Miksi ostoreskontra kannattaa automatisoida?

Ostoreskontran automatisointi, automaattinen ostoreskontra, automaattinen laskujen hallinta ja kierrätys, sähköinen laskuprosessi, laskujen automatisointi, automaattinen laskujen käsittely ja kierrätys, automatisoitu ostoreskontra, digitalisoitu laskukäsittely ja niin edelleen – rakkaalle lapselle tuntuu löytyvän monia nimiä.

Mutta mitä niillä oikeasti tarkoitetaan, ja voisiko siitä olla hyötyä myös sinulle?

Jos haluat parantaa tehokkuutta, hallittavuutta ja tuottavuutta niin talousosastolla kuin koko yrityksessä, tähän aiheeseen tutustuminen on vaivan arvoista. Toimittajien laskutusprosessien yksinkertaistaminen ja sen tuottavuuden parantaminen on nimittäin helpointa eliminoimalla paperilaskujen käsittely.

Kuvittele, miten seuraavat ominaisuudet helpottaisivat jokapäiväistä työntekoa.

  • Laskun hyväksyntä yhdellä napsautuksella.
  • Kaikki laskut aina hallinnassa siitä riippumatta, missä vaiheessa työnkulkua ne ovat.
  • Toimittajalaskuja vastaavien ostotilausten automaattinen haku.
  • Kaikki kulut täysin hallinnassa vastaanottopäivästä alkaen.
  • Normaalien laskujen automaattinen tiliöinti.
  • Laskut käytettävissä kaikissa yritysjärjestelmän osissa.

Ratkaisun viisivaiheinen toimintaperiaate

  1. Kaikki paperilaskut skannataan ja siirretään sähköiseen työnkulkujärjestelmään. Jos saat jo e-laskuja osalta toimittajista, ne siirretään järjestelmään suoraan.
  2. Käytettävää hyväksyntäketjua ehdotetaan ennalta määritettyjen hyväksyntäsääntöjen perusteella ja työnkulun ensimmäinen hyväksyjä saa hyväksyttävästä laskusta sähköposti-ilmoituksen. Valintaehtoina voidaan käyttää esimerkiksi toimittajaa, tilejä, dimensioita ja rahamääräisiä raja-arvoja.
  3. Ostoreskontra näkee (yritysjärjestelmässä) tiivistelmän kaikista hyväksyntää odottavista laskuista ja voi tarkastella yksittäisten laskujen hyväksyntähistoriaa.
  4. Hyväksyjät saavat automaattisesti sähköposti-ilmoituksen hyväksyttävistä laskuista, ja pääkäyttäjä voi milloin tahansa peruuttaa hyväksyntäpyyntöjä tai muuttaa hyväksyntäketjua manuaalisesti.
  5. Hyväksyjä voi tarkastaa nopeasti hyväksyntähistoriasta, miten aiemmat laskut on koodattu, ja hakea vanhoja laskuja ilman talousosaston apua.

AP Automation – for profitable businesses

Exdoc-1stack-V4

EXFLOW® AX

Ostolaskujen Kierrätys Microsoft Dynamics 365 for Operations. Read more

EXFLOW® AX

Ostolaskujen Kierrätys Microsoft Dynamics AX. Read more

EXFLOW® NAV

Ostolaskujen Kierrätys Microsoft Dynamics NAV. Read more

ExFlow_solution

 

 

 

 

Tärkeimmät edut ostolaskujen sähköisessä käsittelyssä ovat aika- ja kustannussäästöt, tehostettu ostolaskuprosessin hallinta ja luonnollisesti myös ympäristöystävällisyys. Alla on tarkempi katsaus näihin etuihin.

Aika- ja kustannussäästöt

Ensimmäisenä mieleen tulevat luonnollisesti säästö paperissa ja kopiokoneiden huolloissa – kuinka monta kopiota kustakin laskusta otetaan? Kerro kopioiden määrä laskujen määrällä. Lisää tämän jälkeen palkkakulut siltä ajalta, jonka työntekijät käyttävät fyysisten laskujen jahtaamiseen.
Yleisesti hyväksytyn arvion perusteella yhden toimittajalaskun käsittely manuaalisesti maksaa 15–50 euroa toimialasta riippuen. Ostoreskontran automatisointi auttaa leikkaamaan kunkin laskun käsittelystä johtuvista hallintokuluista 25–50 % vuosittain. Laskujen hyväksynnän manuaalinen hallinta syö sekä aikaa että hermoja ja on myös kallista.

Täysi hallinta tosiaikaisesti

Hallittavuus on yksi tärkeimmistä ominaisuuksista kaikkien talousosastojen työkaluissa. Laskutuksessa on äärimmäisen tärkeää, että hyväksyntäprosessin rutiinit, hyväksyntärajat ja sisäiset säännöt pysyvät hallinnassa. Ostoreskontran automatisoinnissa kaikki säännöt voidaan ohjelmoida järjestelmään valmiiksi – myös koko kulunhallintarakenne laskun saapumispäivästä alkaen. Kun lasku rekisteröidään sen saapuessa sähköiseen järjestelmään ja sen käsittely tapahtuu sähköisesti, kaikki laskun kulu- ja tiliöintitilat ovat reaaliaikaisesti hallittavissa koko työnkulun ajan. Laskun tilat voi luonnollisesti tarkastaa kaikistaa yritysjärjestelmän osista. Mapit, sormenpäiden kumisuojukset, arkistokaapit ja paperivuoret voidaan korvata siirtämä lasku sähköiseen muotoon muutamalla napsautuksella..

Ympäristöystävällisyys = tuottavuus

Ympäristöystävällisyys on nykyään olennainen osa monen yrityksen toimintaa. Tärkeimmät syyt siihen ovat eettiset, mutta yllättävän usein ympäristöystävällinen ratkaisu parantaa myös toiminnan sujuvuutta ja tuottavuutta. Käsiteltävän paperin määrän vähentäminen on kärkisijalla yritysten tavoitelistalla. Ostoreskontra on erityisen alttiina paperivuorien syntymiselle. Juuri tällaiset erikoistuneet osastot saavuttavat normaalisti suurimmat säästöt paperinkäsittelyn tehostuessa. Toimittajalaskujen skannaus sähköiseen muotoon ja hyväksynnän, tiliöinnin ja arkistoinnin hallinta sähköisesti lisääkin ympäristöyställisyyden lisäksi myös työskentelytehokkuutta.

SignUp

© 2018 SignUp Software AB