{"id":46056,"date":"2024-10-30T09:35:40","date_gmt":"2024-10-30T07:35:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/resources\/blog\/travel-expense-management-dynamics-365-business-central\/"},"modified":"2025-03-11T13:39:21","modified_gmt":"2025-03-11T11:39:21","slug":"travel-expense-management-dynamics-365-business-central","status":"publish","type":"sse-articles","link":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/fr\/blog\/travel-expense-management-dynamics-365-business-central\/","title":{"rendered":"Comment utiliser la gestion des voyages et des d\u00e9penses dans Dynamics 365 Business Central ?"},"content":{"rendered":"

G\u00e9rer manuellement les frais de voyage et les d\u00e9penses peut s’apparenter \u00e0 jongler avec des torches enflamm\u00e9es : c’est risqu\u00e9 <\/span>et <\/span> La gestion de ces processus est souvent \u00e9puisante, et une seule erreur peut causer beaucoup de d\u00e9g\u00e2ts. Pour les entreprises, g\u00e9rer ces processus \u00e0 l’ancienne – courir apr\u00e8s les re\u00e7us, approuver des documents interminables et veiller \u00e0 la conformit\u00e9 – peut \u00eatre source d’inefficacit\u00e9, d’erreurs et de perte de temps. Mais il existe une solution : <\/span>automatiser<\/b> votre <\/span>gestion des voyages et des d\u00e9penses<\/b> (T&E) au sein de votre ERP.<\/span><\/p>\n

L’automatisation simplifie l’ensemble du processus T&E, garantissant le bon fonctionnement de votre entreprise tout en \u00e9conomisant du temps, en r\u00e9duisant les erreurs et en am\u00e9liorant la conformit\u00e9. <\/span>Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/b> offre de puissants outils de gestion financi\u00e8re et peut \u00eatre compl\u00e9t\u00e9 par des applications d’extension pour r\u00e9pondre aux besoins typiques des entreprises qui ne sont pas pris en charge par la plateforme standard, ce qui permet d’am\u00e9liorer les solutions automatis\u00e9es de gestion des voyages et des d\u00e9penses.<\/span><\/p>\n

Vue d’ensemble de la gestion des voyages et des d\u00e9penses dans Dynamics 365<\/h2>\n

La gestion des voyages et des notes de frais peut s’av\u00e9rer difficile, en particulier pour les entreprises qui comptent de nombreux employ\u00e9s en d\u00e9placement professionnel. Le traitement manuel des notes de frais, le suivi des approbations et la v\u00e9rification de la conformit\u00e9 peuvent submerger votre service financier. Sans parler du risque d’erreur humaine lorsqu’il s’agit de g\u00e9rer les frais de d\u00e9placement. <\/span>re\u00e7us papier<\/b>la saisie manuelle des donn\u00e9es et des processus d’approbation incoh\u00e9rents.<\/span><\/p>\n

Automatisation<\/b> Les rapports de voyage et de d\u00e9penses \u00e9liminent ces probl\u00e8mes. Au lieu de s’enliser dans les approbations manuelles et de courir apr\u00e8s les re\u00e7us manquants, un syst\u00e8me automatis\u00e9 permet aux employ\u00e9s de soumettre leurs d\u00e9penses par voie \u00e9lectronique, tandis que les gestionnaires les approuvent en quelques clics. Cette automatisation garantit des d\u00e9lais de traitement plus rapides et <\/span>une plus grande pr\u00e9cision<\/b><\/p>\n

Entrer <\/span>ExFlow<\/b>-une solution con\u00e7ue pour <\/span>Dynamics 365 Business Central<\/b> (ainsi que pour <\/span>Finance et Op\u00e9rations<\/b>) qui \u00e9limine les difficult\u00e9s li\u00e9es \u00e0 l’int\u00e9gration de tierces parties. Avec ExFlow, tout ce dont vous avez besoin pour automatiser les processus T&E est d\u00e9j\u00e0 int\u00e9gr\u00e9, ce qui vous permet de prendre le contr\u00f4le de la gestion des d\u00e9penses de votre entreprise en toute simplicit\u00e9. <\/span><\/p>\n

Bien que <\/span>Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/b> ne dispose pas d’un module natif de <\/span>module de gestion des voyages et des d\u00e9penses<\/b> cela ne signifie pas que les clients de Business Central ne peuvent pas profiter des avantages de l’automatisation de la gestion des voyages et des d\u00e9penses. <\/span><\/p>\n

Voyons comment <\/span>ExFlow<\/b> la solution de gestion des voyages et des d\u00e9penses d’ExFlow<\/b><\/a> d’ExFlow et comment vous pouvez tirer parti de ses capacit\u00e9s au sein de <\/span>Dynamics 365 Business Central<\/b>. ExFlow \u00e9tant directement int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 Business Central, il n’est pas n\u00e9cessaire de recourir \u00e0 des int\u00e9grations tierces. Il offre tout ce dont vous avez besoin pour g\u00e9rer les d\u00e9penses \u00e0 partir de votre syst\u00e8me ERP existant. <\/span>appareil mobile<\/b>ce qui signifie qu’ils n’ont m\u00eame pas besoin d’acc\u00e9der \u00e0 Business Central lorsqu’ils sont en d\u00e9placement.<\/span><\/p>\n\n\n\n\n\t\n\n\t\n\t\n\t
Principaux d\u00e9fis de la gestion manuelle des notes de frais (T&E)<\/th>Avantages de l'automatisation des T&E avec ExFlow<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Re\u00e7us perdus ou oubli\u00e9s<\/td>Re\u00e7us stock\u00e9s num\u00e9riquement<\/td>\n<\/tr>\n
Approbations manuelles chronophages<\/td>Approbations en temps r\u00e9el et exp\u00e9rience utilisateur optimis\u00e9e avec un portail et une application<\/td>\n<\/tr>\n
Risque d'erreur humaine dans la saisie des donn\u00e9es<\/td>Saisie automatis\u00e9e et pr\u00e9cise des donn\u00e9es<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

Configurer la gestion des d\u00e9penses dans Dynamics 365 Business Central<\/h2>\n

La mise en place d’un logiciel de gestion des voyages et des d\u00e9penses dans Business Central<\/strong> \u00e0 l’aide d’ExFlow<\/strong> est simple. Le processus comprend la configuration des cat\u00e9gories, la mise en place de flux de travail et la d\u00e9finition des r\u00f4les des utilisateurs, le tout dans l’environnement Business Central.<\/p>\n

1. Configuration des cat\u00e9gories de d\u00e9penses :<\/strong>
\nAvant de commencer \u00e0 soumettre des d\u00e9penses, vous devez configurer des cat\u00e9gories pour g\u00e9rer diff\u00e9rents types de d\u00e9penses, comme les voyages, les repas et l’h\u00e9bergement. La configuration de ces cat\u00e9gories permet un suivi pr\u00e9cis et un contr\u00f4le plus efficace des d\u00e9penses.<\/p>\n

2. D\u00e9finition des flux d’approbation :<\/strong>
\nL’un des avantages d’ExFlow est la flexibilit\u00e9 qu’il offre dans la mise en place des flux d’approbation<\/strong>. Vous pouvez cr\u00e9er des flux de travail qui s’alignent sur la structure de votre entreprise. Par exemple, les petites d\u00e9penses peuvent \u00eatre approuv\u00e9es par les responsables hi\u00e9rarchiques, tandis que les d\u00e9penses plus importantes sont transmises aux directeurs financiers.<\/p>\n

3. \u00c9tablissement des r\u00f4les des utilisateurs :<\/strong>
\nLa d\u00e9finition des r\u00f4les des utilisateurs garantit que les employ\u00e9s n’ont acc\u00e8s qu’aux donn\u00e9es qui les concernent. Par exemple, les membres de l’\u00e9quipe peuvent soumettre leurs d\u00e9penses, tandis que les responsables supervisent les approbations.<\/p>\n

Cette configuration permet de rationaliser vos processus de T&E et de garantir la conformit\u00e9, sans n\u00e9cessiter d’int\u00e9grations externes.<\/p>\n

Comment utiliser la gestion des voyages et des d\u00e9penses dans Dynamics 365 ?<\/h2>\n

L’utilisation d’ExFlow<\/strong> pour la gestion des T&E dans Dynamics 365 Business Central<\/strong> est un jeu d’enfant. Les employ\u00e9s peuvent facilement soumettre des d\u00e9penses, les managers peuvent les approuver en temps r\u00e9el et le d\u00e9partement financier peut tout suivre de mani\u00e8re transparente. Voici un aper\u00e7u des principales fonctionnalit\u00e9s :<\/p>\n

1. Soumettez vos d\u00e9penses en d\u00e9placement :<\/strong>
\nLes employ\u00e9s peuvent g\u00e9rer l’ensemble du processus \u00e0 partir de leurs appareils mobiles. Par exemple, ils peuvent facilement prendre une photo d’un re\u00e7u, entrer le kilom\u00e9trage ou classer les d\u00e9penses par cat\u00e9gorie directement dans l’application. Ils peuvent m\u00eame sauvegarder les re\u00e7us de leurs clients de messagerie directement dans l’application ExFlow, ce qui permet de ne pas perdre de documents importants.<\/p>\n

2. Rapport de kilom\u00e9trage :<\/strong>
\nLes employ\u00e9s peuvent enregistrer leur kilom\u00e9trage directement dans l’application ExFlow. Ces informations sont ensuite envoy\u00e9es au portail d’approbation en ligne<\/strong>, o\u00f9 elles sont pr\u00eates \u00e0 \u00eatre examin\u00e9es.<\/p>\n

3. Enregistrement et approbation flexibles :<\/strong>
\nLes re\u00e7us peuvent \u00eatre captur\u00e9s sur des appareils mobiles et finalis\u00e9s plus tard sur un ordinateur de bureau ou portable de retour au bureau. Une fois soumis, le processus d’approbation est rationalis\u00e9 gr\u00e2ce au portail d’approbation en ligne d’ExFlow, o\u00f9 les responsables peuvent approuver les d\u00e9penses en temps r\u00e9el depuis leur PC, leur tablette ou leur t\u00e9l\u00e9phone. Cette flexibilit\u00e9 garantit que les employ\u00e9s et les personnes charg\u00e9es de l’approbation peuvent traiter les t\u00e2ches li\u00e9es aux frais de d\u00e9placement et de repr\u00e9sentation, quel que soit l’endroit o\u00f9 ils se trouvent.<\/p>\n

4. Correspondance et comptabilisation automatiques :<\/strong>
\nUne fois qu’une note de frais ou de kilom\u00e9trage a \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9e, elle est automatiquement pr\u00eate \u00e0 \u00eatre comptabilis\u00e9e dans Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/strong>. Aucune intervention manuelle suppl\u00e9mentaire n’est n\u00e9cessaire. Le syst\u00e8me fait m\u00eame correspondre les transactions par carte de cr\u00e9dit avec les re\u00e7us d\u00e8s qu’ils arrivent dans l’application, ce qui garantit que tout est enregistr\u00e9 avec pr\u00e9cision sans effort suppl\u00e9mentaire.<\/p>\n

5. Archivage num\u00e9rique :<\/strong>
\nTous les re\u00e7us et les notes de frais sont stock\u00e9s dans une archive num\u00e9rique<\/strong>, ce qui permet aux employ\u00e9s et aux responsables de retrouver facilement les anciens documents en cas de besoin. Cette fonction \u00e9limine le chaos des re\u00e7us papier et garantit que tout est s\u00e9curis\u00e9 et organis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n\n\t\n\n\t\n\t\n\t\n\t
\u00c9tape<\/th>Fonctionnalit\u00e9<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Soumission des d\u00e9penses<\/td>Les employ\u00e9s soumettent leurs d\u00e9penses via mobile ou ordinateur, et joignent des re\u00e7us<\/td>\n<\/tr>\n
D\u00e9claration du kilom\u00e9trage<\/td>Le kilom\u00e9trage est enregistr\u00e9 directement dans l'application et disponible pour approbation<\/td>\n<\/tr>\n
Approbation des d\u00e9penses<\/td>Les managers peuvent approuver les d\u00e9penses via le portail en ligne depuis n'importe quel appareil<\/td>\n<\/tr>\n
Archivage num\u00e9rique<\/td>Les re\u00e7us et les d\u00e9penses sont stock\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 pour une r\u00e9cup\u00e9ration facile plus tard<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

\"\"<\/p>\n

Avantages de la gestion des d\u00e9penses dans D365 Business Central<\/h2>\n

L’utilisation d’ExFlow avec Dynamics 365 Business Central apporte des avantages significatifs \u00e0 votre entreprise, en particulier lorsqu’il s’agit de g\u00e9rer les d\u00e9penses de T&E :<\/p>\n