{"id":19748,"date":"2024-10-30T09:35:40","date_gmt":"2024-10-30T07:35:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/blog\/travel-expense-management-dynamics-365-business-central\/"},"modified":"2024-12-05T10:04:04","modified_gmt":"2024-12-05T08:04:04","slug":"travel-expense-management-dynamics-365-business-central","status":"publish","type":"sse-articles","link":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/de\/blog\/travel-expense-management-dynamics-365-business-central\/","title":{"rendered":"Wie Sie die Travel and Expense in Dynamics 365 Business Central nutzen"},"content":{"rendered":"

Die manuelle Verwaltung von Reisen und Spesen kann sich anf\u00fchlen wie das Jonglieren mit brennenden Fackeln: Es ist riskant<\/span> und<\/span> anstrengend, und ein falscher Schritt kann gro\u00dfen Schaden anrichten. F\u00fcr Unternehmen kann die Verwaltung dieser Prozesse auf die altmodische Art und Weise – Quittungen suchen, endlosen Papierkram genehmigen und die Einhaltung von Vorschriften im Auge behalten – zu Ineffizienzen, Fehlern und Zeitverlust f\u00fchren. Aber es gibt eine L\u00f6sung: <\/span>automatisieren<\/b> Ihre <\/span>Travel and Expense-Management<\/b> (T&E) innerhalb Ihres ERP.<\/span> Die Automatisierung vereinfacht den gesamten T&E-Prozess und sorgt daf\u00fcr, dass Ihr Unternehmen reibungslos l\u00e4uft, w\u00e4hrend Sie gleichzeitig Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Compliance verbessern. <\/span>Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/b> bietet leistungsstarke Tools f\u00fcr das Finanzmanagement und kann durch Erweiterungsanwendungen erg\u00e4nzt werden, um typische Gesch\u00e4ftsanforderungen zu erf\u00fcllen, die von der Standardplattform nicht unterst\u00fctzt werden, und erm\u00f6glicht so erweiterte automatisierte L\u00f6sungen f\u00fcr das Travel & Expense-Management.<\/span><\/p>\n

\u00dcberblick \u00fcber das Travel and Expense-Management in Dynamics 365<\/h2>\n

Die Verwaltung von Travel and Expense-Abrechnungen kann eine Herausforderung sein, insbesondere f\u00fcr Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die beruflich unterwegs sind. Die manuelle Bearbeitung von Expense-Abrechnungen, die Nachverfolgung von Genehmigungen und die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften kann Ihre Finanzabteilung \u00fcberfordern. Ganz zu schweigen von der Gefahr menschlicher Fehler beim Umgang mit <\/span>Papierbelege<\/b>, manuelle Dateneingabe und inkonsistente Genehmigungsprozesse.<\/span><\/p>\n

Automatisieren<\/b> Die Travel and Expenseabrechnung beseitigt diese Probleme. Anstatt sich mit manuellen Genehmigungen und der Suche nach fehlenden Belegen aufzuhalten, erm\u00f6glicht ein automatisiertes System den Mitarbeitern, Ausgaben elektronisch einzureichen, w\u00e4hrend die Manager sie mit nur wenigen Klicks genehmigen. Diese Automatisierung sorgt f\u00fcr schnellere Bearbeitungszeiten und <\/span>gr\u00f6\u00dfere Genauigkeit<\/b><\/p>\n

Geben Sie ein. <\/span>ExFlow<\/b>-eine L\u00f6sung, die speziell f\u00fcr <\/span>Dynamics 365 Business Central<\/b> (und auch f\u00fcr <\/span>Finance and Operations<\/b>), die den \u00c4rger mit Integrationen von Drittanbietern \u00fcberfl\u00fcssig macht. Mit ExFlow ist alles, was Sie zur Automatisierung von T&E-Prozessen ben\u00f6tigen, bereits integriert, so dass Sie die Kostenverwaltung Ihres Unternehmens m\u00fchelos in die Hand nehmen k\u00f6nnen. <\/span><\/p>\n

Obwohl <\/span>Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/b> nicht \u00fcber ein natives Travel and Expense-Management<\/strong><\/span>\u00a0Modul hat, bedeutet das nicht, dass Business Central-Kunden nicht von den Vorteilen der Automatisierung der Reisekostenverwaltung profitieren k\u00f6nnen. <\/span> Lassen Sie uns eintauchen, wie <\/span>ExFlow’s<\/b> L\u00f6sung f\u00fcr Travel & Expense-Management<\/b><\/a> funktioniert und wie Sie ihre Funktionen in Dynamics 365 Business Central nutzen k\u00f6nnen. <\/span>Dynamics 365 Business Central nutzen k\u00f6nnen.<\/b><\/p>\n

Da ExFlow direkt in Business Central integriert ist, sind keine Integrationen von Drittanbietern erforderlich. Es bietet alles, was Sie brauchen, um Ausgaben von Ihrem bestehenden ERP-System aus zu verwalten, und die Benutzer k\u00f6nnen alles von einem Mobilger\u00e4t<\/strong> aus erledigen. Sie m\u00fcssen also nicht einmal von unterwegs aus auf Business Central zugreifen.<\/span><\/p>\n\n\n\n\n\t\n\n\t\n\t\n\t
Key Challenges of Manual T&E Management<\/th>Benefits of Automating T&E with ExFlow<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Lost or forgotten receipts<\/td>Receipts stored digitally<\/td>\n<\/tr>\n
Time-consuming manual approvals<\/td>Approvals in real-time and optimized user experience with portal and app access<\/td>\n<\/tr>\n
Risk of human error in data entry<\/td>Automated and accurate data capture<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

Einrichten der Ausgabenverwaltung in Dynamics 365 Business Central<\/h2>\n

Der Einstieg in die Travel and Expense-Verwaltungssoftware in Business Central<\/strong> mit ExFlow<\/strong> ist ganz einfach. Der Prozess umfasst die Konfiguration von Kategorien, die Einrichtung von Workflows und die Definition von Benutzerrollen – alles innerhalb der Business Central Umgebung.
\n1. Konfiguration von Ausgabenkategorien:<\/strong>
\nBevor Sie mit der Einreichung von Ausgaben beginnen, m\u00fcssen Sie Kategorien f\u00fcr die Verwaltung verschiedener Ausgabearten wie Reisen, Mahlzeiten und \u00dcbernachtungen konfigurieren. Die Einrichtung dieser Kategorien erm\u00f6glicht eine genaue Nachverfolgung und eine effizientere \u00dcberwachung der Ausgaben.
\n2. Definieren von Genehmigungsworkflows:<\/strong>
\nEiner der Vorteile von ExFlow ist die Flexibilit\u00e4t, die es bei der Einrichtung von Genehmigungsworkflows<\/strong> bietet. Sie k\u00f6nnen Workflows erstellen, die sich an der Struktur Ihres Unternehmens orientieren. So k\u00f6nnen beispielsweise kleinere Ausgaben von Vorgesetzten genehmigt werden, w\u00e4hrend gr\u00f6\u00dfere Ausgaben an die Finanzdirektoren eskaliert werden.
\n3. Festlegen von Benutzerrollen:<\/strong>
\nDie Definition von Benutzerrollen stellt sicher, dass Mitarbeiter nur Zugriff auf die f\u00fcr sie relevanten Daten haben. Zum Beispiel k\u00f6nnen Teammitglieder ihre Ausgaben einreichen, w\u00e4hrend Manager die Genehmigungen \u00fcberwachen. Diese Einrichtung hilft Ihnen, Ihre T&E-Prozesse zu rationalisieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gew\u00e4hrleisten, ohne dass externe Integrationen erforderlich sind.<\/p>\n

Wie Sie die Travel & Expense-Verwaltung in Dynamics 365 nutzen<\/h2>\n

Die Verwendung von ExFlow<\/strong> f\u00fcr das T&E-Management in Dynamics 365 Business Central<\/strong> ist ein Kinderspiel. Mitarbeiter k\u00f6nnen ganz einfach Ausgaben einreichen, Manager k\u00f6nnen sie in Echtzeit genehmigen und die Finanzabteilung kann alles nahtlos verfolgen. Hier finden Sie eine \u00dcbersicht \u00fcber die wichtigsten Funktionen:
\n1. Spesen unterwegs einreichen:<\/strong>
\nDie Mitarbeiter k\u00f6nnen den gesamten Prozess von ihren mobilen Ger\u00e4ten aus erledigen. Sie k\u00f6nnen zum Beispiel einfach ein Foto von einem Beleg machen, den Kilometerstand eingeben oder Ausgaben direkt in der App kategorisieren. Sie k\u00f6nnen sogar E-Mail-Quittungen direkt aus ihren E-Mail-Clients in der ExFlow-App speichern, damit keine wichtigen Dokumente verloren gehen.
\n2. Kilometerbericht:<\/strong>
\nMitarbeiter k\u00f6nnen ihren Kilometerstand direkt in der ExFlow App erfassen. Diese Informationen werden dann an das Online-Genehmigungsportal<\/strong> gesendet, wo sie zur \u00dcberpr\u00fcfung bereitstehen.<\/p>\n

3. Flexible Erfassung und Genehmigung:<\/strong>
\nBelege k\u00f6nnen auf mobilen Ger\u00e4ten erfasst und sp\u00e4ter auf einem Desktop- oder Laptop-PC im B\u00fcro fertiggestellt werden. Nach der Einreichung wird der Genehmigungsprozess durch das Online-Genehmigungsportal von ExFlow gestrafft, wo Manager die Ausgaben in Echtzeit von ihrem PC, Tablet oder Telefon aus genehmigen k\u00f6nnen. Diese Flexibilit\u00e4t stellt sicher, dass Mitarbeiter und Genehmiger unabh\u00e4ngig von ihrem Standort T&E-Aufgaben erledigen k\u00f6nnen.
\n4. Automatischer Abgleich und Buchung:<\/strong>
\nSobald eine Spesen- oder Kilometerabrechnung genehmigt wurde, ist sie automatisch bereit f\u00fcr die Buchung in Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/strong>. Es sind keine zus\u00e4tzlichen manuellen Eingriffe erforderlich. Das System gleicht sogar Kreditkartentransaktionen mit Quittungen ab, sobald diese in der App eintreffen, um sicherzustellen, dass alles ohne zus\u00e4tzlichen Aufwand korrekt erfasst wird.
\n5. Digitale Archivierung:<\/strong>
\nAlle Quittungen und Expense-Abrechnungen werden in einem digitalen Archiv<\/strong> gespeichert, so dass sowohl Mitarbeiter als auch Manager \u00e4ltere Dokumente bei Bedarf leicht abrufen k\u00f6nnen. Diese Funktion beseitigt das Chaos der Papierbelege und sorgt daf\u00fcr, dass alles sicher und organisiert ist.<\/p>\n\n\n\n\n\t\n\n\t\n\t\n\t\n\t
Step<\/th>Feature<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Submitting Expenses<\/td>Employees submit expenses via mobile or desktop, attach receipts<\/td>\n<\/tr>\n
Mileage Reporting<\/td>Mileage logged directly into the app and available for approval<\/td>\n<\/tr>\n
Approving Expenses<\/td>Managers can approve expenses via the online portal from any device<\/td>\n<\/tr>\n
Digital Archiving<\/td>Receipts and expenses are stored securely for easy retrieval later<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

\"\"<\/p>\n

Vorteile der Verwendung von Expense Management in D365 Business Central<\/h2>\n

Die Nutzung von ExFlow mit Dynamics 365 Business Central bringt Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile, insbesondere bei der Verwaltung von T&E-Ausgaben:<\/p>\n