Med ExDoc® har ICA Maxi Södertälje kontroll på alla sina leverantörs- och anställningsavtal
Annika Svensson är vice vd och delägare i ICA Maxi Södertälje. Butiken har en relativt liten administrativ organisation och därför letade Annika, tillsammans med övriga i ledningsgruppen, efter ett system som kunde underlätta hanteringen av alla leverantörs- och anställningsavtal. Valet föll på ExDoc, SignUps elektroniska avtalshanteringssystem.
– I grunden är alla här butiksmänniskor, berättar Annika, och butiken och kunderna kommer alltid i första hand. Vi ligger ständigt efter med vårt kontorsarbete. Därför är det extra viktigt för oss med smarta verktyg för att få det administrativa arbetet att fungera så enkelt som möjligt.
Innan Annika och hennes personal började arbeta i ExDoc gjorde de i stort sett ingenting med sina avtal efter att de signerat och satt in dem i pärmar. När de sedan väl behövde ett avtal, tog det tid att leta och hitta i pärmarna.
– Visst har vi missat viktiga datum, fortsätter Annika, vilket medfört oönskade kostnader som till exempel leverantörs- och provanställningsavtal som löpt vidare utan vår vetskap. Så här i efterhand kan jag inte förstå varför vi inte agerade för att hitta en lösning tidigare.
Annika och hennes ledningsgrupp ser flera fördelar med att arbeta i ExDoc. Systemet ger dem bland annat:
- automatiska påminnelser via e-post
- enkel och smidig tillgång till alla avtal
- säkerhet och spårbarhet
- avancerad sökbarhet.
Idag har Annika och hennes personal kontroll över alla sina deadlines. Dessutom har de fått större kunskap om sina leverantörsavtal och en sökfunktion som gör det lättar att hitta bland alla anställningsavtalen.
– Vi är mycket nöjda med ExDoc. Ordning och reda ger trygghet och ExDoc har även fått vår organisation att mogna administrativt, säger Annika.Systemet är dessutom mycket flexibelt och lätt att använda. SignUp är en mycket professionell systemleverantör, och jag kan därför verkligen rekommendera ExDoc till andra företag inom och utanför ICA-koncernen.
Sedan juni 2013 ligger butikens samtliga leverantörs- och anställningsavtal i ExDoc. Annika ser inte bara de tids- och kostnadsbesparingar som kommer att göras, utan även all den mertid som hon och hennes personal kommer att få ute i butiken.
– Nu vet vi att det kommer att plinga till när det är dags att förnya, omförhandla eller säga upp något avtal. Även butikschef, butiksansvarig och kassacheferna får en påminnelse i sin mobil. Det känns helt enkelt mycket lugnare och tryggare nu!
Annika Svensson
