahlungsabwicklung werden die Zahlungen manuell vorbereitet und per Scheck, Banküberweisung oder auf andere Weise versandt, was fehleranfällig und ineffizient sein kann.
• Automatisierter Prozess: AP-Automatisierungssysteme lassen sich mit Bank- und Zahlungsplattformen integrieren, um Zahlungen automatisch auszuführen.
  Elektronische Zahlungen, einschließlich ACH-Überweisungen, Überweisungen und virtuelle Kartenzahlungen, werden direkt über das System verarbeitet.
  Die automatisierte Zahlungsausführung verringert das Fehlerrisiko, erhöht die Sicherheit und bietet einen Echtzeit-Überblick über den Zahlungsstatus.

8. Aktenführung

Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle Transaktionen zu Prüfungs- und Compliance-Zwecken:

• Manueller Prozess: Das Führen genauer Aufzeichnungen erfordert eine sorgfältige Ablage und Organisation von Papierdokumenten und die manuelle Eingabe von Transaktionsdetails in die Buchhaltungsbücher.
• Automatisierter Prozess: Automatisierte Systeme führen ein umfassendes digitales Archiv mit allen Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungsbelegen.
  Diese Aufzeichnungen sind für Audits, Compliance- und Berichtszwecke leicht zugänglich.
  Das System stellt außerdem sicher, dass die gesamte Dokumentation sicher und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt wird.
  Die automatisierte Aufbewahrung von Aufzeichnungen verbessert die Datengenauigkeit, erhöht die Nachvollziehbarkeit und vereinfacht den Prüfungsprozess.

Verbesserte AP-Automatisierung mit fortschrittlichen Technologien

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entwickelt sich ständig weiter, wobei neue Technologien jeden Schritt des Prozesses verbessern.
Hier sind einige fortschrittliche Technologien, die die AP-Automatisierung weiter unterstützen und optimieren:

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML):

• KI- und ML-Algorithmen können Anomalien vorhersagen, Genehmigungsabläufe optimieren und die Abgleichsgenauigkeit durch Lernen aus historischen Daten kontinuierlich verbessern.
  

Blockchain:

• Die Blockchain-Technologie sorgt für Transparenz und Sicherheit bei Transaktionen, indem sie ein unveränderliches Hauptbuch aller Rechnungs- und Zahlungsdatensätze bereitstellt und so das Vertrauen und die Einhaltung von Vorschriften stärkt.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA):

• RPA-Bots können sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe, die Bearbeitung von Ausnahmen und den Abgleich übernehmen, wodurch manuelle Eingriffe weiter reduziert und die Effizienz gesteigert wird.

Erweiterte Analysen und Berichte:

• Verbesserte Analysen bieten tiefere Einblicke in die Leistung der Kreditorenbuchhaltung, Cashflow-Trends und das Verhalten der Lieferanten und ermöglichen so eine fundiertere Entscheidungsfindung und strategische Planung.

Wenn Sie die einzelnen Schritte des Kreditorenbuchhaltungsprozesses verstehen und automatisieren, wird Ihr Unternehmen von erheblichen Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und einem verbesserten Finanzmanagement profitieren.
Die Implementierung fortschrittlicher Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert nicht nur Ihre Abläufe, sondern positioniert Ihr Unternehmen auch für zukünftiges Wachstum und Erfolg in einem wettbewerbsintensiven Markt.
Was kann man daran nicht mögen?

Um das zu erreichen, brauchen Sie eine Software für die Kreditorenbuchhaltung

Die Wahl der richtigen Kreditorenbuchhaltungssoftware ist entscheidend für eine effektive Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
Die Software sollte robuste Funktionen und eine nahtlose Integration bieten (oder, im Idealfall, einheimische Einbeziehung) mit Ihren bestehenden Systemen.

Hauptmerkmale der AP-Software

• Lösungen zum Scannen von Rechnungen und OCR: Erfasst und digitalisiert Papierrechnungen.
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Rationalisiert den Genehmigungsprozess.
• Integrationsfähigkeiten: Integriert mit oder ist integriert in ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365.
• Analysen und Berichte: Bietet Einblicke in die AP-Leistung.
• Sicherheitsfunktionen: Gewährleistet Datensicherheit und Compliance.

Vergleichstabelle der beliebtesten AP-Automatisierungssoftware

Software	Key Features	Integration	Price Range	Review Points	Review Source
Microsoft Dynamics 365 BC & F&O	Invoice scanning, approval workflows, analytics	Seamless D365 integration	$$$	4.5/5	G2 Reviews
ExFlow	Invoice scanning, workflow automation, real-time insights	Custom built into Microsoft Dynamics 365	$$	4.6/5	G2 Reviews
Medius	Invoice automation, spend management, analytics	Integration with multiple ERP systems including Dynamics 365	$$	4.4/5	G2 Reviews
Tipalti	Global payments, tax compliance, invoice capture	Multiple ERP integrations	$$	4.4/5	G2 Reviews
SAP Concur	Expense management, invoice automation, reporting	Integration with SAP ERP	$$$	4.3/5	G2 Reviews

*In dieser Tabelle finden Sie einen Vergleich einiger beliebter Softwarelösungen für die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung, die ihre wichtigsten Funktionen, Integrationsmöglichkeiten, Preisklassen und Bewertungspunkte (Stand: Juni 2024) hervorheben.
Die Bewertungspunkte basieren auf Nutzerbewertungen von G2, eine bekannte Plattform für Unternehmenssoftware.

Automatisierung des AP-Rechnungsprozesses

Die Automatisierung des Prozesses der Rechnungsstellung ist eine wichtige Komponente der gesamten Automatisierung der Rechnungsstellung.
Dazu gehört der Einsatz von Technologie für den Empfang, die Verarbeitung und die Bezahlung von Rechnungen.

Schritte zur Automatisierung des AP-Rechnungsprozesses

1. Erfassen von Rechnungen: Verwenden Sie OCR, um Rechnungen zu digitalisieren.
2. Datenextraktion: Extrahieren Sie automatisch relevante Daten aus Rechnungen.
3. Abgleich von Rechnungen: Gleichen Sie Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen ab.
4. Genehmigungs-Workflow: Leiten Sie Rechnungen automatisch zur Genehmigung weiter.
5. Zahlungsabwicklung: Planen Sie Zahlungen und führen Sie sie aus.
6. Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Führen Sie eine digitale Aufzeichnung aller Rechnungen und Zahlungen.

AP-Rechnungsautomatisierung

Die Automatisierung von Eingangsrechnungen konzentriert sich speziell auf die Automatisierung von rechnungsbezogenen Aufgaben innerhalb der Kreditorenbuchhaltung.
Dies umfasst alles vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsabwicklung.

Vorteile von AP Invoice Automation

• Schnellere Bearbeitung: Verringert den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen.
• Reduzierte Fehler: Minimiert menschliche Fehler bei der Dateneingabe und -verarbeitung.
• Kosteneinsparungen: Senkt die Kosten durch weniger manuelle Arbeit und Vermeidung von Verspätungsgebühren.
• Verbesserte Compliance: Gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften.
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Sorgt für pünktliche Zahlungen und eine bessere Kommunikation und Beziehungen zu den Lieferanten.

Datenpunkt: Sprechen wir über Kosten- und Zeitersparnis A Studie der Aberdeen Group ergab, dass die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um 80 % senken und die Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung um 70 % erhöhen kann.

Die Wahl der richtigen AP-Automatisierungslösung

Bei der Auswahl einer AP-Automatisierungslösung sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Integration: Stellen Sie sicher, dass die Lösung integriert ist oder idealerweise bereits in Ihr bestehendes ERP und Buchhaltungssysteme.
• Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Lösung, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen kann.
• Benutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Lösung für Ihr Team einfach zu bedienen ist.
• Kundenbetreuung: Suchen Sie nach einem Anbieter mit einem soliden Kundensupport und Schulungsressourcen.

Fallstudie: BLS Industries

Ein praktisches Beispiel für die Vorteile der AP-Automatisierung finden Sie in diesem Fallstudie darüber, wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und der Abgleich von Bestellungen die Effizienz des skandinavischen Sanitärkonzerns BLS Industries gesteigert hat.

Effizienzgewinne durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung im Vergleich zu manuellen Prozessen

Effizienzgewinne mit AP Automation

Efficiency Metric	Manual Process	Automated Process	Source
Invoice Processing Time	20 days	8 days	Institute of Finance & Management (IOFM)
Invoice Processing Cost	$15 per invoice	$3 per invoice	Aberdeen GroupAmerican Productivity & Quality Center (APQC)
Error Rate	3-5%	0.1-0.5%	American Productivity & Quality Center (APQC)
Early Payment Discounts	10% of invoices	25% of invoices	PayStream Advisors
Supplier Inquiry Volume	100 inquiries per month	20 inquiries per month	PayStream Advisors

Da haben Sie es also.

Die Einführung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wird Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess revolutionieren und überarbeiten, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und verbesserten Lieferantenbeziehungen führt.
Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologie und bewährter Verfahren verwandeln Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung im Handumdrehen in einen strategischen Aktivposten für Ihr Unternehmen.

Sind Sie bereits ein Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) oder Finanzen und Betrieb (F&O) Kunde?
Dann könnte ExFlow AP Ihr idealer Partner für die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung sein. Erfahren Sie mehr.