Varför Elektronisk fakturahantering?

Elektronisk fakturahantering, EFH, Automated invoice management, invoice automation, automatiserat fakturaflöde, elektronisk fakturabearbetning, Elektronisk hantering av fakturor, digitaliserat fakturaflöde, AP automation etc … kärt barn har många namn!

Så, alla dessa e- och a-ord, vad betyder de egentligen… och är det något som man måste bry sig om?

Man måste givetvis ingenting, men om ni strävar efter att ha en effektiv ekonomiavdelning, med full kontroll och dessutom är intresserad av att öka lönsamheten både på ekonomiavdelningen och i företaget, så finns det en hel del att vinna på att läsa vidare. Det finns nämligen få saker som är så enkla och lönsamma som att överge pappershanteringen vad gäller leverantörsfakturor.

Tänk dig en vardag som ser ut så här!

  • Attest sker med en knapptryckning
  • Full kontroll på alla fakturor oavsett var i attestflödet de är
  • Inköpsorders matchas automatiskt med leverantörsfakturor
  • Full kontroll på alla kostnader från ankomstdatum
  • Automatisk kontering av återkommande fakturor
  • Tillgång till fakturorna från alla delar i affärssystemet

Så fungerar det – i 5 steg!

  1. Alla pappersfakturor skannas och läggs in i ett elektroniskt arbetsflöde. Får ni idag även elektroniska fakturor från vissa leverantörer så läses filerna direkt in i systemet.
  2. Ett attestflöde föreslås utifrån fördefinierade attestregler, beroende på leverantör, konto, dimensioner, beloppsgränser etc, och ett e-postmeddelande skickas till den första attestanten i flödet.
  3. Leverantörsreskontra kan när som helst (från affärssystemet) få en överblick över alla fakturor som är ute för attest, samt se historik för varje enskild faktura.
  4. E-post skickas ut automatiskt för att informera attestanter om fakturor som skall attesteras, och handläggaren kan hela tiden återkalla ärenden eller manuellt ändra attestväg.
  5. Attesthistoriken möjliggör för attestanten att snabbt se hur tidigare fakturor blivit konterade, samt få fram gamla fakturor utan att behöva kontakta ekonomipersonalen.

De grundläggande fördelarna med att elektroniskt hantera sina leverantörsfakturor finns i Tid- & kostnadsbesparingar, Ökad kontroll och givetvis Miljöaspekten. Låt oss titta närmare på dessa fördelar nedan.

E F H – enkelt och lönsamt

Läs mer om SignUp’s EFH-lösningar nedan.

Fakturahantering för Dynamics AX.
Läs om ExFlow® AX

Fakturahantering för Microsoft NAV.
Läs om ExFlow® NAV

Exdoc-(1stack)-V4

Signup_annons_EFH

 

Tid- & kostnadsbesparing

Om vi börjar med de rent uppenbara kostnaderna såsom pappersinköp och service på kopieringsmaskiner… hur många kopior ska göras av varje faktura? Multiplicera det med antalet inkomna fakturor. Lägg sedan på timkostnaden för din personal som spenderar arbetsdagar med att jaga fakturor över kontoret. Kostnaden för att manuellt handlägga en leverantörsfaktura uppskattas till 150-500 kronor beroende på verksamhet. Genom att införa elektronisk fakturahantering (EFH) minskar den administrativa kostnaden årligen med 25-50 % per faktura. Manuell attestadministration är både en tidskrävande och kostsam affär.

Full kontroll i realtid

Kontroll är en av de absolut viktigaste verktygen för alla ekonomiavdelningar. När det gäller fakturor handlar det primärt om attestordning, beloppsgränser och interna regler. Med EFH är allt förprogrammerat i systemet. Även fullständig kostnadskontroll från ankomstdatum! Javisst, i och med att fakturan registreras vid ankomst och administreras elektroniskt har man full kontroll på kostnader och konteringsstatus i realtid under hela arbetsflödet. Fakturabilden når man givetvis från alla delar av affärssystemet. Glöm krokodiler, fingertutor, pärmar och pappershögar, här finns allt bara ett tangettryck bort.

En miljövänlig lösning

Miljöarbetet är idag en integrerad del av de flesta verksamheter. Framför allt av etiska, men även förvånande ofta även av rent praktiska och affärsmässiga anledningar. En minskad pappers-hantering står av naturliga skäl högt upp på åtgärdslistan. En avdelning där pappershögarna ofta tornar sig högst är hos leverantörsreskontra. Det intressanta är att det är just de som har mest att vinna rent affärsmässigt på en minskad pappershantering. Genom att scanna sina leverantörsfakturor och hantera attestflöde, kontering och dokumentförvaring elektroniskt får man inte bara de uppenbara miljövinsterna utan även ett effektivare arbetsflöde.

SignUp

© 2017 SignUp Software AB