Hvorfor skal din organisation tage e-fakturering til sig?

Du leder måske efter måder at forbedre effektiviteten på, reducere omkostningerne og strømline dine økonomiske aktiviteter. En løsning, der har vundet stor udbredelse på det seneste, og det er der god grund til, er e-fakturering. Men hvad er det helt præcist, hvordan fungerer det, og hvorfor bør din organisation overveje at indføre det? Lad os udforske begrebet elektronisk fakturering, dets fordele og fordele, de involverede processer og de mandater og krav, der er forbundet med det. Snart vil du have en klar forståelse af, hvorfor e-fakturering er et must for virksomheder af alle størrelser – også din.

Hvad er e-fakturering?

Kort sagt henviser det til processen med at udstede, sende og modtage fakturaer i et digitalt format. I modsætning til traditionelle papirfakturaer oprettes, sendes og modtages digitale fakturaer elektronisk, hvilket eliminerer behovet for manuel håndtering og reducerer risikoen for fejl. E-fakturering indebærer brug af specialiseret software og platforme, der letter hele faktureringsprocessen fra oprettelse til betaling.

Hvad er e-fakturering?

E-fakturering, som ofte bruges i flæng med e-fakturering, henviser specifikt til den elektroniske præsentation af faktureringsoplysninger til kunderne. Mens e-fakturering dækker hele faktureringsprocessen, fokuserer e-fakturering på at levere fakturaen til dine kunder elektronisk, ofte via e-mail eller en webportal. Begge koncepter har til formål at forbedre effektiviteten, nøjagtigheden og gennemsigtigheden i faktureringsprocessen.

Om e-faktureringsprocessen

Processen omfatter flere vigtige trin, som alle er designet til at strømline og automatisere dine faktureringsworkflows:

1. Oprettelse af fakturaer: Fakturaer genereres ved hjælp af specialiseret software, som automatisk kan udfylde fakturadata fra dine eksisterende optegnelser.
2. Overførsel af fakturaer: Fakturaer sendes elektronisk til modtageren, typisk via e-mail eller en sikker webportal.
3. Godkendelse af fakturaer: Modtagerne gennemgår og godkender fakturaer elektronisk ved hjælp af software til elektronisk fakturagodkendelse.
4. Betaling af fakturaer: Betalinger behandles elektronisk og smelter sammen med dine elektroniske faktureringssystemer for at sikre rettidige og præcise betalinger.
5. Fakturaarkivering: E-fakturaer gemmes elektronisk, hvilket gør det nemt og effektivt at genfinde og revidere dem.

Hvad er fordelene ved e-fakturering?

• Omkostningsbesparelser: E-fakturering reducerer de omkostninger, der er forbundet med papir, print og porto.
  I henhold til Billentis-rapport kan virksomheder spare op til 80 % på faktureringsomkostningerne ved at skifte til e-fakturering.
• Hurtigere betalinger: E-fakturaer leveres med det samme, hvilket reducerer den tid, det tager for fakturaer at blive behandlet og betalt.
  Det forbedrer pengestrømmen og reducerer antallet af udestående salgsdage (DSO).
• Forbedret nøjagtighed: Automatiseret dataindtastning minimerer menneskelige fejl, hvilket fører til mere nøjagtige fakturaer og færre tvister.
• Forbedret effektivitet: E-fakturering strømliner faktureringsprocessen og reducerer den tid og indsats, der kræves for at håndtere fakturaer manuelt.
• Miljøpåvirkning: Ved at eliminere papirfakturaer kan din organisation reducere sit miljømæssige fodaftryk betydeligt.

Integration af regnskabssystem

Integration af dit digitale faktureringssystem med dit regnskabssystem kan i høj grad forbedre økonomistyringen. Denne integration giver mulighed for et jævnt dataflow mellem fakturerings- og regnskabsfunktioner, hvilket reducerer manuel dataindtastning og risikoen for fejl. Det muliggør også økonomisk sporing og rapportering i realtid, hvilket giver din organisation bedre kontrol over sit cash flow og sin økonomiske sundhed.

• Automatisk afstemning: E-fakturering integreret med regnskabssoftware kan automatisk afstemme fakturaer med betalinger, hvilket reducerer behovet for manuel indgriben.
• Overholdelse af regler: Integrerede systemer hjælper med at sikre, at din faktureringspraksis er i overensstemmelse med relevante regler ved automatisk at anvende de nødvendige skattesatser og holde optegnelserne opdaterede.
• Strømlinet revision: Når alle faktureringsdata er gemt elektronisk og integreret i dit regnskabssystem, bliver revisioner mere ligetil og mindre tidskrævende.

Elektronisk fakturahåndtering

Effektiv elektronisk fakturahåndtering indebærer brug af digitale løsninger til at håndtere hele livscyklussen for en faktura. Dette inkluderer:

• Automatisk fakturagenerering: Fakturaer genereres automatisk ud fra foruddefinerede skabeloner og data fra dine ERP-systemer.
• Sporing i realtid: Din organisation kan spore status på fakturaer i realtid, hvilket sikrer gennemsigtighed og ansvarlighed.
• Integreret betalingsbehandling: E-faktureringssystemer kan integreres med betalingsgateways og muliggøre problemfri elektronisk fakturabetaling.
• Overholdelse og arkivering: Automatiserede løsninger sikrer overholdelse af lovkrav og giver sikker langtidsopbevaring af fakturaer til revisionsformål.

Alt om mandater til e-fakturering

Mange lande har implementeret mandater for at standardisere og fremme brugen af elektronisk fakturering. Disse mandater kræver, at virksomheder indsender fakturaer elektronisk til offentlige myndigheder eller forretningspartnere. For eksempel har EU indført den europæiske standard for e-fakturering, mens lande som Italien og Indien har indført deres egne specifikke regler.

Hvor i verden bruges elektronisk fakturering?

Rejsen mod automatisering af fakturaer varierer betydeligt på tværs af regioner. Europa og Latinamerika er frontløbere med omfattende lovgivningsmæssige rammer og udbredt anvendelse. APAC-regionen viser stærke fremskridt, hvor flere lande har indført standardiserede rammer som Peppol. Nordamerika er ved at indhente det forsømte, især i den private sektor, mens Mellemøsten og Afrika er i de tidlige stadier, men viser en lovende udvikling.

EMEA (Europa, Mellemøsten og Afrika)

Europa

Indførelse og brug: Europa er en global leder inden for digital fakturering, drevet af robuste lovgivningsmæssige rammer og regeringsmandater. Den Europæiske Union (EU) har implementeret den europæiske standard, der gør elektroniske fakturaer obligatoriske for B2G-transaktioner (Business-to-Government). Mange EU-medlemsstater har udvidet disse krav til B2B-transaktioner (Business-to-Business). Udvikling: EU fortsætter med at udvikle sin infrastruktur for e-fakturering med henblik på interoperabilitet og sømløse transaktioner på tværs af grænserne. Europa-Kommissionen støtter forskellige initiativer til at fremme digital fakturering og strømline skatterapportering.

Frontløberne:

• Italien: Et af de første lande, der pålagde elektronisk fakturering for alle transaktioner, herunder B2B og B2C (Business-to-Consumer).
• Spanien: Stærk udbredelse med obligatoriske krav til B2G-transaktioner og udvidelse til B2B.
• Frankrig: På vej mod obligatoriske B2B-processer inden 2024.

Mellemøsten

Indførelse og brug: Mellemøsten er gradvist ved at indføre e-fakturering, og flere lande har indført eller planlægger at indføre visse regler. Udvikling: Indsatsen er fokuseret på at modernisere skattesystemerne og forbedre overholdelsen. Saudi-Arabien og De Forenede Arabiske Emirater fører an med lovgivningsmæssige rammer.

Frontløberne:

• Saudi-Arabien: Indførte obligatorisk e-fakturering for alle transaktioner fra december 2021.
• DE FORENEDE ARABISKE EMIRATER: Følger nøje med i planerne om at vedtage lignende regler i den nærmeste fremtid.

Afrika

Indførelse og brug: Udbredelsen i Afrika er på et tidligt stadie, og nogle lande udforsker digitale løsninger for at forbedre skatteopkrævningen og reducere svindel. Udvikling: Pilotprojekter og regionale samarbejder er med til at etablere den nødvendige infrastruktur for en bredere anvendelse.

Frontløberne:

• Sydafrika: Førende inden for procesadoption med initiativer til at modernisere skatteadministrationen.

APAC (Asien og Stillehavsområdet)

Indførelse og brug: APAC-regionen viser forskellige niveauer af indførelse. Lande som Australien og New Zealand har gjort betydelige fremskridt, mens andre befinder sig i de tidlige stadier af implementeringen. Udvikling: Regeringerne i regionen er i gang med at udvikle rammer for digital fakturering for at forbedre forretningseffektiviteten og overholdelsen af skattereglerne. Grænseoverskridende interoperabilitet er et vigtigt fokusområde.

Frontløberne:

• Australien: Vedtog Peppol-rammen for e-fakturering, hvilket gør det obligatorisk for B2G-transaktioner og fremmer det for B2B.
• New Zealand: I lighed med Australien bruger de også Peppol-netværket.
• Singapore: Implementerede det landsdækkende e-faktureringsnetværk i overensstemmelse med Peppol-standarden.
• Indien: Obligatorisk e-fakturering for virksomheder over en vis omsætningstærskel, med planer om at udvide dækningen.

Amerika

Nordamerika

Udbredelse og brug: I Nordamerika er udbredelsen stigende, især blandt store virksomheder og offentlige enheder. USA og Canada gør fremskridt, men mangler en fælles lovgivningsmæssig ramme. Udvikling: Der arbejdes på at standardisere processer og fremme anvendelsen blandt SMV’er (små og mellemstore virksomheder).

Frontløberne:

• De Forenede Stater: Stigende brug af e-fakturering i både den offentlige og den private sektor, men endnu ikke obligatorisk.
• Canada: Fremme af processen gennem initiativer som Canada Revenue Agency’s e-faktureringsløsninger.

Latinamerika

Indførelse og brug: Latinamerika er førende på verdensplan, når det gælder indførelse af e-fakturering, drevet af strenge regeringsmandater, der har til formål at reducere skatteunddragelse og forbedre effektiviteten. Udvikling: Landene i denne region har avancerede infrastrukturer for e-fakturering med realtidsrapportering til skattemyndighederne.

Frontløberne:

• Brasilien: Pioner i processen med obligatoriske krav til alle virksomheder.
• Mexico: Indførte obligatorisk e-fakturering, kendt som CFDI, for alle transaktioner.
• Chile: Et af de første lande, der indførte e-fakturering, som nu er obligatorisk for alle virksomheder.
• Argentina: Omfattende system allerede på plads, obligatorisk for alle transaktioner.

Besøg KPMG-rapporten for at få flere oplysninger om global overholdelse af reglerne for elektronisk fakturering: Global e-fakturering og digitale rapporteringsmandater

Hvad du bør vide om kravene

For at overholde kravene til e-fakturering skal din virksomhed leve op til specifikke krav:

• Standardiserede formater: Fakturaer skal genereres i standardiserede formater som XML eller PDF/A-3.
• Digitale signaturer: I nogle jurisdiktioner skal fakturaer indeholde digitale signaturer for at sikre ægthed og integritet.
• Datafelter: Fakturaer skal indeholde specifikke datafelter, herunder skatteoplysninger, fakturanumre og betalingsbetingelser.
• Sikker overførsel: Fakturaer skal overføres sikkert for at forhindre uautoriseret adgang eller manipulation.

Fakturatyper

Der er forskellige typer af fakturaer, som din virksomhed kan støde på i den elektroniske proces:

• Standardfakturaer: Traditionelle fakturaer, der udstedes for leverede varer eller tjenesteydelser.
• Kreditnotaer: Udstedes for at korrigere eller reducere beløbet på en tidligere udstedt faktura.
• Debetnotaer: Udstedes for at øge beløbet på en tidligere udstedt faktura.
• Proformafakturaer: Foreløbige fakturaer, der sendes før den endelige levering af varer eller tjenesteydelser.

Tilbagevendende fakturaer: Udstedes for løbende tjenester eller abonnementer på regelmæssig basis.

Manuel fakturering

På trods af fordelene ved e-fakturering er nogle virksomheder stadig afhængige af manuel fakturering. Manuel fakturering indebærer, at man opretter, udskriver og sender papirfakturaer. Denne proces er tidskrævende, fejlbehæftet og resulterer ofte i forsinkelser og højere omkostninger. De trin, der er involveret i manuel fakturering, omfatter typisk:

1. Oprettelse af fakturaer: Manuel indtastning af data i en fakturaskabelon, som kan være udsat for menneskelige fejl.
2. Udskrivning: Udskrivning af fakturaen, hvilket medfører omkostninger til papir, blæk og vedligeholdelse af udskrivningsudstyr.
3. Postforsendelse: At sende fakturaen via postvæsenet, hvilket giver ekstra omkostninger til porto og yderligere forsinkelser i leveringen.
4. Behandling af betaling: Venter på, at modtageren manuelt behandler fakturaen og sender en betaling, ofte via checks eller manuelle bankoverførsler.
5. Opbevaring af dokumentation: Arkivering og opbevaring af papirkopier af fakturaer, som kan optage fysisk plads og være svære at håndtere og genfinde.

Disse manuelle processer kan føre til flere ineffektiviteter:

• Tidskrævende: Hvert trin i den manuelle faktureringsproces kræver betydelig tid og indsats, fra dataindtastning til postforsendelse og bogføring.
• Udsat for fejl: Menneskelige fejl i dataindtastning og beregninger kan føre til tvister om fakturaer og forsinkelser i betalingen.
• Høje omkostninger: Omkostninger til print, porto og opbevaring løber op over tid og påvirker din bundlinje.
• Forsinkede betalinger: Manuel fakturering resulterer ofte i længere betalingscyklusser, hvilket påvirker dit cash flow og din arbejdskapital.

Miljøpåvirkning: Brugen af papir og fysisk opbevaring bidrager til miljøforringelse.

Aspekt	Manuel fakturering	E-fakturering
Omkostninger	Høj (udskrivning, porto)	Lav (digital behandling)
Hastighed	Langsom (levering af post)	Hurtig (øjeblikkelig elektronisk levering)
Nøjagtighed	Udsat for fejl	Høj nøjagtighed (automatiserede data)
Miljøpåvirkning	Højt (papirforbrug)	Lav (papirløs)
Effektivitet	Tidskrævende	Strømlinet og automatiseret

Overgang til e-fakturering kan eliminere denne ineffektivitet og give betydelige forbedringer i nøjagtighed og hastighed. For eksempel kan implementering af en robust e-faktureringsløsning som ExFlow automatisere hele faktureringsprocessen, fra oprettelse til godkendelse og betaling. Det reducerer ikke kun den tid og de omkostninger, der er forbundet med manuel fakturering, men sikrer også overholdelse af lovkrav og forbedrer den samlede driftseffektivitet.

Software og løsninger

For at implementere e-fakturering effektivt har din organisation brug for pålidelig software og løsninger. Nogle populære systemer omfatter:

• ExFlow: En elektronisk fakturabehandlingsløsning, der automatiserer arbejdsgange for fakturagodkendelse og er indbygget i MS D365 F&O og Business Central.
• MSInvoice: En cloudbaseret faktureringsløsning, der integreres problemfrit med Microsoft Dynamics 365 (E-fakturaer D365).
• Microsoft Fakturering: En del af Microsoft Office 365, der tilbyder enkel og effektiv oprettelse og håndtering af fakturaer.
• Fakturering i skyen: Cloudbaserede faktureringsplatforme, der giver skalerbarhed, tilgængelighed og opdateringer i realtid.

Disse e-faktureringsløsninger tilbyder funktioner som automatiseret fakturagenerering, elektronisk fakturagodkendelse, sporing i realtid og sikker opbevaring, hvilket gør dem til uundværlige værktøjer for moderne virksomheder.

Funktion	MSInvoice	ExFlow	Microsoft Invoicing	Cloud Invoicing
Integration med ERP	Ja (D365)	Ja	Ja	Ja
Automatiseret fakturagenerering	Ja	Ja	Ja	Ja
Elektronisk godkendelse af fakturaer	Ja	Ja	Ja	Ja
Sporing i realtid	Ja	Ja	Ja	Ja
Sikker opbevaring	Ja	Ja	Ja	Ja

Hvis du vil have mere information om en robust, markedsledende løsning, kan du overveje at udforske ExFlow e-fakturering.

Hvordan kan jeg få e-fakturering til at fungere for min organisation?

Skiftet til digital fakturering er mere end bare en trend; det er et strategisk skridt i retning af større effektivitet, omkostningsbesparelser og nøjagtighed i den finansielle drift. Ved at udnytte banebrydende software og løsninger kan din organisation strømline sine faktureringsprocesser, sikre overholdelse af mandater og få hurtigere betalinger. Fordelene ved automatisering er tydelige, og virksomheder, der tager denne teknologi til sig, vil være godt positioneret til at trives i den digitale økonomi. Kort sagt giver automatiseret fakturabehandling en lang række fordele, som kan ændre den måde, din organisation håndterer fakturaer på. Fra omkostningsbesparelser til forbedret nøjagtighed og hurtigere betalinger – fordelene er ubestridelige. Efterhånden som flere lande indfører e-faktureringsmandater, vil det sikre, at din organisation forbliver kompatibel og konkurrencedygtig, hvis du er på forkant med udviklingen ved at indføre e-faktureringsløsninger. Omfavn fremtidens fakturering i dag, og udnyt potentialet i digital fakturering for din virksomhed. For yderligere indsigt og mere detaljerede oplysninger om e-fakturering kan du udforske yderligere kilder som f.eks:

• Billentis-rapport
• Rapport fra Europa-Kommissionen
• Oversigt over Microsofts elektroniske fakturering