Teleperformance’s transformation med ExFlow

Teleperformance er en global virksomhed inden for digitale forretningstjenester, der leverer de mest avancerede, digitalt drevne forretningstjenester for at hjælpe verdens bedste brands med at effektivisere deres forretning på meningsfulde og bæredygtige måder.

OM TELEPERFORMANCE

Teleperformance er en global virksomhed inden for digitale forretningstjenester, der leverer de mest avancerede, digitalt drevne forretningstjenester for at hjælpe verdens bedste brands med at effektivisere deres forretning på meningsfulde og bæredygtige måder.

Teleperformance i tal:

• Cirka 500 000 medarbejdere
• Tjenester på 300 sprog
• Operationer i over 100 lande

Hanna Karlsson, Continuous Improvement Manager hos Teleperformance, delte sin succeshistorie om, hvordan ExFlow transformerede Teleperformance’s AP (Accounts Payable)-proces og banede vejen for global adoption og øget automatisering. Da Teleperformance fortsætter med at udvide og optimere deres drift, forbliver ExFlow og Dynamics 365 F&O en hjørnesten i deres rejse mod øget effektivitet og sikret nøjagtighed i deres AP-arbejdsgange.

UDFORDRINGER OG MÅL

Hanna beskrev udfordringen med at strømline fakturabehandling på tværs af forskellige lande, hver med unikke juridiske krav og driftsmæssige forviklinger.
Hendes mål var klart – at forbedre effektiviteten, reducere den manuelle arbejdsbyrde og overholde de juridiske forpligtelser, samtidig med at hun opretholdt en global standard for ekspertise.

UDFORSK FORDELENE VED EXFLOW

De nordiske virksomheder i Teleperformance-gruppen havde brugt ExFlow siden 2011, og procesautomatiseringen havde været rigtig god. I 2020 iværksatte Matthew Cuthill, direktør for digital transformation hos Teleperformance, en undersøgelse for at foretage en omfattende evaluering af fordelene ved ExFlow for at beslutte, om ExFlow skulle være en del af den globale skabelon for F&O-udrulningen. Teleperformance’s undersøgelse sammenlignede fakturabehandlingstider og -metoder på tværs af forskellige lande inden for deres aktiviteter. Undersøgelsen fokuserede på tre regioner:

Country/region	Time spent per invoice	Solution
Nordic countries	4 minutes	ExFlow Data Capture (OCR) + ExFlow+ Dynamics ERP Standard
United Kingdom	11 minutes	ExFlow Data Capture (OCR) + Dynamics ERP standard
France	17 minutes	No OCR, Dynamics ERP standard

På baggrund af dataene og de påviste effektivitetsgevinster ved automatisering besluttede Teleperformance at inkludere ExFlow i den globale skabelon og udrulle ExFlow Data Capture og ExFlow. Efter udrulningen i Frankrig var tre af de fire personer, der oprindeligt håndterede fakturaer, i stand til at flytte deres fokus til mere strategiske og varierede initiativer i deres virksomhed. Hannas fælles succeshistorie fejrer ikke kun de effektivitetsgevinster, der er opnået med ExFlow, men belyser også det strategiske fremsyn, der er indlejret i Teleperformance’s digitaliserings- og automatiseringsstrategi. “ExFlow blev katalysatoren for at minimere manuelle opgaver, hvilket passer perfekt til Teleperfomances bredere vision for en digitalt transformeret fremtid,” forklarer Hanna. Integrationen af Power BI gav Teleperformance yderligere mulighed for forbedret dataanalyse og rapportering, hvilket giver værdifuld indsigt til informeret beslutningstagning. I 1. kvartal 2024 er 14 lande live med ExFlow og F&O, og teamet hos Teleperformance arbejder intensivt på at udrulle den globale skabelon med mange kommende lande. For at understøtte dette initiativ bruger Teleperformance et fælles servicecenter i Kosovo til at centralisere funktioner for at opnå effektivitet og bedre styring. Indførelsen af automatiseringsværktøjer gjorde det muligt at omfordele personale til andre finansielle supportområder, hvilket indikerer en stigning i behandlingseffektiviteten og en mulighed for, at personalet kan engagere sig i mere værdiskabende aktiviteter.

RESULTATER OG ANBEFALINGER

Undersøgelsen understregede behovet for automatisering i faktureringsworkflowet og viste, hvordan det kan føre til betydelige effektivitetsforbedringer, give bedre proceskontrol og forbedret overholdelse af lovgivningen for økonomiteams. Det tyder på, at yderligere automatisering og udvidelse af værktøjer som ExFlow Data Capture og ExFlow til flere regioner og lande inden for Teleperformance’s aktiviteter ville være en stor fordel.

UDSIGTER FOR TELEPERFORMANCE OG EXFLOW

Afgørende aspekter for Teleperformance i de kommende år vil være e-fakturering og tilpasning til landespecifikke mandater vedrørende både indgående og udgående fakturaer. I Europa er Italien først ude, efterfulgt af Polen med KSeF og derefter Frankrig; alle implementerer landespecifikke CTC-processer (Continuous Transaction Control). SignUp og ExFlow er forpligtet til at støtte Teleperformance med hensyn til både CTC og e-fakturering.

ET EKSEMPEL PÅ VÆRDISKABENDE AKTIVITETER: FRANKRIG

Skiftet fra fire personer til én person, der håndterer fakturaer i Frankrig, gjorde det muligt at omdirigere de menneskelige ressourcer til mere strategiske opgaver. Det gav medarbejderne bedre overholdelse og kontrol over deres processer, samtidig med at de reducerede de omkostninger, der var forbundet med ineffektive arbejdsgange.

Forbedret finansiel analyse: Medarbejderne fokuserede på at få indsigt i finansielle data, hvilket påvirkede den strategiske beslutningstagning.
Styring af leverandørrelationer: Styrket forhold til leverandører, forhandling af gunstige vilkår og optimering af forsyningskædeprocesser.
Initiativer til procesforbedring: Dedikeret indsats for at strømline finansielle processer og indføre bedste praksis.
Overholdelse og risikostyring: Sikring af overholdelse af finansielle regler og effektiv styring af risici.
Uddannelse og udvikling: Investering i medarbejdernes færdigheder og viden og fremme af en kultur med løbende læring.
Strategiske projekter og innovation: Bidrage til innovationsinitiativer og udforske nye teknologier. Baseret på tidsstudiet mellem Norden, Storbritannien og Frankrig er der en meget klar fordel ved at bruge EDC og ExFlow til end-to-end AP-automatisering.

KONKLUSION

Teleperformance’s succeshistorie med ExFlow eksemplificerer styrken ved strategisk automatisering i forhold til at opnå operationel excellence. Undersøgelsens resultater understreger de håndgribelige fordele ved ExFlow, ikke kun i form af effektivitetsgevinster, men også ved at give medarbejderne mulighed for at fokusere på værdiskabende opgaver. Denne transformative rejse, kombineret med den indsigtsfulde undersøgelse af end-to-end AP-automatisering, positionerer Teleperformance som en pioner inden for udnyttelse af teknologi til en konkurrencefordel i det dynamiske landskab af global forretningsdrift.