Ny godkendelsesproces med ExFlow var et vendepunkt for Norlys

En proces, som tidligere optog en hel uge hver måned for kreditcontrolleren hos Norlys, er nu skåret ned til næsten ingenting med ExFlow.
Systemet har ikke bare gjort en kæmpe forskel for kreditorerne hos Norlys, men for hele huset.

TRE ERP-SYSTEMER BLEV KOMBINERET

I 2023, med flere virksomhedsfusioner på meget kort tid, skulle Norlys-koncernen fusionere 3 Enterprise Resource Planning-systemer (ERP’er) til ét. Koncernens finansspecialist flyttede 25 virksomheder af forskellig størrelse fra hver deres faktureringssystem til ét samlet system. Opgaven var enorm. Som en del af en større analyse blev ExFlow valgt som AP Automation-løsning til at håndtere det automatiske leverandørfaktureringssystem for hele virksomhedsgruppen.

“Vi var i stand til at strømline en af vores processer i ExFlow i en sådan grad, at vores credit controller, som tidligere brugte en hel uge hver måned på netop denne opgave, nu kun støder på fakturaen, når den skal godkendes. Fakturaen flyder automatisk lige igennem. Jeg var ekstatisk!“

Monica Kousgaard Franck, Finance Applications specialist hos Norlys.

TUNG PROCES BLEV HURTIG OG NEM

“Tidligere stødte vores regnskabsafdeling ofte på den samme faktura op til tre gange, og det var besværligt. Siden vi begyndte at bruge ExFlow, kan vi selv bestemme, om vi vil se en faktura igen eller ej. Vi kan stoppe den i importformularen, stoppe den i efterkontrollen, eller vi kan lade den gå direkte igennem. Det har været et vendepunkt for os, at vi nu selv kan styre det som kreditbogholdere, og at det ikke er nødvendigt med en it-udvikler. Det har været fremragende”, siger Monica.

FAKTURAER KAN NU GODKENDES PÅ FARTEN

Medarbejdere i forskellige virksomheder i Norlys-koncernen kommer fra et AX-system, hvor de skal have adgang til flere systemer og konti for at godkende deres fakturaer. “Med ExFlow kan medarbejderne blot klikke og godkende alt på tværs af alle virksomheder. De, der allerede bruger systemet, elsker, at de kan være på farten og godkende fakturaer via telefon eller tablet. Det har haft stor betydning og gjort det muligt for os at strømline vores godkendelsesproces betydeligt,” forklarer Monica.

ET INTUITIVT SYSTEM FOR ALLE

Det har også været afgørende for Norlys, at ExFlow er et intuitivt system, som alle medarbejdere nemt kan bruge, samtidig med at det er et system, der kan håndtere komplekse arbejdsgange. “Hos Norlys har vi mange regler og kontroller, hvilket kræver meget af et system. Nu kan kreditor-teamet styre graden af automatisering for hver enkelt faktura. Samtidig er systemet meget intuitivt, og det var også den feedback, vi fik, da vi lancerede ExFlow – medarbejderne syntes, det var meget nemt at bruge.

HELE VIRKSOMHEDEN MÆRKER FORSKELLEN

“En ting er at strømline arbejdsgangen for kreditorerne, men hvis du har 1.000 medarbejdere, der skal godkende fakturaer, gør systemet også en stor forskel for dem. Den nye godkendelsesproces er blevet en fordel for hele virksomheden.”

“Det er også dejligt at have vores implementeringspartner, Camilla fra SignUp Software, i baggrunden, at have god service og at kunne sende hende en e-mail når som helst og få nyttige råd“
Monica Kousgaard Franck, specialist i finansapplikationer hos Norlys.