Med ExDoc® har Länsförsäkringar Kalmar gått från pärmar på 9 olika kontor till full kontroll på sina avtal.
Pian Östin jobbar som Redovisningschef på Länsförsäkringar Kalmar län. Totalt är de cirka 170 anställda. Pian har sin arbetsplats på ekonomiavdelningen i Västervik och förutom kontoret i Västervik finns ytterligare 8 kontor runt om i länet. När det gäller deras avtalshantering, arbetade man tidigare som man alltid gjort.
–Det var pärmar som gällde, berättar Pian, och pärmarna med avtalen fanns utspridda på alla våra 9 länskontor. Så varje gång ett avtal skulle tas fram för att uppdateras eller ses över, var vi tvungna att leta i mängder av pärmar på flera kontor. Vi hade med andra ord ingen överblick!
En dag blev IT-chefen i Västervik uppringd från ett annat kontor där man redan arbetade i ExDoc, ett system som underlättat för dem i deras avtalshantering och som de var mycket nöjda med. Det blev en väckarklocka för de ansvariga i Kalmar län, som insåg att de också skulle behöva en översikt och en bättre kontroll över sina avtal.
-Det föll sig rätt naturligt att vi skulle välja SignUps avtalshanteringssytem ExDoc, eftersom våra kollegor var så nöjda och det fanns ett stort behov att få samla alla våra avtal på ett och samma ställe. ExDoc kändes enkelt och smidigt och var dessutom ett lagom stort system för oss.
Idag har Länsförsäkringar Kalmar Län över 350 avtal registrerade i ExDoc, allt ifrån leverantörs- och samarbetsavtal med andra Länsförsäkringskontor till upphandlingsavtal med olika verkstäder på skadesidan.
Dessutom har alla dokumentägare genom inloggning som ”viewers” tillgång till avtalen, oavsett vilket regionalkontor de sitter på.
– Nu flyter allting på, säger Pian glatt! Det känns riktigt skönt och alla originalavtal skickas hit till oss på ekonomiavdelningen i Västervik för skanning och registrering. Så fort ett avtal är registrerat, har alla godkända dokumentägare tillgång till det – oavsett var i organisationen de befinner sig.
Pian och hennes kollegor ser flera fördelar jämfört med hur de tidigare arbetade med sina avtal:
- Allt på ett och samma ställe – nu behöver vi inte leta i pärmar. Med ExDoc har vi översikt och en bättre tillgänglighet till alla våra avtal.
- Automatiska påminnelser – nu missar vi inga deadlines. ExDoc ger oss en påminnelse via e-post när ett avtal ska uppdateras..
- En effektiv sökfunktion – nu hittar vi enklare. Sökfunktionen är viktig, den förenklar och underlättar fantastiskt mycket.
SignUp har infriat alla sina löften och installationen av systemet har fungerat mycket bra. Pian och hennes kollegor är mycket nöjda och de gånger de behövt stöd eller hjälp, har deras kontaktperson på SignUp alltid svarat snabbt och vid behov hänvisat till en tekniker.
– Vi har helt enkelt fått kontroll över vår avtalshantering, säger Pian, vilket känns tryggt!
