Alliance Pharmas transformation med ExFlow

TRANSFORMATIV SUCCES – INDFØRELSE AF EXFLOW-LØSNINGEN

I 2022 indledte Alliance en rejse for at forbedre sine automatiseringsprocesser for Accounts Payable (AP). Alliance stod over for udfordringer med effektivitet og brugervenlighed i deres tidligere løsning og søgte et bedre alternativ. Ind kom ExFlow, en AP-automatiseringsløsning fra SignUp Software, der er designet til at strømline driften og optimere brugeroplevelsen. Alliances tidligere AP-løsning levede ikke op til deres skiftende behov på grund af kedelige manuelle processer og manglende overblik over godkendelsesworkflows. De erkendte vigtigheden af et mere effektivt og brugervenligt system, hvilket fik dem til at udforske alternativer. Alliance valgte ExFlow til at revolutionere deres forretningsprocesoplevelse takket være dets pålidelige ry for at levere forbedret kontrol, øget effektivitet og betydelige omkostningsbesparelser.

EFFEKTIVITET OMDEFINERET

Rollerne og ansvarsområderne omkring ExFlow-implementeringen blev klart defineret tidligt i overgangsprocessen, hvilket sikrede et problemfrit samarbejde. Teamet hos SignUp spillede en central rolle i konfigurationen af ExFlow, samtidig med at de havde en løbende dialog med Alliance om afklaring og procesløsninger. Det var med til at sikre en gnidningsløs overgang og effektiv integration af ExFlow i Alliances drift. SignUp overvågede implementeringsprocessen og indsamlede værdifulde observationer under hele forløbet. Det proaktive engagement fra Alliances Finance Business Systems Manager, Mike Kilmister, og virksomhedens økonomidirektør, Andrew Franklin, bidrog væsentligt til projektets succes. Løsningen ikke bare opfyldte, men overgik Alliances forventninger.

HÅNDTERING AF FORANDRINGSLEDELSE

En af de store udfordringer ved enhver systemimplementering er at få slutbrugerne til at acceptere forandringer. ExFlows brugervenlige grænseflade tacklede denne udfordring direkte, hvilket spillede en afgørende rolle for dens succes. Det intuitive design, der er indlejret i Microsoft D365FO, sikrede en glidende overgang for slutbrugerne og skabte accept og entusiasme for den nye løsning. Alliance var meget struktureret i deres tilgang til test og sikrede, at deres brugere vidste, hvad de kunne forvente, når de startede op med ExFlow. “Set fra et brugerperspektiv er 90 % af problemet løst, hvis man kan få brugeren til at komme i gang. Vores AP-afdeling har været meget tilfreds med effektivitetsgevinsterne, og ExFlow er et nemt system at bruge, og det betragter jeg som en sejr.” – Andrew Franklin, økonomidirektør, Alliance Pharmaceuticals

AT FÅ KONTROL OVER FINANSIELLE PROCESSER

ExFlows indvirkning på Alliances fakturagodkendelsesproces var bemærkelsesværdig. Med ExFlow på plads blev fakturagodkendelsen betydeligt hurtigere og mere effektiv. De strømlinede arbejdsgange og den brugervenlige grænseflade bidrog til en problemfri proces, der reducerede den tid og indsats, der kræves til godkendelser. “Vi har nu større kontrol og synlighed gennem hele processen. Så meget, at en af vores brugere sagde til os: “Det er så nemt at bruge, at jeg spekulerer på, om jeg overser noget!” – Mike Kilmister, Finance Business Systems Manager, Alliance Pharmaceuticals

SUCCES AFSLØRET – SÆTTER BARREN FOR FREMRAGENDE IMPLEMENTERING.

Succes afhænger af erfaring, kvalifikationer, viden, ressourcer og planlægning – elementer, som SignUp og Alliance udnyttede effektivt i hele implementeringsprocessen. Det var tydeligt, at begge virksomheder kendte deres roller og ansvarsområder godt og vidste, hvordan det forbedrede AP-landskab skulle se ud, og at de havde en grundig forståelse af de forskellige uforudsete hændelser, de skulle planlægge, når de gik live. Alle involverede var velforberedte ved starten af implementeringen. Det var med til at skabe en konstruktiv og løsningsorienteret tilgang, når der blev afholdt afklaringsmøder. Alliances succeshistorie er et vidnesbyrd om samarbejdet mellem Alliance, SignUp Software og deres dedikerede projektteams. Rejsen fra at identificere udfordringer til at implementere en løsning viser ExFlows transformerende kraft i optimeringen af finansielle forretningsprocesser, og Alliance Pharmas mål blev nået med enestående succes.