Dynamics 365: Typer af fakturamatchning

Introduktion til fakturamatchning i Dynamics 365

Effektiv fakturamatchning er unægtelig en afgørende del af din virksomheds finansielle processer.
Dynamics 365 tilbyder en række funktioner til at strømline processen, især gennem dens fakturamatchningsfunktioner.
Fakturamatchning i Dynamics 365 sikrer, at fakturaer, indkøbsordrer og kvitteringer er nøjagtigt afstemt, hvilket reducerer uoverensstemmelser og giver dig mere præcis økonomisk kontrol og øget ro i sindet.

Hvad er nøglebegreberne i fakturamatchning?

Fakturamatchning er en kritisk regnskabsproces, hvor fakturaer sammenlignes med indkøbsordrer og modtagelsesrapporter for at sikre overensstemmelse, før betalingen foretages.
Denne proces hjælper med at forhindre overbetalinger, dobbeltbetalinger og svindel og sikrer, at du kun betaler for det, du har modtaget og godkendt.

Typer af fakturamatchning i Dynamics 365

Dynamics 365 understøtter flere typer fakturamatchning for at imødekomme forskellige forretningsbehov.
Disse omfatter 2-vejs, 3-vejs og 4-vejs matching, der hver især tilbyder forskellige niveauer af verifikation og kontrol.

2-vejs fakturamatchning i D365

2-vejs fakturamatchning indebærer, at fakturaen sammenlignes direkte med indkøbsordren.
Denne metode sikrer, at de fakturerede mængder og beløb stemmer overens med de mængder og priser, der oprindeligt blev bestilt, og kontrollerer, at de fakturerede priser og mængder stemmer overens med det, der blev aftalt i indkøbsordren.
Denne tilgang er relativt ligetil og effektiv, hvilket gør den velegnet, hvis du er på udkig efter en hurtigere verificeringsproces.
Det er dog vigtigt at bemærke, at denne metode muligvis ikke fanger uoverensstemmelser i forbindelse med den faktiske modtagelse af varer eller tjenesteydelser, da den ikke involverer matchning af fakturaen med modtagelsesdokumentationen.
Hvis en vare f.eks. blev bestilt, men aldrig modtaget, eller hvis den modtagne mængde afviger fra den bestilte, vil 2-vejs matching i kreditorbogholderiet muligvis ikke opdage disse problemer, da bogføring af produktmodtagelse er en valgfri proces i denne metode.

3-vejs fakturamatchning i D365

3-vejs fakturamatchning tilføjer et ekstra lag af kontrol ved at inddrage varemodtagelsen i processen.
I denne metode sammenlignes fakturaen ikke kun med indkøbsordren, men også med modtagelsesrapporten (varemodtagelsesseddel).
Det sikrer, at der kun betales for varer, der rent faktisk er modtaget, og at de modtagne mængder stemmer overens med både indkøbsordren og fakturaen.
Denne proces er med til at reducere risikoen for at betale for varer, der er bestilt, men ikke modtaget, eller for mængder, der ikke svarer til det, der blev leveret.
Ved at inkludere modtagelsesrapporten giver 3-vejs matching en mere præcis verificering og hjælper dig med at sikre, at både ordren og varemodtagelsen er korrekt, før du behandler betalingen.

4-vejs fakturamatchning i D365

4-vejs fakturamatchning er den mest grundige og omfattende metode, der findes i Microsoft Dynamics 365.
Denne proces involverer matchning af fakturaen med indkøbsordren, modtagelsesrapporten og inspektionsrapporten.
Ved at inkludere inspektionsrapporten sikrer 4-vejs matching, at varerne ikke kun er modtaget, men at de også opfylder de nødvendige kvalitetsstandarder og specifikationer, der er beskrevet i indkøbsordren.
Denne metode er især fordelagtig, hvis du har at gøre med varer af høj værdi eller regulerede varer, hvor overholdelse af specifikke standarder er kritisk.
I produktions- eller medicinalindustrien kan det f.eks. være afgørende at sikre, at de modtagne varer lever op til kvalitetskontrollen.
Denne grundige verificeringsproces hjælper med at forhindre betaling for varer, der ikke lever op til standarderne, og beskytter dermed din organisations interesser og sikrer overholdelse af kvalitetsstandarderne.

Fakturamatchningstype	Verifikationspunkter	Velegnet til
2-vejs matchning	Indkøbsordre vs. faktura	Hurtig verifikation, transaktioner med lavere risiko
3-vejs matchning	Indkøbsordre vs. faktura vs. modtagelsesrapport	Moderat risiko, sikring af varemodtagelse
4-vejs matchning	Indkøbsordre vs. faktura vs. modtagelsesrapport vs. inspektionsrapport	Varer af høj værdi eller regulerede varer, kvalitetskontrol

Hver type fakturamatchning tilbyder forskellige niveauer af verificering og er velegnet til forskellige forretningsbehov og brancher, afhængigt af kompleksiteten og kravene til de varer eller tjenester, der købes.
Lad os se nærmere på, hvordan fakturamatchning ser ud i Finance and Operations (F&O) og Business Central (BC).

Eksempel på scenarie for fakturamatchning i D365 Finance and Operations

En virksomhed ved navn “TechGoods Inc.” bestiller elektronik af høj værdi fra forskellige leverandører.
Virksomheden implementerer fakturamatchning i Dynamics 365 Finance and Operations for at sikre nøjagtighed i deres finansielle transaktioner.

Definitioner af fakturamatchningstyper

• 2-vejs matchning: Sammenligner indkøbsordren (PO) med fakturaen.
• 3-vejs matchning: Sammenligner PO, varemodtagelse (GR) og fakturaen.
• 4-vejs matchning: Sammenligner PO, GR, faktura og inspektion.

Sammenligningstabel for D365 Finance and Operations:

Matchende type	Sammenlignede dokumenter	Example Scenario	Fordele	Dynamics 365 F&O Features
2-vejs matchning	Indkøbsordre (PO) og faktura	- PO oprettet for 50 bærbare computere fra leverandør A - Faktura modtaget for 50 bærbare computere fra leverandør A	- Sikrer, at fakturabeløbet stemmer overens med bestillingsbeløbet - Hurtig validering af enkle køb	- Grundlæggende validering af matchning mellem PO- og fakturabeløb - Automatiserede advarsler om uoverensstemmelser
3-vejs matchning	PO, varemodtagelse (GR) og faktura	- PO oprettet for 50 bærbare computere fra leverandør A - Varemodtagelse bekræfter, at 50 bærbare computere er modtaget - Faktura for 50 bærbare computere fra leverandør A	- Kontrollerer, at den modtagne mængde stemmer overens med både bestillingen og fakturaen - Reducerer risikoen for at betale for varer, der ikke er modtaget	- Matchningsvalidering inklusive modtaget mængde - Detaljerede matchningsregler, der kan konfigureres for GR og faktura
4-vejs matchning	PO, GR, faktura og inspektion	- PO oprettet for 50 bærbare computere fra leverandør A - Varemodtagelse bekræfter modtagelse af 50 bærbare computere - Inspektionsrapport bekræfter kvalitet - Faktura for 50 bærbare computere fra leverandør A	- Sikrer, at modtagne varer opfylder kvalitetsstandarder før betaling - Minimerer returneringer og tvister	- Omfattende matchning, herunder inspektionsrapporter - Tilpassede arbejdsgange for inspektion og godkendelse

Fordele ved fakturamatchning for vare- og leverandørkombinationer

Nøjagtighed i finansielle transaktioner:

• 2-vejs matchning: Sikrer grundlæggende nøjagtighed ved at matche fakturabeløb med indkøbsordrer.
• 3-vejs matchning: Tilføjer verifikation af modtagne varer og sikrer, at fakturaer kun betales for modtagne varer.
• 4-vejs matchning: Tilføjer et kvalitetstjek, der sikrer, at der kun betales for varer, der består inspektionen.

Forebyggelse af svindel:

• Matchning af fakturaer med PO’er og GR’er hjælper med at forhindre svigagtige aktiviteter som f.eks. fakturering for varer, der ikke er bestilt eller modtaget.

Reduktion af tvister:

• Ved at sikre, at alle dokumenter stemmer overens, minimeres tvister mellem virksomheden og leverandørerne, hvilket fører til bedre relationer til leverandørerne.

Operationel effektivitet:

• Automatisering af matchningsprocessen i Dynamics 365 reducerer den manuelle arbejdsbyrde, fremskynder behandlingstiden og øger den samlede effektivitet.

Forbedret styring af pengestrømme:

• Sikrer, at betalinger foretages nøjagtigt og til tiden, hvilket forbedrer cash flow management og finansiel planlægning.

Dynamics 365 Finance and Operations-funktioner til fakturamatchning

• Automatiserede arbejdsgange: Konfigurerbare workflows for forskellige matchningstyper for at automatisere godkendelsesprocessen.
• Advarsler og meddelelser: Systemgenererede advarsler om uoverensstemmelser for at sikre rettidig løsning.
• Detaljeret rapportering: Omfattende rapporter om matchede og ikke-matchede fakturaer til revisions- og overholdelsesformål.
• Regler, der kan tilpasses: Mulighed for at indstille specifikke matchningsregler og tolerancer baseret på forretningsbehov.
• Integration med andre moduler: Sømløs integration med indkøbs-, lager- og kvalitetsstyringsmoduler for end-to-end-synlighed.

Scenariet med fakturamatchning kan også anvendes i Dynamics 365 Business Central, selvom der er nogle forskelle i funktionerne og mulighederne i forhold til Dynamics 365 Finance and Operations.

Lad os skitsere, hvordan 2-vejs, 3-vejs og 4-vejs fakturamatchning fungerer i Business Central og sammenligne det med Finance and Operations.

Sammenligningstabel for D365 Business Central

Matchende type	Sammenlignede dokumenter	Eksempel på scenarie	Fordele	Funktioner i Business Central
2-vejs matchning	Indkøbsordre (PO) og faktura	- PO oprettet for 50 bærbare computere fra leverandør A Faktura modtaget for 50 bærbare computere fra leverandør A	- Sikrer, at fakturabeløbet stemmer overens med bestillingsbeløbet Hurtig validering af enkle indkøb	- Grundlæggende validering af matchning mellem PO- og fakturabeløb Automatiske advarsler om uoverensstemmelser
3-vejs matchning	PO, varemodtagelse (GR) og faktura	- PO oprettet for 50 bærbare computere fra leverandør A Varemodtagelse bekræfter modtagelse af 50 bærbare computere Faktura for 50 bærbare computere fra leverandør A	- Kontrollerer, at den modtagne mængde svarer til både bestillingen og fakturaen Reducerer risikoen for at betale for varer, der ikke er modtaget	- Matchende validering inklusive modtaget mængde Detaljerede matchningsregler, der kan konfigureres for GR og faktura
4-vejs matchning	PO, GR, faktura og inspektion	- PO oprettet for 50 bærbare computere fra leverandør A Varemodtagelse bekræfter modtagelse af 50 bærbare computere Inspektionsrapport bekræfter kvalitet Faktura for 50 bærbare computere fra leverandør A	- Sikrer, at modtagne varer opfylder kvalitetsstandarderne før betaling Minimerer returneringer og tvister	- Omfattende matchning, herunder inspektionsrapporter Tilpassede workflows til inspektion og godkendelse

Fordele og funktioner i Business Central

Nøjagtighed i finansielle transaktioner:

• 2-vejs matchning: I lighed med Finance and Operations sikrer Business Central grundlæggende nøjagtighed ved at matche fakturabeløb med PO’er.
• 3-vejs matchning: Tilføjer verifikation af modtagne varer og sikrer, at fakturaer kun betales for modtagne varer.
• 4-vejs matchning: Business Central kan også håndtere kvalitetstjek, hvis det integreres med de relevante kvalitetsstyringsprocesser, men det kan kræve yderligere tilpasning eller tredjepartsløsninger.

Forebyggelse af svindel:

• Business Central hjælper også med at forhindre svigagtige aktiviteter gennem fakturamatchning og godkendelsesworkflows.

Reduktion af tvister:

• Sikrer, at alle dokumenter stemmer overens, hvilket minimerer tvister mellem virksomheden og leverandørerne.

Operationel effektivitet:

• Automatisering af matchningsprocessen i Business Central reducerer den manuelle arbejdsbyrde og fremskynder behandlingstiden.

Forbedret styring af pengestrømme:

• Sikrer nøjagtige og rettidige betalinger og forbedrer cash flow management.

Business Central-funktioner til fakturamatchning

• Automatiserede arbejdsgange: Konfigurerbare workflows til at automatisere godkendelsesprocessen for fakturaer.
• Advarsler og meddelelser: Systemgenererede advarsler om uoverensstemmelser for at sikre rettidig løsning.
• Detaljeret rapportering: Rapporter om matchede og ikke-matchede fakturaer til revisions- og overholdelsesformål.
• Regler, der kan tilpasses: Mulighed for at indstille specifikke matchningsregler og tolerancer.
• Integration med andre moduler: Integration med indkøbs-, lager- og tredjeparts kvalitetsstyringsløsninger.

De vigtigste forskelle mellem Business Central og Finance and Operations

• Omfang og kompleksitet: Finance and Operations er generelt velegnet til større virksomheder med mere komplekse behov, mens Business Central er skræddersyet til små og mellemstore virksomheder.
• Tilpasning og fleksibilitet: Finance and Operations tilbyder mere omfattende tilpasningsmuligheder ud af boksen, mens Business Central kan opnå lignende funktionalitet gennem udvidelser og tredjepartsapps.
• Integration: Begge systemer integreres godt med andre Microsoft-produkter, men Finance and Operations har dybere integrationsmuligheder til mere komplekse virksomhedsbehov.

Kort sagt, mens kerneprincipperne og fordelene ved fakturamatchning er de samme i begge systemer, kan de specifikke funktioner og omfanget af tilpasninger i Business Central være forskellige.
Business Central kan håndtere 2- og 3-vejs matching effektivt, og med lidt tilpasning kan det også understøtte 4-vejs matching, hvilket giver robust kontrol over fakturabehandling og leverandørstyring i din virksomhed.

Sådan konfigureres D365-regler for fakturamatchning

Konfiguration af regler for fakturamatchning i Dynamics 365 indebærer opsætning af parametre og tærskler, der dikterer, hvordan systemet håndterer uoverensstemmelser.
Du kan definere tolerancer for pris- og mængdeafvigelser, opsætte godkendelsesworkflows for undtagelser og automatisere korrigerende handlinger.
Korrekt konfiguration sikrer, at systemet er i overensstemmelse med din virksomheds politikker og reducerer manuel indgriben.

Automatisering af processerne for fakturamatchning

Automatisering spiller en vigtig rolle i at forbedre effektiviteten af fakturamatchning i Dynamics 365.
Automatiseret matchning reducerer manuelle fejl, fremskynder matchningsprocessen og sikrer konsistens.
Dynamics 365 udnytter AI og maskinlæring til at forbedre matchningsnøjagtigheden og håndtere undtagelser mere effektivt.

Almindelige udfordringer ved fakturamatchning

På trods af de mange fordele kan fakturamatchning i Dynamics 365 give et par udfordringer.
Almindelige problemer omfatter håndtering af store mængder fakturaer, håndtering af undtagelser og integration med andre økonomisystemer.
At sikre nøjagtig dataindtastning og opretholde opdaterede stamdata er også afgørende for at minimere fejl.

Bedste praksis for effektiv fakturamatchning

For at maksimere effektiviteten af fakturamatchning i Dynamics 365 er det vigtigt at følge bedste praksis som f.eks:

• Regelmæssig opdatering af stamdata: Sørg for, at leverandøroplysninger, produktkataloger og prisoplysninger er aktuelle.
• Indstilling af realistiske tolerancer: Definer acceptable afvigelsesgrænser for pris og mængde for at skabe balance mellem kontrol og effektivitet.
• Uddannelse af personale: Udstyr dine medarbejdere med viden til at håndtere undtagelser og bruge systemet effektivt.
• Kontinuerlig overvågning og forbedring: Gennemgå regelmæssigt fakturamatchningsprocesser og finpuds reglerne for at tilpasse dem til skiftende forretningsbehov.

Tilpasning af workflows til fakturamatchning med ExFlow

ExFlow AP, en indbygget AP-automatiseringsløsning til Dynamics 365, giver avanceret funktionalitet til at tilpasse workflows til fakturamatchning.
Den tilbyder forbedret automatisering, bedre håndtering af undtagelser og mere detaljerede Power BI-analyser.
Virksomheder kan skræddersy arbejdsgange til deres specifikke krav og dermed forbedre den samlede effektivitet og kontrol.

Få mere at vide om ExFlow AP-automatisering til Business Central.

Analyse og rapportering af fakturamatchning

Dynamics 365 giver kraftfulde analyse- og rapporteringsværktøjer til at overvåge effektiviteten af fakturamatchning.
Du kan generere detaljerede rapporter om matchningsrater, undtagelser og behandlingstider.
Denne indsigt vil hjælpe dig med at identificere flaskehalse, optimere processer og sikre overholdelse af finansielle kontroller.

2-vejs kamp vs. 3-vejs kamp

Hvad er forskellen mellem 2-vejs og 3-vejs fakturamatchning?

• 2-vejs matchning: Sammenligner fakturaen direkte med indkøbsordren.
• 3-vejs matchning: Tilføjer et ekstra lag ved at sammenligne fakturaen, indkøbsordren og modtagelsesrapporten for at sikre, at varerne er blevet modtaget.

For en mere detaljeret forståelse henvises til Microsofts vejledning om politikker for trevejsmatchning.

Få styr på Dynamics 365-fakturamatchningstyperne

At beherske de forskellige typer af fakturamatchning i Dynamics 365 er afgørende for en effektiv økonomistyring.
Ved at forstå og implementere 2-vejs, 3-vejs og 4-vejs matching, konfigurere robuste regler, udnytte automatisering og bruge værktøjer som ExFlow, kan virksomheder forbedre deres fakturabehandling betydeligt.
Ved at indføre bedste praksis og bruge analyser til løbende forbedringer kan du sikre, at dine D365-fakturamatchningsprocesser er både effektive og virkningsfulde, hvilket giver et solidt fundament for økonomisk nøjagtighed og kontrol.

For yderligere vejledning kan du læse vores omfattende guide til automatisering af fakturaer til Dynamics 365 her.