Hvorfor elektronisk fakturahåndtering?

Elektronisk fakturahåndtering, EFH, Automated invoice management, invoice automation, automatiseret fakturaflow, elektronisk fakturabehandling, elektronisk håndtering af fakturaer, digitaliseret fakturaflow, AP automation osv… Kært barn har mange navne!

Så hvad er det med alle disse e- og a-ord? Hvad betyder de egentlig, og er det noget, man skal bekymre sig om?

Der er naturligvis ingen tvang, men hvis du har en effektiv økonomiafdeling med styr på sagerne og er interesseret i at øge lønsomheden både i økonomiafdelingen og i virksomheden, så er der meget at vinde ved at læse videre. Det er nemlig de færreste ting, der er ligeså enkle og lønsomme som at opgive papirhåndtering, når det kommer til leverandørfakturaer.

Forestil dig en verden, der ser sådan her ud!

  • Godkendelse udføres ved at trykke på en knap
  • Fuld kontrol over alle fakturaer, uanset hvor i godkendelsesflowet de er
  • Indkøbsordrer matches automatisk med leverandørfakturaer
  • Fuld kontrol over alle omkostninger fra dag 1
  • Automatisk kontering af regelmæssige fakturaer
  • Adgang til fakturaerne fra alle dele af forretningssystemet

Sådan fungerer det – i 5 trin!

  1. Alle papirfakturaer scannes og lægges ind i et elektronisk workflow. Hvis du desuden modtager elektroniske fakturaer fra visse leverandører, indlæses filerne direkte i systemet.
  2. Et godkendelsesflow foreslås ud fra foruddefinerede godkendelsesregler, der afhænger af leverandør, konto, dimensioner, beløbsgrænser osv., og der sendes en mail til den første godkender i flowet.
  3. Kreditorbogholderiet kan til enhver tid (via forretningssystemet) få et overblik over alle fakturaer, der er ude til godkendelse, og se historikken for hver enkelt faktura.
  4. Det sendes automatisk mails for at informere godkendere om fakturaer, som skal godkendes, og den ansvarlige kan når som helst tilbagekalde sager eller ændre godkendelsesvejen manuelt.
  5. Med godkendelseshistorikken kan godkenderen hurtigt se, hvordan fakturaer er blevet konteret tidligere, og få fat i de gamle fakturaer uden at skulle kontakte medarbejdere fra bogholderiet.

AP Automation – for profitable businesses

Exdoc-1stack-V4

EXFLOW® AX

AP Automation for Microsoft Dynamics AX.

Læs mere

ExFlow_solution

 

 

 

 

De grundlæggende fordele ved at håndtere leverandørfakturaerne elektronisk ligger i tids- og omkostningsbesparelserøget kontrol og selvfølgelig miljøaspektet. Lad os se på disse fordele nedenfor.

Tids- og omkostningsbesparelser

Lad os starte med de helt åbenlyse omkostninger såsom papirindkøb og servicering af kopimaskiner. Hvor mange kopier skal der laves af hver faktura? Gang dette med antallet af modtagne fakturaer. Tilføj derefter omkostningerne for dine medarbejdere, der bruger arbejdstiden på at lede efter fakturaer på kontoret. Omkostningerne ved at håndtere en leverandørfaktura manuelt anslås til 150-500 kroner afhængigt af virksomheden.

Ved at indføre elektronisk faktura (EFH) reduceres de administrative omkostninger årligt med 25-50 % pr. faktura. Manuel godkendelsesadministration er både en tidskrævende og bekostelig affære.

Fuld kontrol i realtid

Kontrol er et af de absolut vigtigste værktøjer for alle økonomiafdelinger. Når det kommer til fakturaer, handler det primært om godkendelsesrækkefølge, beløbsgrænser og regler. Med EFH er alt forprogrammeret i systemet. Desuden er der komplet omkostningskontrol fra dag 1! Den er god nok. I og med, at fakturaen registreres ved ankomsten og administreres elektronisk har du fuld kontrol over omkostninger og konteringsstatus i realtid under hele arbejdsflowet. Du har naturligvis adgang til fakturabilledet fra alle dele af forretningssystemet. Glem klemmer, fingerdutter, ringbind og papirstakke – nu er det hele kun et fingertryk væk.

En miljøvenlig løsning

Miljøarbejdet er i dag en integreret del af de fleste virksomheder. Frem for alt af etiske årsager men overraskende ofte også af praktiske og kommercielle årsager. Reduceret papirhåndtering står naturligvis højt på dagsordenen. Kreditorbogholderiet er en afdeling, hvor papiret ofte tårner sig op. Det interessante er, at det netop er dem, der rent arbejdsmæssigt har mest at vinde ved reduceret papirhåndtering. Ved at scanne leverandørfakturaer og administrere godkendelsesflow, kontering og opbevaring af dokumenter elektronisk, får du ikke bare de åbenlyse miljøfordele men også et mere effektivt workflow.

SignUp

© 2018 SignUp Software AB