Den eneste omfattende guide til automatisering af Accounts Payable (AP), som du har brug for lige nu

Når det gælder de fleste forretningsaktiviteter, ved du allerede, at effektivitet er alfa og omega. Et af de mest kritiske områder, hvor din virksomhed kan (og bør!) strømline driften, er kreditorbogholderiet.
Automatisering af kreditorprocesser sparer dig ikke kun tid og penge, men reducerer også fejl og forbedrer din overordnede økonomistyring. Denne omfattende guide tager dig igennem alt, hvad du har brug for at vide om automatisering af kreditorbogholderi, fra at forstå, hvad kreditorbogholderi er, til at udforske de nyeste løsninger til automatisering af kreditorbogholderi og forstå, hvorfor automatisering af dine kreditorbogholderiprocesser virkelig er vejen frem.

Hvad er Accounts Payable?

Leverandørgæld er de penge, din virksomhed skylder dine sælgere og leverandører for varer eller tjenesteydelser, som er modtaget, men endnu ikke betalt. Denne forpligtelse er en vigtig del af din virksomheds balance og afspejler dine kortsigtede forpligtelser. Korrekt håndtering af leverandørgæld er afgørende for at opretholde gode leverandørrelationer og sikre, at forsyningskæden fungerer gnidningsløst.

Hvorfor automatisering af din kreditorproces er gavnlig for din virksomhed

1. Styring af pengestrømme: Automatiserede kreditorer hjælper med at opretholde et sundt cash flow ved at behandle betalinger hurtigt og effektivt, så din virksomhed kan drage fordel af rabatter ved tidlig betaling og undgå bøder ved forsinket betaling.
2. Relationer til leverandører: På bundlinjen: Folk kan lide at blive betalt til tiden, og de kan lide folk, der betaler dem til tiden. Rettidige og præcise betalinger fremmer stærke relationer med leverandører, hvilket kan føre til bedre vilkår, øget pålidelighed og præferencebehandling.
3. Økonomisk sundhed: Automatisering sikrer, at AP-registreringer er nøjagtige og opdaterede, hvilket giver et klarere billede af virksomhedens finansielle sundhed og bidrager til bedre beslutningstagning og strategisk planlægning.

Nøglefunktioner i automatisering af kreditorbogholderi

1. Behandling af fakturaer: Automatisering indebærer, at man modtager leverandørfakturaer elektronisk, kontrollerer deres nøjagtighed ved hjælp af OCR (Optical Character Recognition) og indtaster dem i regnskabssystemet. Automatiseret verifikation sikrer, at de fakturerede varer eller tjenester er modtaget i henhold til indkøbsordren.
2. Arbejdsgang for godkendelse: Automatiserede systemer sender fakturaer til de relevante interessenter til godkendelse baseret på foruddefinerede workflows.
   Det kan indebære flere autorisationsniveauer afhængigt af din virksomheds politikker.
3. Behandling af betalinger: Når fakturaerne er godkendt, planlægges de automatisk til betaling.
   Automatiseret betalingsbehandling omfatter fastsættelse af betalingsdatoen baseret på de vilkår, der er forhandlet med leverandøren, og din virksomheds cash flow-situation.
4. Opbevaring af registreringer: Automatiserede systemer opretholder nøjagtige og opdaterede digitale registreringer af alle transaktioner, hvilket er afgørende for finansiel rapportering, revision og sikring af overholdelse af lovkrav.

Så du vil gerne automatisere din kreditorproces?
Her er hvordan:

AP-automatisering indebærer brug af teknologi til at håndtere gentagne og tidskrævende opgaver inden for kreditorprocessen. Automatisering af kreditorer kan opnås gennem forskellige softwareløsninger, der strømliner fakturabehandling, godkendelsesworkflows og betalingsudbetalinger.

Skridt til at automatisere din kreditor-workflow

1. Vurder din nuværende AP-proces: Identificer de manuelle opgaver, der er tidskrævende og fejlbehæftede. Det er dem, du gerne vil revidere først.
2. Vælg den rigtige AP-automatiseringsløsning: Se efter funktioner som fakturascanning, automatiserede godkendelsesworkflows og integration/indlejrede funktioner.
3. Implementer AP Automation Software: Implementer softwaren og sørg for, at den integreres problemfrit med dine eksisterende regnskabssystemer. Eller i bedste fald, Det er specialbygget til dit eksisterende ERP-system.
4. Træn dit team: Sørg for, at dit AP-team er velbevandret i at bruge det nye system, så du får mest muligt ud af det.
5. Overvåg og optimer: Overvåg løbende automatiseringssystemets ydeevne, og foretag de nødvendige justeringer for at forbedre den samlede effektivitet.

Hvordan fungerer Accounts Payable Automation?

AP-automatisering fungerer ved at udnytte teknologi til at automatisere de forskellige trin i kreditorprocessen. Det omfatter brug af optisk tegngenkendelse (OCR) til at scanne fakturaer, maskinlæringsalgoritmer til at matche indkøbsordrer med fakturaer og automatiserede workflows til at sende fakturaer til godkendelse.

Komponenter i AP Automation

1. Indsamling af fakturaer: Bruger OCR og andre teknologier til at digitalisere papirfakturaer.
2. Udtræk af data: Udtrækker relevante data fra fakturaer til behandling.
3. Automatisering af godkendelsesflow: Dirigerer fakturaer til de rette godkendere.
4. Automatisering af betalingsbehandling: Planlægger og behandler betalinger automatisk.
5. Integration/inklusion: Forbindes med eksisterende ERP-systemer, f.eks. Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) og Finance and Operations (F&O), for at sikre et problemfrit dataflow.

Fordele ved AP-automatisering

Automatisering af dine kreditorprocesser giver mange fordele, som vil forbedre din virksomheds økonomiske drift betydeligt.

Vigtige fordele ved AP-automatisering

• Øget effektivitet: Reducerer den tid, der bruges på manuelle opgaver, så dit team kan fokusere på mere strategiske og værdiskabende aktiviteter.
• Omkostningsbesparelser: Sænker driftsomkostningerne ved at minimere fejl og undgå bøder for forsinket betaling.
• Forbedret nøjagtighed: Forbedrer datanøjagtigheden gennem automatiseret datafangst og validering.
• Forbedret synlighed: Giver indsigt i realtid i din leverandørstatus og dit cash flow.
• Bedre relationer til leverandører: Sikrer rettidige betalinger og fremmer gode leverandørrelationer.

Datapunkt: Det handler om effektivitetsgevinster Ifølge en rapport fra Institute of Finance & Management (IOFM) har virksomheder, der har implementeret AP-automatisering, oplevet en reduktion på 60 % i fakturabehandlingstiden og en reduktion på 50 % i behandlingsomkostningerne, hvilket reducerer byrden på økonomiteamene betydeligt.

Automatisering af kreditorprocessen i D365 Finance & Operations og Business Central

Processen med at automatisere kreditorerne involverer flere faser, fra indledende vurdering til fuld implementering og løbende optimering.

Stadier af AP-automatisering

1. Indledende vurdering: Evaluer din nuværende AP-proces for at identificere ineffektivitet.
2. Valg af løsning: Vælg en AP-automatiseringsløsning, der passer til din virksomheds behov.
3. Implementering: Implementer den valgte løsning, og integrer den med dine eksisterende systemer.
   Hvis du allerede er en Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) eller Finance and Operations (F&O) har du som bonus mulighed for at vælge en AP-automatiseringsløsning, der allerede er allerede er indbygget i din betroede ERP. (Win-Win!)
4. Uddannelse: Træn dit team i at bruge det nye system effektivt.
5. Overvågning og optimering: Overvåg løbende systemets ydeevne og foretag justeringer efter behov.

Procedurer for kreditorer

Korrekte kreditorprocedurer er afgørende for at opretholde finansiel nøjagtighed og kontrol. Automatisering af disse procedurer kan yderligere forbedre deres effektivitet og pålidelighed.

Standard AP-procedurer

1. Modtagelse af fakturaer: Indsamling af fakturaer fra leverandører.
2. Verifikation af fakturaer: Kontrol af fakturaers nøjagtighed.
3. Godkendelse af fakturaer: Dirigering af fakturaer til godkendelse af de relevante interessenter.
4. Godkendelse af betalinger: Sikring af, at betalinger godkendes af det rette personale.
5. Gennemførelse af betalinger: Udbetaling af betalinger til leverandører.

Processens trin for kreditorer

Ved at forstå og automatisere de detaljerede trin i kreditorprocessen kan din virksomhed opnå betydelige effektivitetsgevinster, omkostningsbesparelser og forbedret overordnet økonomistyring.
Implementering af avancerede løsninger til automatisering af kreditorbogholderiet strømliner ikke kun din drift, men positionerer også din virksomhed til fremtidig vækst og succes på et ekstremt konkurrencepræget marked. Når der står meget på spil, har du brug for alle de fordele, du kan få.

Når det er sagt, er det afgørende for en vellykket automatisering at dykke ned i de detaljerede trin i kreditorprocessen. Lad os nu grave dybere ned i hvert trin for at få en omfattende forståelse af, hvordan trinene fungerer, og hvilken rolle automatisering spiller i forbedringen af deres individuelle effektivitet.

Lad os også se på fordelene ved automatiserede processer i forhold til manuelle processer inden for AP-området.

Detaljerede trin i AP-processen

1. Indhentning af fakturaer

Indsaml og digitaliser fakturaer ved hjælp af OCR-teknologi:

• Manuel proces: I en traditionel manuel proces ankommer fakturaer via post, e-mail eller fax. Disse fysiske eller digitale dokumenter skal indsamles, sorteres og indtastes manuelt i regnskabssystemet.
• Automatiseret proces: AP-automatisering anvender OCR-teknologi (Optical Character Recognition) til at scanne og digitalisere papirfakturaer. For elektroniske fakturaer kan automatiserede systemer indhente data direkte fra e-mail eller leverandørportaler. OCR-teknologien læser og konverterer forskellige fakturaformater til et standardiseret digitalt format, hvilket giver mulighed for problemfri dataudtræk og integration i dit regnskabsprogram.

2. Indtastning af data

Udtræk automatisk data fra fakturaer og indlæs dem i dit regnskabssystem:

• Manuel proces: Data fra hver faktura skal indtastes manuelt i regnskabssystemet, hvilket er tidskrævende og giver risiko for fejl.
• Automatiseret proces: Automatiseringssoftware udtrækker vigtige datafelter fra de digitaliserede fakturaer ved hjælp af avancerede datafangstteknologier. Dette omfatter detaljer som fakturanummer, dato, leverandørnavn, varelinjer, beløb og betingelser. De udtrukne data indtastes derefter automatisk i regnskabssystemet, hvilket reducerer den tid og fejlprocent, der er forbundet med manuel dataindtastning.

3. Matchende

Match fakturaer med indkøbsordrer og kvitteringer for at sikre nøjagtighed:

• Manuel proces: Det er arbejdskrævende og kan føre til uoverensstemmelser og forsinkelser at matche fakturaer med tilsvarende indkøbsordrer (PO’er) og varemodtagelsessedler manuelt.
• Automatiseret proces: Automatiserede matchningssystemer sammenligner fakturadata med ordrebekræftelser og kvitteringer, der er gemt i systemet. Trevejsmatchning sikrer, at fakturadetaljerne stemmer overens med bestillingen og de modtagne varer eller tjenesteydelser. Eventuelle uoverensstemmelser markeres til gennemgang, hvilket giver mulighed for hurtig løsning. Dette trin er afgørende for at verificere nøjagtigheden af opkrævninger og forhindre overbetaling eller svindel.

4. Routing af godkendelser

Send automatisk fakturaer til de rette godkendelsespersoner baseret på foruddefinerede arbejdsgange:

• Manuel proces: Fakturaer sendes fysisk eller digitalt videre til forskellige godkendere, hvilket kan være langsomt og resultere i mistede eller forsinkede godkendelser.
• Automatiseret proces: AP-automatiseringssoftware bruger foruddefinerede workflows til at dirigere fakturaer til de relevante godkendere baseret på virksomhedens godkendelsespolitikker. Godkendere modtager notifikationer og kan gennemgå og godkende fakturaer fra enhver enhed. Det fremskynder godkendelsesprocessen og sikrer, at de interne kontroller overholdes. Derudover kan der indstilles automatiske påmindelser for at sikre rettidige godkendelser.

5. Håndtering af undtagelser

Marker og løs eventuelle uoverensstemmelser eller undtagelser:

• Manuel proces: At identificere og løse undtagelser, såsom uoverensstemmende beløb eller manglende oplysninger, kræver manuel indgriben og omfattende og til tider kedelig kommunikation mellem afdelingerne. Det er der ingen, der har tid til!
• Automatiseret proces: Undtagelseshåndtering er strømlinet gennem automatisering. Systemet markerer automatisk alle uoverensstemmelser eller undtagelser, der opdages i matchnings- eller godkendelsesfasen. Der genereres detaljerede undtagelsesrapporter, og det ansvarlige personale får besked om at træffe korrigerende foranstaltninger. Automatiserede workflows kan også designes til at løse almindelige undtagelser uden manuel indgriben, hvilket forbedrer effektiviteten yderligere.

6. Planlægning af betalinger

Planlæg automatisk betalinger i henhold til betalingsbetingelser:

• Manuel proces: Betalingsplanlægning indebærer manuel sporing af forfaldsdatoer og prioritering af betalinger baseret på cash flow og leverandørfakturaer og -betingelser.
• Automatiseret proces: Når fakturaerne er godkendt, planlægger automatiseringssoftwaren betalingerne i henhold til de forhandlede betalingsbetingelser. Systemet tager højde for faktorer som rabat ved tidlig betaling, cash flow management og leverandørpræferencer for at optimere betalingsplanen. Det sikrer rettidige betalinger og maksimerer mulighederne for omkostningsbesparelser.

7. Gennemførelse af betaling

Udfør betalinger gennem din bank eller betalingsudbyder:

• Manuel proces: Betalingsudførelse indebærer manuel forberedelse og afsendelse af betalinger via checks, bankoverførsler eller andre metoder, hvilket kan være fejlbehæftet og ineffektivt.
• Automatiseret proces: Systemer til automatisering af fakturering integreres med bank- og betalingsplatforme for at udføre betalinger automatisk. Elektroniske betalinger, herunder ACH-overførsler, bankoverførsler og virtuelle kortbetalinger, behandles direkte gennem systemet. Automatiseret betalingsudførelse reducerer risikoen for fejl, forbedrer sikkerheden og giver synlighed i realtid om betalingsstatus.

8. Opbevaring af dokumentation

Oprethold nøjagtige optegnelser over alle transaktioner til revisions- og overholdelsesformål:

• Manuel proces: At føre nøjagtige optegnelser kræver omhyggelig arkivering og organisering af papirdokumenter og manuel indtastning af transaktionsoplysninger i regnskabsbøger.
• Automatiseret proces: Automatiserede systemer vedligeholder et omfattende digitalt arkiv med alle fakturaer, godkendelser og betalingsoplysninger. Disse optegnelser er let tilgængelige til revision, overholdelse og rapportering. Systemet sikrer også, at al dokumentation opbevares sikkert og i overensstemmelse med de lovmæssige krav. Automatiseret registrering forbedrer datanøjagtigheden, øger sporbarheden og forenkler revisionsprocessen.

Forbedring af AP-automatisering med avancerede teknologier

AP-automatisering er i konstant udvikling med nye teknologier, der forbedrer hvert trin i processen. Her er nogle avancerede teknologier, der yderligere styrker og optimerer AP-automatisering:

Kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML):

• AI- og ML-algoritmer kan forudsige uregelmæssigheder, optimere godkendelsesworkflows og løbende forbedre matchningsnøjagtigheden ved at lære af historiske data.
  

Blockchain:

• Blockchain-teknologi sikrer gennemsigtighed og sikkerhed i transaktioner ved at levere en uforanderlig hovedbog med alle faktura- og betalingsoplysninger, hvilket øger tilliden og overholdelsen af reglerne.

Automatisering af robotprocesser (RPA):

• RPA-bots kan håndtere gentagne opgaver som dataindtastning, håndtering af undtagelser og afstemning, hvilket yderligere reducerer manuel indgriben og øger effektiviteten.

Avanceret analyse og rapportering:

• Forbedrede analyser giver dybere indsigt i AP-resultater, cash flow-tendenser og leverandøradfærd, hvilket muliggør mere informeret beslutningstagning og strategisk planlægning.

Ved at forstå og automatisere de detaljerede trin i kreditorprocessen vil din virksomhed opnå betydelige effektivitetsgevinster, omkostningsbesparelser og forbedret økonomistyring. Implementering af avancerede løsninger til automatisering af kreditorbogholderi strømliner ikke kun din drift, men positionerer også din virksomhed til fremtidig vækst og succes på et konkurrencepræget marked. Hvad kan man ikke lide ved det?

For at nå dertil har du brug for kreditor-software

At vælge den rigtige kreditor-software er afgørende for effektiv AP-automatisering. Softwaren skal tilbyde robuste funktioner og problemfri integration (eller ideelt set indbygget inklusion) med dine eksisterende systemer.

Nøglefunktioner i AP-software

• Løsninger til fakturascanning og OCR: Optager og digitaliserer papirfakturaer.
• Automatiserede arbejdsgange: Effektiviserer godkendelsesprocessen.
• Integrationskapacitet: Integreres med eller er indbygget i ERP-systemer som Microsoft Dynamics 365.
• Analyse og rapportering: Giver indsigt i AP-resultater.
• Sikkerhedsfunktioner: Sikrer datasikkerhed og compliance.

Sammenligningstabel over populær AP-automatiseringssoftware

Software	Vigtige funktioner	Integration	Prisinterval	Point	Kilde
Microsoft Dynamics 365 BC & F&O	Fakturascanning, godkendelsesworkflows, analyser	Problemfri D365-integration	$$$	4.5/5	G2 Reviews
ExFlow	Fakturascanning, automatisering af arbejdsgange, indsigt i realtid	Brugerdefineret indbygget i Microsoft Dynamics 365	$$	4.6/5	G2 Reviews
Medius	Automatisering af fakturaer, udgiftsstyring, analyser	Integration med flere ERP-systemer, herunder Dynamics 365	$$	4.4/5	G2 Reviews
Tipalti	Globale betalinger, overholdelse af skatteregler, fakturafangst	Flere ERP-integrationer	$$	4.4/5	G2 Reviews
SAP Concur	Udgiftsstyring, automatisering af fakturaer, rapportering	Integration med SAP ERP	$$$	4.3/5	G2 Reviews

*Denne tabel giver en sammenligning af nogle populære softwareløsninger til automatisering af kundekontroller og fremhæver deres vigtigste funktioner, integrationsmuligheder, prisklasser og anmeldelsesscorer pr. juni 2024. Anmeldelsespunkterne er baseret på brugeranmeldelser fra G2 en velkendt platform for forretningssoftware.

Automatisering af AP-fakturaprocessen

Automatisering af AP-fakturaprocessen er en vigtig del af den samlede AP-automatisering. Det indebærer, at man bruger teknologi til at håndtere modtagelse, behandling og betaling af fakturaer.

Skridt til at automatisere AP-fakturaprocessen

1. Indfangning af fakturaer: Brug OCR til at digitalisere fakturaer.
2. Udtræk af data: Udtræk automatisk relevante data fra fakturaer.
3. Matchning af fakturaer: Match fakturaer med indkøbsordrer og kvitteringer.
4. Arbejdsgang for godkendelse: Send automatisk fakturaer til godkendelse.
5. Behandling af betalinger: Planlæg og udfør betalinger.
6. Opbevaring af dokumentation: Oprethold en digital oversigt over alle fakturaer og betalinger.

Automatisering af AP-fakturaer

Automatisering af AP-fakturaer fokuserer specifikt på automatisering af fakturarelaterede opgaver inden for kreditorprocessen. Det omfatter alt fra fakturamodtagelse til betalingsbehandling.

Fordele ved automatisering af AP-fakturaer

• Hurtigere behandling: Reducerer den tid, det tager at behandle fakturaer.
• Færre fejl: Minimerer menneskelige fejl i dataindtastning og -behandling.
• Omkostningsbesparelser: Sænker omkostningerne ved at reducere manuelt arbejde og undgå forsinkelsesgebyrer.
• Forbedret overholdelse: Sikrer overholdelse af virksomhedens politikker og lovkrav.
• Forbedrede relationer til leverandører: Sikrer rettidige betalinger og bedre kommunikation og relationer med leverandører.

Datapunkt: Lad os tale om omkostnings- og tidsbesparelser A undersøgelse foretaget af Aberdeen Group viste, at automatisering af AP-fakturaer kan reducere fakturabehandlingsomkostningerne med 80 % og forbedre fakturabehandlingshastigheden med 70 %.

At vælge den rigtige AP-automatiseringsløsning

Når du vælger en AP-automatiseringsløsning, skal du overveje følgende faktorer:

• Integration: Sørg for, at løsningen integreres, eller ideelt set er allerede er indbygget i dine eksisterende ERP og regnskabssystemer.
• Skalerbarhed: Vælg en løsning, der kan skaleres i takt med din virksomheds vækst.
• Brugervenlighed: Sørg for, at løsningen er nem at bruge for dit team.
• Kundesupport: Se efter en udbyder med robust kundesupport og uddannelsesressourcer.

Casestudie: BLS Industrier

For et eksempel fra den virkelige verden på fordelene ved AP-automatisering, se dette casestudie om, hvordan AP-automatisering og matchning af indkøbsordrer skabte effektivitet for den skandinaviske sanitetskoncern BLS Industries.

Effektivitetsgevinster ved AP-automatisering i forhold til manuelle processer

Effektivitetsgevinster med AP-automatisering

Metrisk effektivitet	Manuel proces	Automatiseret proces	Kilde
Tid til fakturabehandling	20 dage	8 dage	Institute of Finance & Management (IOFM)
Omkostninger til fakturabehandling	$15 pr. faktura	$3 pr. faktura	Aberdeen GroupAmerican Productivity & Quality Center (APQC)
Fejlprocent	3-5%	0.1-0.5%	American Productivity & Quality Center (APQC)
Rabatter ved tidlig betaling	10% af fakturaerne	25 % af fakturaerne	PayStream Advisors
Volumen af leverandørforespørgsler	100 forespørgsler pr. måned	20 forespørgsler pr. måned	PayStream Advisors

Så der har du det.

Implementering af AP-automatisering vil revolutionere og revidere din kreditorproces og føre til betydelige effektivitetsgevinster, omkostningsbesparelser og forbedrede leverandørrelationer. Ved at udnytte avanceret teknologi og bedste praksis kan du forvandle din kreditorafdeling til et strategisk aktiv for din virksomhed på ingen tid.

Er du allerede en Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) eller Finance and Operations (F&O) kunde? I så fald er ExFlow AP måske din ideelle AP-automatiseringspartner. Få mere at vide.