{"id":20611,"date":"2024-10-30T09:35:40","date_gmt":"2024-10-30T07:35:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/blog\/travel-expense-management-dynamics-365-business-central\/"},"modified":"2025-02-26T16:50:30","modified_gmt":"2025-02-26T14:50:30","slug":"travel-expense-management-dynamics-365-business-central","status":"publish","type":"sse-articles","link":"https:\/\/www.signupsoftware.com\/da\/blog\/travel-expense-management-dynamics-365-business-central\/","title":{"rendered":"S\u00e5dan bruger du Travel & Expense-styring i Dynamics 365 Business Central"},"content":{"rendered":"

At h\u00e5ndtere rejser og udgifter manuelt kan f\u00f8les som at jonglere med flammende fakler: Det er risikabelt <\/span>og <\/span> udmattende, og et forkert tr\u00e6k kan for\u00e5rsage stor skade. For virksomheder kan det at h\u00e5ndtere disse processer p\u00e5 den gammeldags m\u00e5de – at jagte kvitteringer, godkende endel\u00f8st papirarbejde og holde \u00f8je med overholdelse af regler – f\u00f8re til ineffektivitet, fejl og tabt tid. Men der er en l\u00f8sning: <\/span>automatisering<\/b> din <\/span>Travel & Expense-styring<\/b> (T&E) i dit ERP-system.<\/span> Automatisering forenkler hele rejse- og udl\u00e6gsprocessen og sikrer, at din virksomhed forts\u00e6tter med at k\u00f8re problemfrit, samtidig med at du sparer tid, reducerer fejl og forbedrer compliance. <\/span>Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/b> tilbyder st\u00e6rke \u00f8konomistyringsv\u00e6rkt\u00f8jer og kan suppleres med udvidelsesapps til at l\u00f8se typiske forretningsbehov, som ikke underst\u00f8ttes af standardplatformen, hvilket muligg\u00f8r forbedrede automatiserede l\u00f8sninger til rejse- og udgiftsstyring.<\/span><\/p>\n

Oversigt over Travel & Expense-styring i Dynamics 365<\/h2>\n

H\u00e5ndtering af rejse- og udgiftsrapportering kan v\u00e6re en udfordring, is\u00e6r for virksomheder med mange medarbejdere, der rejser p\u00e5 arbejde. Manuel behandling af udgiftsrapporter, sporing af godkendelser og sikring af overholdelse kan overv\u00e6lde din \u00f8konomiafdeling. For ikke at n\u00e6vne risikoen for menneskelige fejl i forbindelse med <\/span>papirkvitteringer<\/b>, manuel dataindtastning og inkonsekvente godkendelsesprocesser.<\/span><\/p>\n

Automatisering<\/b> Rejse- og udgiftsrapportering eliminerer disse problemer. I stedet for at sidde fast i manuelle godkendelser og jagten p\u00e5 manglende kvitteringer giver et automatiseret system medarbejderne mulighed for at indsende udl\u00e6g elektronisk, mens lederne godkender dem med blot nogle f\u00e5 klik. Denne automatisering sikrer hurtigere behandlingstider og <\/span>st\u00f8rre n\u00f8jagtighed<\/b><\/p>\n

G\u00e5 ind <\/span>ExFlow<\/b>-en l\u00f8sning, der er specialbygget til <\/span>Dynamics 365 Business Central<\/b> (s\u00e5vel som <\/span>Finance and Operations<\/b>), der eliminerer besv\u00e6ret med tredjepartsintegrationer. Med ExFlow er alt, hvad du har brug for til at automatisere T&E-processer, allerede indbygget, s\u00e5 du nemt kan tage kontrol over din virksomheds udgiftsstyring. <\/span><\/p>\n

Selvom <\/span>Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/b> ikke har en indbygget <\/span>rejse- og udgiftsstyring<\/b> betyder det ikke, at Business Central-kunder ikke kan nyde godt af fordelene ved automatisering af rejse- og udgiftsstyring. <\/span> Lad os dykke ned i, hvordan <\/span>ExFlow’s<\/b> l\u00f8sning til rejse- og udgiftsstyring<\/b><\/a> fungerer, og hvordan du kan udnytte dens muligheder inden for <\/span>Dynamics 365 Business Central<\/b>. Fordi ExFlow er indbygget direkte i Business Central, er der ikke behov for tredjepartsintegrationer. Det tilbyder alt, hvad du beh\u00f8ver for at styre udgifter fra dit eksisterende ERP-system, og brugerne kan h\u00e5ndtere alt fra en mobil enhed<\/strong> hvilket betyder, at de ikke engang beh\u00f8ver at f\u00e5 adgang til Business Central, n\u00e5r de er p\u00e5 farten.<\/span><\/p>\n\n\n\n\n\t\n\n\t\n\t\n\t
De vigtigste udfordringer ved manuel h\u00e5ndtering af udgifter og indt\u00e6gter<\/th>Fordele ved at automatisere T&E med ExFlow<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Mistede eller glemte kvitteringer<\/td>Kvitteringer gemt digitalt<\/td>\n<\/tr>\n
Tidskr\u00e6vende manuelle godkendelser<\/td>Godkendelser i realtid og optimeret brugeroplevelse med portal- og appadgang<\/td>\n<\/tr>\n
Risiko for menneskelige fejl i dataindtastningen<\/td>Automatiseret og pr\u00e6cis datafangst<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

Ops\u00e6tning af udgiftsstyring i Dynamics 365 Business Central<\/h2>\n

Det er nemt at komme i gang med rejse- og udgiftsstyringssoftware i Business Central ved<\/strong> hj\u00e6lp af ExFlow<\/strong>. Processen omfatter konfiguration af kategorier, ops\u00e6tning af workflows og definition af brugerroller, alt sammen i Business Central-milj\u00f8et.<\/p>\n

1. Konfiguration af udgiftskategorier:<\/strong>
\nF\u00f8r du g\u00e5r i gang med at indsende udgifter, skal du konfigurere kategorier til at h\u00e5ndtere forskellige typer af udgifter, f.eks. rejser, m\u00e5ltider og logi. N\u00e5r du konfigurerer dem, f\u00e5r du mulighed for n\u00f8jagtig sporing og mere effektiv udgiftsoverv\u00e5gning.<\/p>\n

2. Definition af godkendelsesworkflows:<\/strong>
\nEn af fordelene ved at bruge ExFlow er den fleksibilitet, det giver i forhold til at oprette godkendelsesworkflows<\/strong>. Du kan oprette arbejdsgange, der passer til din virksomheds struktur. For eksempel kan mindre udgifter godkendes af linjeledere, mens st\u00f8rre udgifter eskaleres til \u00f8konomidirekt\u00f8rer.<\/p>\n

3. Etablering af brugerroller:<\/strong>
\nDefinition af brugerroller sikrer, at medarbejderne kun har adgang til de data, der er relevante for dem. For eksempel kan teammedlemmer indsende deres udgifter, mens ledere f\u00f8rer tilsyn med godkendelser. Denne ops\u00e6tning hj\u00e6lper med at str\u00f8mline dine udgiftsprocesser og sikrer compliance uden behov for eksterne integrationer.<\/p>\n

S\u00e5dan bruger du rejse- og udgiftsstyring i Dynamics 365<\/h2>\n

Det er en leg at bruge ExFlow<\/strong> til administration af udgifter i Dynamics 365 Business Central<\/strong>. Medarbejdere kan nemt indsende udgifter, ledere kan godkende dem i realtid, og \u00f8konomiafdelingen kan spore alt problemfrit. Her er en oversigt over de vigtigste funktioner:<\/p>\n

1. Indsend udgifter<\/strong> p\u00e5 farten:<\/strong>
\nMedarbejderne kan h\u00e5ndtere hele processen fra deres mobile enheder. De kan f.eks. nemt tage et billede af en kvittering, indtaste kilometertal eller kategorisere udgifter direkte i appen. De kan endda gemme e-mailkvitteringer direkte fra deres e-mailklienter i ExFlow-appen, hvilket sikrer, at ingen vigtige dokumenter g\u00e5r tabt.<\/p>\n

2. K\u00f8rselsrapportering:<\/strong>
\nMedarbejderne kan logge deres k\u00f8rsel direkte i ExFlow-appen. Disse oplysninger sendes derefter til online-godkendelsesportalen<\/strong>, hvor de er klar til gennemgang.<\/p>\n

3. Fleksibel registrering og godkendelse:<\/strong>
\nKvitteringer kan registreres p\u00e5 mobile enheder og senere f\u00e6rdigg\u00f8res p\u00e5 en station\u00e6r eller b\u00e6rbar pc p\u00e5 kontoret. N\u00e5r de er indsendt, str\u00f8mlines godkendelsesprocessen via ExFlows online-godkendelsesportal, hvor ledere kan godkende udgifter i realtid fra deres pc, tablet eller telefon. Denne fleksibilitet sikrer, at medarbejdere og godkendere kan h\u00e5ndtere T&E-opgaver, uanset hvor de befinder sig.<\/p>\n

4. Automatisk matchning og<\/strong> bogf\u00f8ring:<\/strong>
\nN\u00e5r en udgifts- eller k\u00f8rselsrapport er blevet godkendt, er den automatisk klar til bogf\u00f8ring i Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/strong>. Der er ikke behov for yderligere manuel indgriben. Systemet matcher endda kreditkorttransaktioner med kvitteringer, n\u00e5r de ankommer til appen, hvilket sikrer, at alt er n\u00f8jagtigt logget uden ekstra indsats.<\/p>\n

5. Digital arkivering:<\/strong>
\nAlle kvitteringer og udgiftsrapporter gemmes i et digitalt arkiv<\/strong>, hvilket g\u00f8r det nemt for b\u00e5de medarbejdere og ledere at hente \u00e6ldre dokumenter frem, n\u00e5r der er brug for det. Denne funktion eliminerer kaosset med papirkvitteringer og sikrer, at alt er sikkert og organiseret.<\/p>\n\n\n\n\n\t\n\n\t\n\t\n\t\n\t
Trin<\/th>Funktion<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Indsendelse af udgifter<\/td>Medarbejdere indsender udgifter via mobil eller computer og vedh\u00e6fter kvitteringer<\/td>\n<\/tr>\n
Rapportering af kilometertal<\/td>K\u00f8rsel logges direkte i appen og er tilg\u00e6ngelig for godkendelse<\/td>\n<\/tr>\n
Godkendelse af udgifter<\/td>Ledere kan godkende udgifter via onlineportalen fra enhver enhed<\/td>\n<\/tr>\n
Digital arkivering<\/td>Kvitteringer og udgifter gemmes sikkert, s\u00e5 de nemt kan hentes senere<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

\"\"<\/p>\n

Fordele ved at bruge Expense Management i D365 Business Central<\/h2>\n

At bruge ExFlow med Dynamics 365 Business Central giver din virksomhed betydelige fordele, is\u00e6r n\u00e5r det drejer sig om at administrere udgifter:<\/p>\n