Il nuovo processo di approvazione con ExFlow è stato un punto di svolta per Norlys

Un processo che prima consumava un’intera settimana al mese per il responsabile del credito di Norlys è stato ridotto quasi a zero con ExFlow. Il sistema non ha fatto una grande differenza solo per il team dei creditori di Norlys, ma per l’intera azienda.

Sono stati combinati tre sistemi ERP

Nel 2023, con diverse fusioni di aziende in un periodo di tempo molto breve, il gruppo Norlys ha dovuto unire 3 sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) in uno solo. Lo specialista finanziario del gruppo ha trasferito 25 aziende di varie dimensioni, ognuna dal proprio sistema di fatturazione a un sistema unificato.

Il compito era enorme.

Nell’ambito di un’importante analisi, ExFlow è stato scelto come soluzione di AP Automation per gestire il sistema di fatturazione automatica dei fornitori per l’intero gruppo aziendale.

“Siamo riusciti a snellire uno dei nostri processi con ExFlow a tal punto che il nostro controllore dei crediti, che prima dedicava un’intera settimana al mese a questo particolare compito, ora incontra la fattura solo quando deve essere approvata. La fattura scorre automaticamente. Sono rimasta estasiata!“

Monica Kousgaard Franck, specialista in applicazioni finanziarie di Norlys.

Il processo pesante è diventato facile e veloce

“In precedenza, il nostro reparto contabilità si imbatteva spesso nella stessa fattura fino a tre volte, il che era un peso. Da quando abbiamo iniziato a usare ExFlow, possiamo decidere da soli se vogliamo vedere di nuovo una fattura. Possiamo bloccarla nel modulo di importazione, bloccarla nel post-controllo o lasciarla passare direttamente. È stato un punto di svolta per noi, che ora possiamo controllarlo da soli come contabili del credito e non abbiamo bisogno di uno sviluppatore informatico. È stato eccellente”, afferma Monica.

Le fatture possono ora essere approvate in mobilità

I dipendenti delle varie aziende del gruppo Norlys provengono da un sistema AX in cui devono accedere a più sistemi e account per approvare le fatture.

“Con ExFlow, il personale può semplicemente cliccare e approvare tutto in tutte le aziende. Coloro che già utilizzano il sistema amano il fatto di poter essere in movimento e approvare le fatture tramite telefono o tablet. Ha avuto un impatto significativo e ci ha permesso di snellire notevolmente il nostro processo di approvazione”, spiega Monica.

Un sistema intuitivo per tutti

Per Norlys è stato fondamentale che ExFlow fosse un sistema intuitivo e facilmente utilizzabile da tutti i dipendenti, ma anche in grado di gestire flussi di lavoro complessi.

“In Norlys abbiamo molte regole e controlli, il che richiede molto da un sistema. Ora il team dei creditori può controllare il livello di automazione per ogni singola fattura. Allo stesso tempo, il sistema è molto intuitivo e questo è stato il feedback che abbiamo ricevuto quando abbiamo lanciato ExFlow: i dipendenti lo hanno trovato molto facile da usare.

L’intera azienda sente la differenza

“Una cosa è semplificare il flusso di lavoro per il team dei creditori, ma se hai 1.000 dipendenti che devono approvare le fatture, il sistema fa un’enorme differenza anche per loro. Questo nuovo processo di approvazione è diventato un vantaggio per l’intera azienda”.

“È anche fantastico avere il nostro partner per l’implementazione, Camilla di SignUp Software, in background, avere un ottimo servizio e poterle inviare un’e-mail in qualsiasi momento e ricevere consigli utili“
Monica Kousgaard Franck, specialista in applicazioni finanziarie di Norlys.