La trasformazione di Alliance Pharma con ExFlow

Successo Trasformativo: l’Adozione della Soluzione ExFlow

Nel 2022, Alliance ha intrapreso un viaggio per migliorare i processi di automazione della contabilità fornitori (AP). Di fronte ai problemi di efficienza e facilità d’uso della soluzione precedente, Alliance ha cercato un’alternativa superiore. È nata ExFlow, una soluzione per l’automazione dei processi contabili di SignUp Software, progettata per snellire le operazioni e ottimizzare l’esperienza dell’utente.

La precedente soluzione AP di Alliance non era in grado di soddisfare le loro esigenze in continua evoluzione, a causa di noiosi processi manuali e della mancanza di una facile visibilità sui flussi di lavoro di approvazione. L’azienda si è resa conto dell’importanza di un sistema più efficiente e facile da usare, il che l’ha portata a valutare delle alternative. Alliance ha scelto ExFlow per rivoluzionare l’esperienza dei processi aziendali, grazie alla sua reputazione di garanzia di un migliore controllo, di una maggiore efficienza e di un sostanziale risparmio economico.

Efficienza Ridefinita

I ruoli e le responsabilità relativi all’implementazione di ExFlow sono stati chiaramente definiti fin dalle prime fasi del processo di transizione, assicurando una collaborazione senza soluzione di continuità. Il team di SignUp ha svolto un ruolo fondamentale nella configurazione di ExFlow, mantenendo un dialogo costante con Alliance per quanto riguarda le soluzioni di chiarimento e di processo. Questo ha contribuito a garantire una transizione fluida e un’integrazione efficiente di ExFlow nelle attività di Alliance. SignUp ha monitorato il processo di implementazione e ha raccolto osservazioni preziose durante tutto il processo. L’impegno proattivo del Finance Business Systems Manager di Alliance, Mike Kilmister, e del CFO dell’azienda, Andrew Franklin, ha contribuito in modo significativo al successo del progetto. La soluzione non solo ha soddisfatto, ma ha superato le aspettative di Alliance.

Affrontare la Gestione del Cambiamento

Una delle sfide più importanti nell’implementazione di un sistema è far accettare il cambiamento agli utenti finali. L’interfaccia user-friendly di ExFlow ha affrontato questa sfida e ha giocato un ruolo fondamentale nel suo successo. Il design intuitivo incorporato in Microsoft D365FO ha garantito una transizione agevole per gli utenti finali, consentendo l’accettazione e l’entusiasmo per la nuova soluzione. Alliance ha adottato un approccio molto strutturato nei confronti dei test e si è assicurata che gli utenti sapessero cosa aspettarsi quando hanno iniziato a utilizzare ExFlow.

“Dal punto di vista dell’utente, se riesci a far sì che l’utente si abitui a lavorare, hai risolto il 90% del problema. Il nostro reparto AP è stato molto soddisfatto dei guadagni in termini di efficienza e ExFlow è un sistema facile da usare, e lo considero una vittoria”. – Andrew Franklin, CFO, Alliance Pharmaceuticals

Ottenere il Controllo dei Processi Finanziari

L’impatto di ExFlow sul processo di approvazione delle fatture di Alliance è stato notevole. Con ExFlow, l’approvazione delle fatture è diventata significativamente più veloce ed efficiente. I flussi di lavoro semplificati e l’interfaccia user-friendly hanno contribuito a creare un processo continuo, riducendo il tempo e l’impegno necessari per le approvazioni.

“Ora abbiamo un maggiore controllo e visibilità sull’intero processo. Tanto che uno dei nostri utenti ci ha detto: ‘È così semplice da usare che mi chiedo se sto trascurando qualcosa!”. – Mike Kilmister, Responsabile dei sistemi aziendali finanziari, Alliance Pharmaceuticals

Un Successo Svelato – che Definisce l’Eccellenza dell’Implementazione

Il successo deriva dall’esperienza, dalle qualifiche, dalla conoscenza, dalle risorse e dalla pianificazione: elementi che SignUp e Alliance hanno sfruttato efficacemente durante il processo di implementazione. Era chiaro che entrambe le aziende conoscevano bene i loro ruoli e le loro responsabilità, sapevano come avrebbe dovuto apparire il panorama AP migliorato e avevano una conoscenza approfondita dei vari imprevisti che avrebbero dovuto pianificare al momento della messa in funzione. Tutti i soggetti coinvolti erano ben preparati all’inizio dell’implementazione. Questo ha contribuito a stabilire un approccio costruttivo e orientato alla soluzione durante le riunioni di chiarimento.

La storia di successo di Alliance è una testimonianza degli sforzi collaborativi di Alliance, SignUp Software e dei loro team di progetto dedicati. Il viaggio dall’identificazione delle sfide all’implementazione della soluzione dimostra il potere di trasformazione di ExFlow nell’ottimizzazione dei processi finanziari aziendali, raggiungendo gli obiettivi di Alliance Pharma con un successo straordinario.