La trasformazione di Teleperformance con ExFlow

Teleperformance è un’azienda globale di servizi digitali per le imprese, che offre i servizi aziendali più avanzati e digitali per aiutare i migliori marchi del mondo a ottimizzare il proprio business in modo significativo e sostenibile.

Su Teleperformance

Teleperformance è un’azienda globale di servizi digitali per le imprese, che offre i servizi aziendali più avanzati e digitali per aiutare i migliori marchi del mondo a ottimizzare il proprio business in modo significativo e sostenibile.

Teleperformance in numeri:

• Circa 500.000 dipendenti
• Servizi in 300 lingue
• Operazioni in oltre 100 paesi

Hanna Karlsson, Continuous Improvement Manager di Teleperformance, ha condiviso la sua storia di successo su come ExFlow ha trasformato il processo AP (Accounts Payable) di Teleperformance, aprendo la strada all’adozione globale e a una maggiore automazione.

Mentre Teleperformance continua a espandersi e a ottimizzare le proprie operazioni, ExFlow e Dynamics 365 F&O rimangono una pietra miliare del loro percorso verso una maggiore efficienza e un’accuratezza garantita nei flussi di lavoro AP.

Sfide e Obiettivi

Hanna ha descritto la sfida di snellire l’elaborazione delle fatture in diversi Paesi, ciascuno con requisiti legali e complessità operative uniche. Il suo obiettivo era chiaro: migliorare l’efficienza, ridurre il carico di lavoro manuale e allinearsi agli obblighi di legge, il tutto mantenendo uno standard di eccellenza globale.

Esplorare i Vantaggi di ExFlow

Le aziende nordiche del gruppo Teleperformance utilizzano ExFlow dal 2011 e l’automazione dei processi è stata molto buona.

Nel 2020, Matthew Cuthill, Direttore della Trasformazione Digitale di Teleperformance, ha avviato uno studio per valutare in modo esaustivo i vantaggi di ExFlow al fine di decidere se ExFlow avrebbe fatto parte del modello globale per il roll-out di F&O. Lo studio di Teleperformance ha messo a confronto i tempi e i metodi di elaborazione delle fatture nei diversi paesi in cui opera.

Lo studio si è concentrato su tre regioni:

Paese/regione	Tempo per fattura	Soluzione
Paesi nordici	4 minuti	ExFlow Data Capture (OCR) + ExFlow + Dynamics ERP Standard
Regno Unito	11 minuti	ExFlow Data Capture (OCR) + Dynamics ERP Standard
Francia	17 minuti	Nessun OCR, Dynamics ERP Standard

Sulla base dei dati e dei guadagni di efficienza dimostrati dall’automazione, Teleperformance ha deciso di includere ExFlow nel modello globale e di implementare ExFlow Data Capture ed ExFlow. Dopo il lancio in Francia, tre delle quattro persone che inizialmente si occupavano delle fatture hanno potuto spostare la loro attenzione su iniziative più strategiche e varie all’interno della loro azienda.

La storia di successo condivisa da Hanna non solo celebra i guadagni di efficienza ottenuti con ExFlow, ma illumina anche la lungimiranza strategica incorporata nella strategia di digitalizzazione e automazione di Teleperformance.

“ExFlow è diventato il catalizzatore per ridurre al minimo le attività manuali, allineandosi perfettamente alla visione più ampia di Teleperfomance per un futuro trasformato digitalmente”, ha spiegato Hanna. L’integrazione di Power BI ha ulteriormente potenziato le capacità di analisi dei dati e di reporting di Teleperformance, fornendo preziose informazioni per un processo decisionale consapevole.

A partire dal primo trimestre del 2024, 14 paesi sono operativi con ExFlow e F&O e il team di Teleperformance sta lavorando intensamente all’implementazione del modello globale con molti paesi a venire. Per sostenere questa iniziativa, Teleperformance sta utilizzando un centro di servizi condivisi in Kosovo per centralizzare le funzioni e migliorare l’efficienza e la gestione.

L’adozione di strumenti di automazione ha permesso la riallocazione del personale in altre aree di supporto finanziario, indicando un aumento dell’efficienza di elaborazione e l’opportunità per il personale di impegnarsi in attività a maggior valore aggiunto.

Risultati e Raccomandazioni

Lo studio ha evidenziato la necessità di automatizzare il flusso di lavoro della fatturazione, dimostrando come questo possa portare a significativi miglioramenti dell’efficienza, fornendo un migliore controllo dei processi e una maggiore conformità normativa per i team finanziari.

Suggerisce che un’ulteriore automazione e l’espansione di strumenti come ExFlow Data Capture ed ExFlow in più regioni e paesi all’interno delle operazioni di Teleperformance sarebbero estremamente vantaggiosi.

Prospettive per Teleperformance ed ExFlow

Gli aspetti cruciali per Teleperformance nei prossimi anni saranno la fatturazione elettronica e l’adattabilità ai mandati specifici di ogni paese per quanto riguarda le fatture in entrata e in uscita. In Europa, l’Italia è la prima a partire, seguita dalla Polonia con KSeF e poi dalla Francia; tutti implementano processi CTC (Continuous Transaction Control) specifici per ogni paese. SignUp ed ExFlow si impegnano a supportare Teleperformance sia per quanto riguarda il CTC che la fatturazione elettronica.

Un Esempio di Attività a Valore Aggiunto: Francia

Il passaggio da quattro persone a una sola che gestisce le fatture in Francia ha permesso di reindirizzare le risorse umane verso attività più strategiche. In questo modo il personale ha ottenuto maggiore conformità e controllo sui processi, riducendo al contempo i costi associati a flussi di lavoro inefficienti.

• Analisi finanziaria potenziata: I dipendenti si concentrano sull’analisi dei dati finanziari, influenzando il processo decisionale strategico.
• Gestione delle relazioni con i fornitori: Rafforzamento delle relazioni con i fornitori, negoziazione di condizioni favorevoli e ottimizzazione dei processi della supply chain.
• Iniziative di miglioramento dei processi: Impegno dedicato allo snellimento dei processi finanziari e all’adozione delle migliori pratiche.
• Conformità e gestione del rischio: Garantire il rispetto delle normative finanziarie e gestire efficacemente i rischi.
• Formazione e sviluppo: Investire nelle competenze e nelle conoscenze dei dipendenti, promuovendo una cultura di apprendimento continuo.
• Progetti strategici e innovazione: Contribuire alle iniziative di innovazione ed esplorare nuove tecnologie.

Sulla base dello studio dei tempi tra i paesi nordici, il Regno Unito e la Francia, i vantaggi ottenuti dall’utilizzo di EDC ed ExFlow per l’automazione end-to-end degli AP sono molto evidenti.

Conclusione

La storia di successo di Teleperformance con ExFlow esemplifica il potere dell’automazione strategica nel raggiungimento dell’eccellenza operativa. I risultati dello studio sottolineano i benefici tangibili di ExFlow, non solo in termini di aumento dell’efficienza, ma anche nel dare ai dipendenti la possibilità di concentrarsi su attività a valore aggiunto. Questo percorso di trasformazione, unito allo studio approfondito sull’automazione end-to-end delle PA, posiziona Teleperformance come pioniere nello sfruttare la tecnologia per ottenere un vantaggio competitivo nel panorama dinamico delle operazioni aziendali globali.