{"id":20008,"date":"2024-09-23T15:00:38","date_gmt":"2024-09-23T13:00:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/blog\/accounts-payable-workflow-guide-2024\/"},"modified":"2024-12-05T10:43:42","modified_gmt":"2024-12-05T08:43:42","slug":"accounts-payable-workflow-guide-2024","status":"publish","type":"sse-articles","link":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/blog\/accounts-payable-workflow-guide-2024\/","title":{"rendered":"Eine Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung f\u00fcr Workflow-Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung im Jahr 2024"},"content":{"rendered":"

Im Jahr 2024 sind effektive und automatisierte Arbeitsabl\u00e4ufe in der Kreditorenbuchhaltung (Kreditorenkonten) von entscheidender Bedeutung f\u00fcr Unternehmen, die ihre finanziellen Abl\u00e4ufe verbessern, Fehler minimieren und Compliance-Standards einhalten wollen. Lassen Sie uns einen umfassenden \u00dcberblick \u00fcber die Arbeitsabl\u00e4ufe in der Kreditorenbuchhaltung geben und die wichtigsten Komponenten, Herausforderungen und Best Practices zur Optimierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse erl\u00e4utern.<\/p>\n

Einf\u00fchrung in den Workflow der Kreditorenbuchhaltung<\/h2>\n

Der Workflow der Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf den Prozess, mit dem ein Unternehmen seine Verpflichtungen zur Begleichung kurzfristiger Schulden gegen\u00fcber seinen Gl\u00e4ubigern oder Lieferanten verwaltet. Ein effektiver Kreditorenbuchhaltungs-Workflow stellt sicher, dass Rechnungen rechtzeitig und effizient bearbeitet, genehmigt und bezahlt werden. Daher ist die Optimierung Ihres Kreditorenbuchhaltungs-Workflows von entscheidender Bedeutung f\u00fcr die Aufrechterhaltung starker Lieferantenbeziehungen und eines gesunden Cashflows.<\/p>\n

Schl\u00fcsselkomponenten eines Kreditorenbuchhaltungs-Workflows<\/h2>\n

Das Verst\u00e4ndnis der Schl\u00fcsselkomponenten Ihres AP-Workflows ist entscheidend f\u00fcr eine effektive Verwaltung. Hier sind die entscheidenden Elemente:<\/p>\n

    \n
  1. Rechnungseingang<\/strong>: Dies ist der erste Schritt im Prozessablauf der Kreditorenbuchhaltung. Rechnungen k\u00f6nnen \u00fcber verschiedene Kan\u00e4le wie E-Mail, elektronischen Datenaustausch (EDI) oder Papierpost empfangen werden.<\/li>\n
  2. \u00dcberpr\u00fcfung der Rechnungen<\/strong>: Der n\u00e4chste Schritt ist die \u00dcberpr\u00fcfung der Richtigkeit der Rechnungen. Dazu geh\u00f6rt die \u00dcberpr\u00fcfung auf Unstimmigkeiten und die Sicherstellung, dass Ihre Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden und dass die Preise mit den Bestellungen \u00fcbereinstimmen<\/a>.<\/li>\n
  3. Genehmigungs-Workflow<\/strong>: Nach der Pr\u00fcfung muss die Rechnung einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Dabei sind oft mehrere Beteiligte involviert und es k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche Unterlagen oder Genehmigungen erforderlich sein, bevor die Zahlung bearbeitet werden kann.<\/li>\n
  4. Bearbeitung der Zahlung<\/strong>: Sobald die Rechnung genehmigt wurde, wird sie zur Zahlung vorbereitet. Dieser Schritt umfasst die Auswahl der Zahlungsmethode (z.B. \u00dcberweisung, Scheck) und die Terminierung der Zahlung.<\/li>\n
  5. Aufbewahrung von Aufzeichnungen<\/strong>: Eine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Dokumentation und Aufzeichnung ist f\u00fcr die Einhaltung der Vorschriften und f\u00fcr k\u00fcnftige Referenzen von entscheidender Bedeutung. Dazu geh\u00f6rt die digitale oder physische Aufzeichnung der Rechnung, der Genehmigungsdetails und der Zahlungsbest\u00e4tigung.<\/li>\n<\/ol>\n

    Schritt-f\u00fcr-Schritt-Leitfaden f\u00fcr Workflow-Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung<\/h2>\n
      \n
    1. Einreichung von Rechnungen<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

      Der erste Schritt im Arbeitsablauf der Kreditorenbuchhaltung ist die Einreichung der Rechnungen. Dies kann elektronisch oder manuell erfolgen, je nach den vorhandenen Systemen. Die meisten Unternehmen gehen aufgrund ihrer Effizienz und Genauigkeit zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing)<\/a> \u00fcber.<\/p>\n

        \n
      1. Datenerfassung und Kodierung<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

        Sobald eine Rechnung eingegangen ist, besteht der n\u00e4chste Schritt darin, die relevanten Daten zu erfassen<\/a>. Dazu geh\u00f6ren Angaben zum Lieferanten, der Rechnungsbetrag, das F\u00e4lligkeitsdatum und die Bestellnummer. Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann diese Daten extrahieren und kodieren und so manuelle Eingabefehler erheblich reduzieren.<\/p>\n

          \n
        1. Dreifacher Abgleich<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

          Ein wichtiger Schritt im Arbeitsablauf der Kreditorenbuchhaltung ist der dreifache Abgleich, bei dem die Rechnung mit der Bestellung und dem Eingangsbericht verglichen wird, um sicherzustellen, dass alle Details \u00fcbereinstimmen. Dieser Schritt hilft bei der fr\u00fchzeitigen Erkennung von Diskrepanzen und vermeidet sp\u00e4tere Probleme im Zahlungsprozess.<\/p>\n

            \n
          1. Freigabe-Routing<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

            Nach der Pr\u00fcfung durchl\u00e4uft die Rechnung den Genehmigungsprozess. Je nach Struktur des Unternehmens kann dies mehrere Genehmigungsebenen umfassen, darunter Abteilungsleiter, Finanzcontroller und bei hochwertigen Transaktionen sogar den Finanzvorstand<\/a>.<\/p>\n

              \n
            1. Zahlungserm\u00e4chtigung<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

              Sobald die Rechnung genehmigt ist, wird die Zahlung autorisiert. Der Schritt der Zahlungsgenehmigung umfasst die Auswahl der geeigneten Zahlungsmethode und die Planung der Zahlung gem\u00e4\u00df den Rechnungsbedingungen. Automatisierungstools wie ExFlow<\/a> k\u00f6nnen diesen Schritt automatisieren, die Bearbeitungszeit verk\u00fcrzen und rechtzeitige Zahlungen sicherstellen.<\/p>\n

                \n
              1. Ausf\u00fchrung der Zahlung<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                Dieser Schritt beinhaltet die Ausf\u00fchrung der Zahlung. In modernen AP-Workflow-Prozessen werden Zahlungen oft elektronisch ausgef\u00fchrt, was nicht nur den Prozess beschleunigt, sondern auch die Sicherheit erh\u00f6ht.<\/p>\n

                  \n
                1. Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Pr\u00fcfpfaden<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                  Der letzte Schritt im Arbeitsablauf der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, Aufzeichnungen zu f\u00fchren und Pr\u00fcfpfade zu erstellen. Eine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Dokumentation ist f\u00fcr die Einhaltung von Vorschriften und f\u00fcr k\u00fcnftige Audits von entscheidender Bedeutung. Automatisierte Systeme k\u00f6nnen detaillierte Pr\u00fcfpfade erstellen und so sicherstellen, dass jede Aktion nachvollziehbar ist.<\/p>\n

                  Herausforderungen des AP-Workflows<\/h2>\n

                  Die Verwaltung eines Kreditorenbuchhaltungs-Workflows kann jedoch einige Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere f\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Unternehmen mit komplexen Prozessen.<\/p>\n

                    \n
                  • Manuelle Verarbeitung<\/strong>: Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufw\u00e4ndig und fehleranf\u00e4llig, was zu versp\u00e4teten Zahlungen und m\u00f6glichen Streitigkeiten mit den Lieferanten f\u00fchren kann.<\/li>\n
                  • Engp\u00e4sse bei der Genehmigung<\/strong>: Ineffiziente Genehmigungsprozesse k\u00f6nnen den Arbeitsablauf der Kreditorenbuchhaltung verlangsamen, was zu Zahlungsverz\u00f6gerungen f\u00fchrt und m\u00f6glicherweise die Beziehungen zu den Lieferanten sch\u00e4digt.<\/li>\n
                  • Mangelnde Sichtbarkeit<\/strong>: Ohne einen rationalisierten Prozess kann es schwierig sein, den Status von Rechnungen zu verfolgen, was zu verpassten Zahlungen und verlorenen Rabatten f\u00fchrt.<\/li>\n<\/ul>\n

                    Tabelle 1: H\u00e4ufige Herausforderungen f\u00fcr den AP-Workflow<\/h3>\n\n\n\n\n\t\n\n\t\n\t\n\t
                    Challenge<\/th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
                    Manual Processing<\/td>Time-consuming, error-prone, and inefficient for large volumes of invoices<\/td>\n<\/tr>\n
                    Approval Bottlenecks<\/td>Delays caused by inefficient or unclear approval processes<\/td>\n<\/tr>\n
                    Lack of Visibility<\/td>Difficulty in tracking invoice status, leading to missed payments or errors<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

                    Vorteile des AP-Workflows<\/h2>\n

                    Trotz der Herausforderungen bietet ein gut verwalteter AP-Workflow mehrere Vorteile:<\/p>\n

                      \n
                    • Verbesserte Effizienz<\/strong>: Die Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben, so dass sich Ihr Team auf h\u00f6herwertige Aktivit\u00e4ten konzentrieren kann.<\/li>\n
                    • Kosteneinsparungen<\/strong>: Durch die Vermeidung von S\u00e4umniszuschl\u00e4gen und die Inanspruchnahme von Skonti k\u00f6nnen Unternehmen eine Menge Geld sparen.<\/li>\n
                    • Verbesserte Compliance<\/strong>: Mit einer ordnungsgem\u00e4\u00dfen Dokumentation und Pr\u00fcfprotokollen kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass es mit den Finanzvorschriften konform geht.<\/li>\n<\/ul>\n

                      Kosteneinsparungen<\/h2>\n

                      Laut Branchenberichten k\u00f6nnen Unternehmen bis zu 80% der Bearbeitungskosten einsparen, wenn sie ihren AP-Workflow automatisieren.<\/p>\n

                      \"Kosteneinsparungen\"
                      Illustration 1. Kosteneinsparungen: Der graue Balken steht f\u00fcr die Gesamtkosten vor der Automatisierung (100 %) und der orangefarbene Balken f\u00fcr die Gesamtkosten nach der Automatisierung (20 %), was die Kosteneinsparungen von 80 % veranschaulicht. Quelle: Deloitte<\/figcaption><\/figure>\n

                      Tabelle 2: Vorteile des AP-Workflows<\/h3>\n\n\n\n\n\t\n\n\t\n\t\n\t
                      Benefit<\/th>Description<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
                      Improved Efficiency<\/td>Automation reduces manual tasks, leading to faster processing<\/td>\n<\/tr>\n
                      Cost Savings<\/td>Early payment discounts and error reduction lead to significant savings<\/td>\n<\/tr>\n
                      Enhanced Compliance<\/td>Proper documentation and audit trails ensure regulatory compliance<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

                      Best Practices f\u00fcr die Verwaltung des AP-Workflows im Jahr 2024<\/h2>\n

                      Da sich die Arbeitsabl\u00e4ufe in der Kreditorenbuchhaltung st\u00e4ndig weiterentwickeln, ist es f\u00fcr die Aufrechterhaltung von Effizienz und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung, immer auf dem neuesten Stand der bew\u00e4hrten Verfahren zu bleiben.<\/p>\n

                        \n
                      1. Automatisierung nutzen<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                        Der Einsatz von Workflow-Software f\u00fcr die Kreditorenbuchhaltung zur Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben ist der Schl\u00fcssel zur Verbesserung Ihrer Effizienz. Die Automatisierung kann die Dateneingabe, den Dreifachabgleich und sogar die Zahlungsabwicklung \u00fcbernehmen, wodurch das Fehlerrisiko verringert und Ihr gesamter Arbeitsablauf beschleunigt wird.<\/p>\n

                          \n
                        1. Implementierung klarer Genehmigungsprozesse<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                          Um Engp\u00e4sse zu vermeiden, sollten Sie klare und einheitliche Genehmigungsprozesse einrichten. Legen Sie fest, wer was genehmigen muss, und stellen Sie sicher, dass die Beteiligten sich ihrer Verantwortung bewusst sind.<\/p>\n

                            \n
                          1. Erh\u00f6hen Sie die Sichtbarkeit<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                            Nutzen Sie Dashboards und Reporting-Tools, um sich einen \u00dcberblick \u00fcber Ihre AP-Prozesse zu verschaffen. So k\u00f6nnen Sie den Status von Rechnungen verfolgen, Engp\u00e4sse erkennen und rechtzeitige Zahlungen sicherstellen.<\/p>\n

                            Die Vorteile der Automatisierung des AP-Prozesses<\/h2>\n

                            Automatisierung ist der Eckpfeiler des modernen AP-Workflow-Managements. Sie strafft nicht nur die Prozesse, sondern liefert auch verwertbare Erkenntnisse und gew\u00e4hrleistet die Einhaltung von Vorschriften. ExFlow, eine f\u00fchrende Kreditorenbuchhaltungs-Workflow-Software, die nativ in Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central integriert ist, ist ein Beispiel f\u00fcr die Kraft der Automatisierung. Da ExFlow vollst\u00e4ndig in Ihr ERP-System eingebettet ist, bietet es Datensynchronisation in Echtzeit, fortschrittliche Berichterstellung und zuverl\u00e4ssige Pr\u00fcfpfade. Dieses Ma\u00df an Integration reduziert die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe, minimiert Fehler und steigert die Gesamteffizienz Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses.<\/p>\n

                            Zeitersparnis<\/h2>\n

                            Durch die Automatisierung des Arbeitsablaufs in der Kreditorenbuchhaltung kann die Bearbeitungszeit um bis zu 70 % reduziert werden, so dass Unternehmen ein h\u00f6heres Rechnungsaufkommen bearbeiten k\u00f6nnen, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu erh\u00f6hen.<\/p>\n

                            \"Zeitersparnis\"
                            Illustration 2. Zeitersparnis: Der graue Balken steht f\u00fcr die gesamte Bearbeitungszeit vor der Automatisierung (100%), der orangefarbene Balken f\u00fcr die Gesamtzeit nach der Automatisierung (30%), was eine Zeitersparnis von 70% bedeutet. Quelle: Ardent Partner<\/figcaption><\/figure>\n

                            Fazit<\/h2>\n

                            Im Jahr 2024 ist die Beherrschung Ihres Kreditorenbuchhaltungs-Workflows wichtiger denn je. Wenn Sie die wichtigsten Komponenten, Herausforderungen und Best Practices verstehen und Automatisierungstools wie ExFlow nutzen, kann Ihr Unternehmen seine Kreditorenbuchhaltung optimieren, Kosten senken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gew\u00e4hrleisten. Die Umsetzung dieser Strategien wird nicht nur die betriebliche Effizienz verbessern, sondern auch daf\u00fcr sorgen, dass Ihr Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs bleibt.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                            Im Jahr 2024 sind effektive und automatisierte Arbeitsabl\u00e4ufe in der Kreditorenbuchhaltung (Kreditorenkonten) von entscheidender Bedeutung f\u00fcr Unternehmen, die ihre finanziellen Abl\u00e4ufe verbessern, Fehler minimieren und Compliance-Standards einhalten wollen. Lassen Sie uns einen umfassenden \u00dcberblick \u00fcber die Arbeitsabl\u00e4ufe in der Kreditorenbuchhaltung geben und die wichtigsten Komponenten, Herausforderungen und Best Practices zur Optimierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse erl\u00e4utern. Einf\u00fchrung […]<\/p>\n","protected":false},"author":17,"featured_media":10833,"template":"","meta":{"_acf_changed":false,"om_disable_all_campaigns":false,"footnotes":""},"categories":[63],"class_list":["post-20008","sse-articles","type-sse-articles","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","category-ap-automatisierung"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/sse-articles\/20008","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/sse-articles"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/sse-articles"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/17"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/sse-articles\/20008\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":20012,"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/sse-articles\/20008\/revisions\/20012"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/10833"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=20008"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=20008"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}